Excel 2021 में VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Excel में VLOOKUP फ़ंक्शन डेटा प्रबंधन और विश्लेषण के लिए सबसे शक्तिशाली उपकरणों में से एक है। यह उपयोगकर्ताओं को एक तालिका के विशिष्ट कॉलम से डेटा ढूँढ़ने और पुनः प्राप्त करने की अनुमति देता है, जो पहले कॉलम में एक मेल खाते मान पर आधारित होता है। यह फ़ंक्शन विभिन्न परिदृश्यों में अत्यधिक उपयोगी है, सरल कार्यों जैसे कि कैटलॉग में उत्पाद की कीमत देखना से लेकर अधिक जटिल डेटा विश्लेषण परिदृश्यों तक।

VLOOKUP को समझना

VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करने के विशिष्ट चरणों में जाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि यह क्या करता है और यह कैसे काम करता है। VLOOKUP का अर्थ है "वर्टिकल लुकअप"। इसका अर्थ है कि यह तालिका के पहले कॉलम के माध्यम से ऊर्ध्वाधर तरीके से किसी मान की खोज करता है। एक बार जब एक मेल खाते मान मिलता है, तो VLOOKUP उसी पंक्ति में निर्दिष्ट कॉलम से मान पुनः प्राप्त करता है।

VLOOKUP फ़ंक्शन के चार पैरामीटर होते हैं:

1. lookup_value: यह वह मान है जिसे आप अपने डेटा तालिका के पहले कॉलम में खोजना चाहते हैं। यही वह है जो VLOOKUP खोजता है।
2. table_array: यह पैरामीटर उन सेल्स की रेंज को परिभाषित करता है जिनके माध्यम से फ़ंक्शन को आपके लुकअप मान को खोजने की कोशिश करनी चाहिए। यह हमेशा सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि लुकअप मान इस रेंज के पहले कॉलम में हो।
3. col_index_num: एक बार लुकअप मान के लिए एक मेल मिलने के बाद, यह पैरामीटर एक्सेल को बताता है कि तालिका एरे के किस कॉलम नंबर से मान लौटाना है। ध्यान दें कि यह एक्सेल कॉलम पत्र नहीं है, बल्कि तालिका एरे के अनुरूप कॉलम का नंबर है।
4. range_lookup: यह एक वैकल्पिक पैरामीटर है जो निर्धारित करता है कि आप एक सटीक या अनुमानित मेल चाहते हैं। यदि आप इसे TRUE पर सेट करते हैं या इसे खाली छोड़ते हैं, तो Excel एक अनुमानित मेल की खोज करेगा। यदि आप इसे FALSE पर सेट करते हैं, तो Excel एक सटीक मेल की खोज करेगा।

VLOOKUP की सिंटैक्स

Excel में, VLOOKUP फ़ंक्शन लिखने की सिंटैक्स इस प्रकार है:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

जैसा कि हम VLOOKUP का उपयोग करना सीखते हैं, आइए इन घटकों को और अधिक विस्तार से उदाहरणों के साथ समझें।

VLOOKUP उपयोग का उदाहरण

मान लीजिए आपके पास कर्मचारियों के डेटा की एक तालिका है जिसमें उनके आईडी, नाम, विभाग और वेतन शामिल हैं। मान लीजिए कि यह डेटा कॉलम A से D में व्यवस्थित है, प्रत्येक पंक्ति एक अलग कर्मचारी का प्रतिनिधित्व करती है।

चरण 1: अपनी डेटा तालिका तैयार करें

आपके पास सेल A1:D6 में निम्नलिखित जानकारी है:

ID नाम विभाग वेतन
101 एलिस HR 50000
102 बॉब बिक्री 60000
103 चार्ली आईटी 70000
104 डेविड विपणन 55000
105 ईव HR 65000

चरण 2: VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करना

मान लीजिए कि आप जानना चाहते हैं कि चार्ली किस विभाग में काम करता है। आप डेटा खोजने के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।

=VLOOKUP("Charlie", A2:D6, 3, FALSE)

यह VLOOKUP फ़ंक्शन निम्नलिखित तरीके से काम करता है:

• lookup_value "चार्ली" है। यह वह मूल्य है जिसे आप अपनी तालिका एरे के पहले कॉलम में खोज रहे हैं।
• table_array A2:D6 है। इस रेंज में तालिका के सभी डेटा शामिल हैं।
• col_index_num 3 है, जिसका अर्थ है कि आप तीसरे कॉलम (विभाग) से डेटा लौटाना चाहते हैं। ध्यान रखें कि कॉलम नंबर आपके तालिका एरे के सबसे बाएँ कॉलम से गिनती होती है।
• range_lookup को FALSE पर सेट किया गया है क्योंकि आप एक सटीक मेल चाहते हैं।

