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如何在 Office 2021 中使用功能区界面
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翻译更新 1 一周前
Microsoft Office 2021 是全球使用最广泛的应用程序之一。它提供了一套 Word、Excel、PowerPoint 及其他程序，在职业和个人环境中都至关重要。Office 2021 的一个关键功能是其功能区界面，它为用户提供了一种更直观的使用软件功能的方法。在本指南中，我们将详细介绍 Office 2021 中的功能区界面，以帮助您充分利用 Office 的使用体验。
什么是功能区界面？
功能区界面首次由微软在 Office 2007 中引入，并且在随后的所有版本中，包括 Office 2021，一直被保留。功能区本质上是一个工具栏，位于 Word、Excel 和 PowerPoint 等应用程序窗口的顶部。其设计旨在提供对最常用命令和工具的快速访问，使用户能够更轻松、更快速地完成任务。
功能区按选项卡组织，相似命令被集中在一起。例如，在 Word 中，您可能会发现“开始”选项卡包含用于格式化文本的命令，“插入”选项卡用于添加表格或图像，“视图”选项卡用于更改文档在屏幕上的显示方式。每个选项卡都包含一系列按组组织的命令。
理解功能区的组成部分
让我们仔细看看功能区界面的关键组成部分：
- 选项卡：功能区的顶部包含几个选项卡，例如开始、插入、设计等。每个选项卡处理特定活动。点击选项卡时，相关工具和命令会出现在其下方。
- 组：在每个选项卡内，命令按组进行组织。例如，Word 中的“开始”选项卡包括剪贴板、字体、段落和样式等组。每个组包含相关的命令和选项。
- 命令：命令是允许您执行操作的具体工具。它们可以是按钮、下拉列表或组中的其他 UI 元素。
- 上下文选项卡：根据您正在处理的内容，某些附加选项卡（称为上下文选项卡）可能会出现。例如，如果您正在 Word 中处理表格，那么“表格设计”选项卡将变得可用，用于提供附加的自定义选项。
- 快速访问工具栏：此工具栏位于功能区的上方或下方，允许您自定义并放置最常用的命令以便于访问。
导航功能区
导航功能区很简单，但可能需要一些初步的了解。了解如何有效地在功能区中移动很重要，因为这将为您节省时间并提高生产率。以下是熟悉功能区导航的步骤：
探索选项卡和组：
- 当您打开 Office 应用程序（如 Word 或 Excel）时，默认选择的选项卡通常是“开始”。此选项卡包含基本的编辑任务所需的基本工具。
- 单击不同的选项卡以探索可用的不同组和命令。您会注意到取决于选择的选项卡的功能，UI 会发生变化。
- 在每个选项卡中，通过将光标悬停在组标签上来检查这些组。通过单击组右下角的小箭头，许多组可以展开以显示更多命令。
- 当您在文档中选择某些项目（如图片或图表）时，上下文选项卡会出现。它们提供附加的控件，并以不同的颜色显示，以便于识别。
使用快速访问工具栏：
- 快速访问工具栏是可自定义的，允许您保留您的重要命令唾手可得。最初，此工具栏包括常用命令，如保存、撤销和重做。
- 要自定义它，请单击快速访问工具栏上的小向下箭头。然后，您可以选择要添加的附加命令。
- 您可以右键单击功能区上的任何命令，然后选择“添加到快速访问工具栏”以将其包括在内。
自定义功能区
Office 2021 中的功能区提供自定义选项，以便用户可以更好地调整界面以适合其工作流程。您可以创建自己的选项卡或组，以存放常用命令。以下是自定义功能区的步骤：
- 在功能区上的任意位置右键单击并选择“自定义功能区”。这将打开“自定义功能区”选项窗口。
- 窗口有两列：左侧列显示可用命令，右侧列显示您当前的功能区配置。
- 要添加新选项卡，请单击右侧列底部的“新建选项卡”按钮。新选项卡将出现在列表中。
- 在此新选项卡中，您可以通过选择“新建组”来创建新组。您可以通过选择“重命名”来重命名它们。
- 从左侧列选择命令，并使用“添加”按钮将其包括到新建的选项卡或组中。
- 您可以通过在右侧列中选择默认命令或选项卡并单击“删除”来移除它们。
- 一旦您对自定义结果感到满意，点击“确定”以应用更改并返回到您的文档。
高效使用功能区的提示
为了掌握功能区界面，请考虑应用以下提示：
- 熟悉它：花一些时间探索每个选项卡并了解它们包含的命令。了解工具的位置将帮助您更快速地访问它们。
- 使用键盘快捷键：功能区中的每个命令都有相关的键盘快捷键，可以使您的工作更快、更高效。按下“Alt”键以查看与各种选项卡和命令相关的快捷键。
- 自定义顺序：一旦您习惯了功能区，您可能会意识到有些命令您使用得更频繁。使用自定义选项以优化选项卡或命令的顺序以获得更好的访问。
- 隐藏和显示功能区：如果您需要更多工作空间，可以双击活动选项卡名称以最小化功能区。要展开它，只需再次双击选项卡即可。
示例用例
以下是一些可以实际使用功能区界面的方法：
在 Word 中格式化文档
假设您在 Word 中撰写报告并希望格式化主要标题：
- 单击“开始”选项卡以访问文本格式化命令。
- 在“样式”组中，将光标悬停在不同的样式上以在您的标题上预览它们。单击要应用的样式。
- 要进一步自定义字体，请查看“字体”组，在那里您可以更改字体大小、类型、颜色，并应用粗体或斜体。
在 Excel 中创建图表
如果您在 Excel 中工作，并且需要使用图表来可视化数据：
- 选择要包括在图表中的数据。
- 转到“插入”选项卡，并从“图表”组中选择您想要的图表类型。
- 一旦图表创建后，“图表设计”和“格式”选项卡会出现，允许您进一步修改图表的外观和设置。
总结
Office 2021 中的功能区界面是一个强大的工具，旨在通过提供快速访问所有基本命令来简化您的工作流程。通过理解其结构并利用其自定义选项，您可以显著提高使用 Microsoft Office 应用程序时的生产力和效率。请记得探索每个选项卡，使用快捷键，并根据您的个人或业务需求自定义其设置。
持续实践和使用功能区最终会使其变成一种习惯，使您的任务更易于执行，无论您使用的是哪种 Office 应用程序，您的文档也更易于处理。祝编辑愉快！
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