Excel 2016 में VLOOKUP का उपयोग कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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स्प्रेडशीट की दुनिया में, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल व्यक्तियों और व्यवसायों दोनों के लिए उपलब्ध सबसे शक्तिशाली टूल्स में से एक है। यह डेटा प्रबंधित करने, गणनाएँ करने और उपयोगकर्ता-अनुकूल प्रारूप में परिणाम प्रदर्शित करने के लिए डिज़ाइन की गई विस्तृत श्रृंखला की विशेषताएँ प्रदान करता है। इन विशेषताओं में से एक VLOOKUP फ़ंक्शन है, जिसका अर्थ है "वर्टिकल लुकअप।" यह फ़ंक्शन विशेष रूप से कॉलम में डेटा खोजने और स्प्रेडशीट के विभिन्न हिस्सों से जानकारी प्राप्त करने के लिए उपयोगी है।

मूल बातें समझना

यह समझने से पहले कि VLOOKUP कैसे काम करता है, इसके मुख्य तत्वों और आवश्यकताओं को समझना महत्वपूर्ण है। VLOOKUP फ़ंक्शन आपको रेंज के पहले कॉलम में एक विशेष मूल्य खोजने में मदद करता है और फिर उसी पंक्ति में आपके द्वारा निर्दिष्ट किए गए किसी अन्य कॉलम में मूल्य को लौटाता है। यहाँ इसकी सिंटैक्स का विवरण है:

    VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

प्रत्येक भाग का अर्थ इस प्रकार है:

• lookup_value: यह वह मान है जिसे आप खोजने का प्रयास कर रहे हैं।
• table_array: डेटा की रेंज जिसमें लुकअप किया जाएगा।
• col_index_num: table_array में उस कॉलम का नंबर जिससे आप मान प्राप्त करना चाहते हैं।
• range_lookup: यह एक वैकल्पिक तर्क है। सटीक मिलान के लिए FALSE और अनुमापक मिलान के लिए TRUE का उपयोग करें (डिफ़ॉल्ट TRUE है)।

VLOOKUP का उपयोग कब करें

VLOOKUP विशेष रूप से बड़े डेटा सेट के लिए उपयोगी है जहाँ मैनुअल खोजना बोझिल होगा। आप इसका उपयोग मूल्य देखने, संबंधित जानकारी के साथ नामों का मिलान करने, दो अलग-अलग रिपोर्टों से डेटा को एक साथ लाने या कॉलम में ऊर्ध्वाधर व्यवस्थित किसी भी डेटा को खोजने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कर्मचारी डेटा की एक तालिका है जिसमें आईडी, नाम, और विभाग के कॉलम हैं, तो आप VLOOKUP का उपयोग करके यह पता लगा सकते हैं कि किसी कर्मचारी का संबंधित विभाग क्या है।

अपने डेटा को सेट करें

VLOOKUP का उपयोग करने से पहले, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपका डेटा उचित रूप से संरचित है। यह फ़ंक्शन सबसे अच्छा काम करता है जब:

• आपका डेटा स्पष्टता के लिए कॉलमों में संगठित है।
• लुकअप मूल्य आपकी चयन रेंज के पहले कॉलम में है।
• आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि लुकअप कॉलम में कोई डुप्लिकेट मान नहीं है क्योंकि इससे गलत परिणाम हो सकते हैं।

VLOOKUP का उपयोग करने का उदाहरण

आइए देखें कि VLOOKUP कैसे व्यावहारिक रूप से काम करता है। मान लें कि आपके पास एक्सेल में निम्नलिखित डेटा है:

    | A | B | C |
    | 1 | product id | product | price |
    | 2 | 101 | Apples | $1.20 |
    | 3 | 102 | Oranges | $0.80 |
    , 4 | 103 | Bananas $1.50 |

आप किसी उत्पाद की मूल्य जानना चाहते हैं उसके प्रोडक्ट आईडी का उपयोग करके। मान लें कि प्रोडक्ट आईडी जो आप ढूंढ रहे हैं वह 102 है।

VLOOKUP का यहाँ उपयोग करने के लिए, उस नई सेल पर जाएं जहां आप परिणाम प्रदर्शित करना चाहते हैं और निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें:

    =VLOOKUP(102, A2:C4, 3, False)

यह रेंज A2:C4 के पहले कॉलम में प्रोडक्ट आईडी '102' की खोज करेगा। जैसे ही इसे मेल मिलता है, यह मेल खाते पंक्ति के तीसरे कॉलम से मूल्य लौटाएगा, जो संतरे के लिए $0.80 है।

रेंज लुकअप की व्याख्या

रेंज_lookup पैरामीटर यह निर्धारित करता है कि VLOOKUP एक सटीक मिलान खोजेगा या अनुमापक मिलान। TRUE (अनुमापक मिलान) का उपयोग करते समय, सुनिश्चित करें कि आपकी टेबल का पहला कॉलम आरोही क्रम में क्रमबद्ध है, क्योंकि इससे आपके परिणामों की सटीकता प्रभावित होगी। FALSE का उपयोग करना अधिक सामान्य दृष्टिकोण है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि आपको एक सटीक मिलान मिले, जो आम तौर पर श्रेणीबद्ध डेटा से निपटने के समय अधिक वांछनीय होता है।

VLOOKUP में सामान्य समस्याएं

VLOOKUP अत्यधिक उपयोगी है, लेकिन कुछ सामान्य गलतियाँ त्रुटियों या अप्रत्याशित परिणामों का कारण बन सकती हैं:

• केस सेंसिटिविटी: VLOOKUP केस-संवेदनशील नहीं है। सुनिश्चित करें कि आप उन टेक्स्ट मानों के साथ काम करते समय इस पर विचार करते हैं जो केवल केस में भिन्न होते हैं।
• कॉलम इंडेक्स त्रुटि: यदि आप एक ऐसा कॉलम नंबर दर्ज करते हैं जो टेबल एरे में मौजूद नहीं है, तो आपको संभवतः #REF! त्रुटि मिलेगी।
• सटीक मिलान: यदि आप रेंज_lookup को FALSE के रूप में निर्दिष्ट नहीं करते हैं और डेटा क्रमबद्ध नहीं है, तो आपको गलत परिणाम मिल सकते हैं।
• डेटा प्रकार: सुनिश्चित करें कि डेटा प्रकार मेल खाते हैं; यदि एक नंबर है और दूसरा टेक्स्ट है, तो VLOOKUP मेल नहीं ढूंढ पाएगा।

N/A त्रुटियों के साथ VLOOKUP

VLOOKUP का उपयोग करते समय सबसे आम त्रुटियों में से एक #N/A त्रुटि होती है, जो संकेत करती है कि फ़ंक्शन दिए गए रेंज में लुकअप मान को नहीं ढूंढ सका। इस त्रुटि से निपटने के लिए यहां कुछ रणनीतियाँ दी गई हैं:

• प्रकार की गलतियों के लिए लुकअप मान की दोबारा जांच करें।
• सुनिश्चित करें कि आप सही कॉलम में खोज कर रहे हैं।
• #N/A त्रुटियों को पकड़ने और एक अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल संदेश लौटाने के लिए IFERROR फ़ंक्शन का उपयोग करने पर विचार करें। उदाहरण के लिए:

              =IFERROR(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, False), "Not Found")
          

शीट्स में VLOOKUP का उपयोग करना

आप VLOOKUP का उपयोग केवल कार्यपत्रक के भीतर ही सीमित नहीं हैं। आप एक ही वर्कबुक में विभिन्न शीट्स पर भी लुकअप कर सकते हैं। दूसरे शीट का संदर्भ करते समय, सेल रेंज से पहले एक विस्मयादिबोधक चिह्न (!) के बाद शीट नाम शामिल करें। उदाहरण के लिए, “Products” नामक शीट में सेल A2 से C4 का संदर्भ लेने के लिए, उपयोग करें:

    =VLOOKUP(lookup_value, product!A2:C4, col_index_num, False)

VLOOKUP के लाभ

VLOOKUP उन लोगों के लिए एक महत्वपूर्ण टूल है जो बड़े डेटा सेट के साथ काम करते हैं। यह डेटा विश्लेषण को सरल बनाता है, विशिष्ट डेटा बिंदुओं को क्रॉस-अनुक्रमित और खींचना आसान बनाता है। यहाँ इसके कुछ प्रमुख लाभ हैं:

• उपयोगकर्ता के अनुकूल: एक बार जब आप इसके सिंटैक्स को समझ लेते हैं, तो VLOOKUP को सेट करना सरल और त्वरित हो सकता है।
• डेटा इंटीग्रिटी: यह डेटा को मैन्युअल रूप से खोजने और टाइप करने पर होने वाली त्रुटियों को कम करता है।
• वर्सटिलिटी: इसे अधिक गतिशील दृष्टिकोण के लिए IF, ISERROR और MATCH जैसे अन्य Excel फ़ंक्शंस के साथ जोड़ा जा सकता है।

वैकल्पिक फ़ंक्शन के साथ VLOOKUP में सुधार करना

यद्यपि शक्तिशाली है, VLOOKUP में कुछ सीमाएँ हैं, जैसे कि लुकअप कॉलम के दाईं ओर केवल देखना। विकल्प या सुधार में क्षैतिज खोजों के लिए HLOOKUP या अधिक लचीले INDEX और MATCH संयोजन शामिल हैं। यहाँ एक बुनियादी VLOOKUP को INDEX और MATCH में कैसे परिवर्तित करें:

    =INDEX(C2:C4, MATCH(102, A2:A4, 0))

यह सूत्र पिछले VLOOKUP उदाहरण के समान परिणाम प्राप्त करेगा, लेकिन अधिक लचीलापन प्रदान करता है, जैसे कि दोनों दिशाओं में देखना।

अंतिम विचार

VLOOKUP फ़ंक्शन में महारत हासिल करना आपकी डेटा का प्रभावी ढंग से विश्लेषण करने की क्षमता को काफी बढ़ा सकता है। चाहे आप इन्वेंट्री संचालित कर रहे हों, कर्मचारियों को ट्रैक कर रहे हों या विभिन्न स्रोतों से डेटा संकलित कर रहे हों, VLOOKUP आपके Excel टूलकिट में एक अपरिहार्य टूल बना रहता है। याद रखें कि अभ्यास परिपूर्ण बनाता है, और जैसे ही आप नियमित रूप से VLOOKUP का उपयोग करना शुरू करते हैं, इसकी पेचीदगियों को समझना आपकी प्रकृति में शामिल हो जाएगा। जैसे ही आप अधिक सहज होंगे, खुद को इसके विकल्पों का पता लगाने के लिए चुनौती दें और देखें कि वे आपके डेटा विश्लेषण कार्यों में VLOOKUP को कैसे पूरक कर सकते हैं या प्रतिस्थापित कर सकते हैं।

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