Как использовать функцию VLOOKUP в Excel 2021

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelVLOOKUPФормулыWindowsMacПродвинутыйПродуктивность

Функция VLOOKUP в Excel — это один из самых мощных инструментов для управления и анализа данных. Она позволяет пользователям находить и извлекать данные из определенного столбца в таблице на основе совпадающего значения в первом столбце. Эта функция чрезвычайно полезна в различных сценариях, от простых задач, таких как поиск цены продукта в каталоге, до более сложных сценариев анализа данных.

Понимание VLOOKUP

Прежде чем мы перейдем к конкретным шагам использования функции VLOOKUP, важно понять, что она делает и как работает. VLOOKUP расшифровывается как "вертикальный поиск". Это означает, что она ищет значение вертикально вниз по первому столбцу таблицы. Когда найдено совпадающее значение, VLOOKUP извлекает значение из указанного столбца в той же строке.

Функция VLOOKUP имеет четыре параметра:

1. lookup_value: Это значение, которое вы хотите найти в первом столбце вашей таблицы данных. Это то, что ищет VLOOKUP.
2. table_array: Этот параметр определяет диапазон ячеек, в котором функция должна искать ваше значение для поиска. Важно, чтобы значение для поиска находилось в первом столбце этого диапазона.
3. col_index_num: Как только найдено совпадение для значения поиска, этот параметр указывает Excel, из какого номера столбца в массиве таблицы нужно вернуть значение. Обратите внимание, что это не буква столбца Excel, а номер соответствующего столбца из массива таблицы.
4. range_lookup: Это необязательный параметр, который определяет, хотите ли вы точное или приблизительное совпадение. Если вы установите его в TRUE или оставите пустым, Excel будет искать приблизительное совпадение. Если вы установите его в FALSE, Excel будет искать точное совпадение.

Синтаксис VLOOKUP

В Excel синтаксис для написания функции VLOOKUP следующий:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Когда мы исследуем, как использовать VLOOKUP, давайте подробнее разберем каждый из этих компонентов с примерами.

Пример использования VLOOKUP

Рассмотрим пример, где у вас есть таблица данных о сотрудниках, содержащая их ID, имена, департаменты и зарплаты. Предположим, что эти данные организованы в столбцах от A до D, и каждая строка представляет другого сотрудника.

Шаг 1: Подготовьте таблицу данных

У вас есть следующая информация в ячейках A1:D6:

ID Имя Департамент Зарплата
101 Алиса HR 50000
102 Боб Продажи 60000
103 Чарли IT 70000
104 Дэвид Маркетинг 55000
105 Ева HR 65000

Шаг 2: Использование функции VLOOKUP

Предположим, вы хотите знать, в каком департаменте работает Чарли. Для этого вы бы использовали функцию VLOOKUP.

=VLOOKUP("Чарли", A2:D6, 3, FALSE)

Эта функция VLOOKUP работает следующим образом:

• lookup_value — это "Чарли". Это значение, которое вы ищете в первом столбце вашего массива таблицы.
• table_array — это A2:D6. Этот диапазон содержит все данные в таблице.
• col_index_num — Это 3, что означает, что вы хотите вернуть данные из третьего столбца (департамент). Помните, что номера столбцов рассчитываются от самого левого столбца вашего массива таблицы.
• range_lookup установлено в FALSE, так как вы хотите точное совпадение.

Эта функция вернет "IT", что является департаментом, в котором работает Чарли.

Основные моменты, которые нужно помнить

• Убедитесь, что ваше значение для поиска существует в первом столбце указанного массива таблицы; в противном случае Excel не сможет его найти.
• Номер индексного столбца должен быть между 1 и общим количеством столбцов в вашем массиве таблицы.
• Если вы установите параметр range_lookup в TRUE или оставите его пустым, убедитесь, что ваши данные отсортированы в порядке возрастания для получения точных результатов.

Обработка ошибок с VLOOKUP

При использовании функции VLOOKUP вы можете столкнуться с некоторыми распространенными ошибками, такими как:

• #N/A – Эта ошибка возникает, когда функция не может найти значение для поиска. Проверьте, существует ли значение в первом столбце вашего массива таблицы.
• #REF! – Это появляется, когда col_index_num больше, чем количество столбцов в table_array.
• #VALUE! – Это может возникнуть, если один или несколько аргументов, предоставленных VLOOKUP, имеют неправильный тип данных.

Excel предоставляет способы для аккуратной обработки этих ошибок, например, с помощью оператора IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP("Чарли", A2:D6, 3, FALSE), "Не найдено")

Если информация о Чарли не может быть найдена, эта формула вернет "Не найдено" вместо ошибки.

Советы по эффективному использованию VLOOKUP

• Используйте абсолютные ссылки: Используйте абсолютные ссылки (символ $) для вашего массива таблицы, чтобы сохранить диапазон фиксированным, когда вы хотите скопировать свою формулу VLOOKUP по ячейкам.
• Проверяйте согласованность данных: Убедитесь, что ваши данные согласованы и не содержат начальных или конечных пробелов, так как это может вызвать неожиданные ошибки при сопоставлении значений.
• Рассмотрите использование INDEX и MATCH: Для большей гибкости и в случаях, когда у VLOOKUP есть ограничения (например, поиск влево), рассмотрите использование комбинации функций INDEX и MATCH.

Заключение

Функция VLOOKUP является надежным инструментом в Excel 2021, позволяющим пользователям эффективно просматривать и управлять данными в своих электронных таблицах. Понимание его синтаксиса и как работает каждый параметр делает его бесценным активом для анализа данных. Освоив VLOOKUP, пользователи Excel могут легко ориентироваться в огромных наборах данных, ускоряя принятие решений и получение информации.

Не забывайте практиковаться с различными наборами данных и пытаться сочетать VLOOKUP с другими функциями Excel, чтобы воспользоваться его полным потенциалом. Со временем и терпением будет легче выполнять поиск данных и создавать динамические отчеты в различных рабочих ситуациях.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление