Cómo usar la función VLOOKUP en Excel 2021

Editado 3 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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La función VLOOKUP en Excel es una de las herramientas más poderosas para la gestión y análisis de datos. Permite a los usuarios encontrar y recuperar datos de una columna específica dentro de una tabla basándose en un valor coincidente en la primera columna. Esta función es extremadamente útil en una variedad de escenarios, desde tareas simples como buscar el precio de un producto en un catálogo hasta escenarios de análisis de datos más complejos.

Entendiendo VLOOKUP

Antes de profundizar en los pasos específicos para usar la función VLOOKUP, es esencial comprender qué hace y cómo funciona. VLOOKUP significa "búsqueda vertical". Esto significa que busca un valor verticalmente hacia abajo a través de la primera columna de una tabla. Una vez que se encuentra un valor coincidente, VLOOKUP recupera el valor de la columna especificada en la misma fila.

La función VLOOKUP tiene cuatro parámetros:

1. lookup_value: Este es el valor que deseas encontrar en la primera columna de tu tabla de datos. Esto es lo que VLOOKUP busca.
2. table_array: Este parámetro define el rango de celdas a través del cual la función debe buscar para encontrar tu valor de búsqueda. Siempre es importante asegurarse de que el valor de búsqueda esté en la primera columna de este rango.
3. col_index_num: Una vez que se encuentra una coincidencia para el valor de búsqueda, este parámetro le indica a Excel de qué número de columna de la matriz de la tabla debe devolver el valor. Ten en cuenta que este no es la letra de columna de Excel, sino el número de la columna correspondiente de la matriz de la tabla.
4. range_lookup: Este es un parámetro opcional que determina si deseas una coincidencia exacta o aproximada. Si lo configuras en TRUE o lo dejas en blanco, Excel buscará una coincidencia aproximada. Si lo configuras en FALSE, Excel buscará una coincidencia exacta.

Sintaxis de VLOOKUP

En Excel, la sintaxis para escribir la función VLOOKUP es la siguiente:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

A medida que exploramos cómo usar VLOOKUP, comprendamos cada uno de estos componentes con más detalle con ejemplos.

Ejemplo de uso de VLOOKUP

Consideremos un ejemplo en el que tienes una tabla de datos de empleados que contiene sus ID, nombres, departamentos y salarios. Supongamos que estos datos están organizados en las columnas A a D, con cada fila representando a un empleado diferente.

Paso 1: Prepara tu tabla de datos

Tienes la siguiente información en las celdas A1:D6:

ID Nombre Departamento Salario
101 Alicia HR 50000
102 Bob Ventas 60000
103 Charlie IT 70000
104 David Marketing 55000
105 Eva HR 65000

Paso 2: Usar la función VLOOKUP

Supongamos que deseas saber en qué departamento trabaja Charlie. Usarías la función VLOOKUP para encontrar los datos.

=VLOOKUP("Charlie", A2:D6, 3, FALSE)

Esta función VLOOKUP funciona de la siguiente manera:

• lookup_value es "Charlie". Este es el valor que estás buscando en la primera columna de tu matriz de tabla.
• table_array es A2:D6. Este rango contiene todos los datos en la tabla.
• col_index_num es 3, lo que significa que deseas devolver datos de la tercera columna (departamento). Recuerda que los números de columna se cuentan desde la columna más a la izquierda de tu matriz de tabla.
• range_lookup está configurado en FALSE porque deseas una coincidencia exacta.

Esta función devolverá "IT", que es el departamento donde trabaja Charlie.

Puntos clave a recordar

• Asegúrate de que tu valor de búsqueda exista en la primera columna de la matriz de tabla especificada; de lo contrario, Excel no podrá encontrarlo.
• El número de índice de columna debe estar entre 1 y el número total de columnas en tu matriz de tabla.
• Si configuras el parámetro range_lookup en TRUE o lo dejas en blanco, asegúrate de que tus datos estén ordenados en orden ascendente para obtener resultados precisos.

Manejo de errores con VLOOKUP

Al usar la función VLOOKUP, puedes encontrarte con algunos errores comunes, como:

• #N/A – Este error ocurre cuando la función no puede encontrar el valor de búsqueda. Verifica si el valor existe en la primera columna de tu matriz de tabla.
• #REF! – Esto aparece cuando col_index_num es mayor que el número de columnas en table_array.
• #VALUE! – Esto puede ocurrir si uno o más de los argumentos proporcionados a VLOOKUP tienen el tipo de datos incorrecto.

Excel proporciona formas de manejar estos errores de manera efectiva, como envolver la función VLOOKUP con una declaración IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP("Charlie", A2:D6, 3, FALSE), "No encontrado")

Si no se puede encontrar la información de Charlie, esta fórmula devolverá "No encontrado" en lugar de un error.

Consejos para usar VLOOKUP de manera efectiva

• Usa referencias absolutas: Usa referencias absolutas (usando el símbolo $) para tu matriz de tabla para mantener el rango fijo cuando quieras copiar tu fórmula VLOOKUP a través de celdas.
• Verifica la consistencia de los datos: Asegúrate de que tus datos sean consistentes y no tengan espacios al principio o al final, ya que esto puede causar errores inesperados en la coincidencia de valores.
• Considera INDEX y MATCH: Para una mayor flexibilidad y donde VLOOKUP tiene limitaciones (como buscar a la izquierda), considera usar una combinación de las funciones INDEX y MATCH.

Conclusión

La función VLOOKUP es una herramienta robusta en Excel 2021, que permite a los usuarios ver y gestionar datos de manera eficiente en sus hojas de cálculo. Entender su sintaxis y cómo funciona cada parámetro lo convierte en un recurso invaluable para el análisis de datos. Al dominar VLOOKUP, los usuarios de Excel pueden navegar fácilmente a través de grandes conjuntos de datos, acelerando la toma de decisiones y la obtención de información.

Recuerda practicar con diferentes conjuntos de datos e intenta combinar VLOOKUP con otras funciones de Excel para aprovechar todo su potencial. Con tiempo y paciencia, te resultará más fácil realizar búsquedas de datos y crear informes dinámicos en una variedad de situaciones laborales.

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