यह फ़ंक्शन "आईटी" लौटाएगा, जो वह विभाग है जहाँ चार्ली काम करता है।

याद रखने के लिए प्रमुख बिंदु

• सुनिश्चित करें कि आपका लुकअप मान निर्दिष्ट तालिका एरे के पहले कॉलम में मौजूद है; अन्यथा, Excel इसे नहीं पा सकेगा।
• कॉलम इंडेक्स नंबर आपकी तालिका एरे में कुल कॉलम की संख्या के बीच होना चाहिए।
• यदि आप range_lookup पैरामीटर को TRUE पर सेट करते हैं या इसे खाली छोड़ते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके डेटा को सटीक परिणाम प्राप्त करने के लिए आरोही क्रम में क्रमबद्ध किया गया है।

VLOOKUP के साथ त्रुटियों को संभालना

VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करते समय, आप कुछ सामान्य त्रुटियों का सामना कर सकते हैं, जैसे:

• #N/A – यह त्रुटि तब होती है जब फ़ंक्शन लुकअप मान नहीं ढूँढ़ सकता है। जाँचें कि क्या मान आपके तालिका एरे के पहले कॉलम में मौजूद है।
• #REF! – यह तब दिखाई देता है जब col_index_num table_array में कॉलम की संख्या से अधिक बड़ा होता है।
• #VALUE! – यह तब हो सकता है जब VLOOKUP को प्रदान किए गए एक या अधिक तर्कों का डेटा प्रकार गलत हो।

Excel इन त्रुटियों को कुशलतापूर्वक संभालने के तरीके प्रदान करता है, जैसे कि VLOOKUP फ़ंक्शन को IFERROR कथन के साथ संलग्न करना:

=IFERROR(VLOOKUP("Charlie", A2:D6, 3, FALSE), "नहीं मिला")

यदि चार्ली की जानकारी नहीं मिल सकती है, तो यह फॉर्मूला "नहीं मिला" लौटाएगा बजाय किसी त्रुटि के।

VLOOKUP को प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए सुझाव

• निर्धारित संदर्भों का उपयोग करें: अपनी तालिका एरे के लिए निर्धारित संदर्भों ( $ चिन्ह का उपयोग करके) का उपयोग करें ताकि आप अपनी VLOOKUP सूत्र को सेल्स में कॉपी करने पर रेंज स्थिर बना सकें।
• डेटा संगति की पुष्टि करें: सुनिश्चित करें कि आपका डेटा संगत है और उसमें कोई अग्रणी या पिछली स्पेस नहीं हैं, क्योंकि यह मेल मानों में अप्रासंगिक त्रुटियों का कारण बन सकता है।
• INDEX और MATCH पर विचार करें: अधिक लचीलेपन के लिए और जहाँ VLOOKUP की सीमाएँ हैं (जैसे कि बाएँ की ओर खोज), INDEX और MATCH फ़ंक्शन के संयोजन का विचार करें।

निष्कर्ष

Excel 2021 में VLOOKUP फ़ंक्शन एक मजबूत उपकरण है, जो उपयोगकर्ताओं को अपनी स्प्रेडशीट्स में डेटा को कुशलतापूर्वक देखने और प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। इसकी सिंटैक्स को समझना और प्रत्येक पैरामीटर कैसे काम करता है, इसे डेटा विश्लेषण के लिए एक अमूल्य संपत्ति बनाता है। VLOOKUP में महारत हासिल करके, Excel उपयोगकर्ता बड़ी डाटासेट्स के माध्यम से आसानी से नेविगेट कर सकते हैं, जिससे निर्णय लेने और अंतर्दृष्टि प्राप्त करने की प्रक्रिया तेज होती है।

विभिन्न डेटा सेट के साथ अभ्यास करना याद रखें और इसके पूर्ण क्षमता का उपयोग करने के लिए VLOOKUP को अन्य Excel फ़ंक्शन के साथ संयोजित करने का प्रयास करें। समय और धैर्य के साथ, आप डेटा सर्च और विभिन्न कार्य स्थितियों में गतिशील रिपोर्ट्स बनाने में आसानी से सक्षम होंगे।

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