Как использовать шаблоны в Microsoft Office 2021

Отредактировано 1 день назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeШаблоныНастройкаПродуктивностьWindowsMacПрофессиональныйТворчествоДокумент

Microsoft Office 2021 обладает множеством функций, которые делают создание, редактирование и обмен документами эффективными и удобными для пользователя. Одной из таких функций, которая значительно снижает рабочую нагрузку, является использование шаблонов. Шаблоны выступают в качестве предварительно разработанных документов или файлов, которые вы можете использовать в качестве отправной точки. Вместо того чтобы начинать с нуля, вы можете использовать шаблоны для быстрого и эффективного создания различных типов документов без забот о форматировании. В этом всеобъемлющем руководстве мы подробно расскажем, как вы можете эффективно использовать шаблоны в Microsoft Office 2021, включая основные приложения: Word, Excel, PowerPoint и Outlook.

Понимание шаблонов

Шаблон в Microsoft Office — это по сути чертеж для создания конкретного типа документа. Он содержит предварительно настроенные параметры, стили и темы, чтобы ускорить процесс создания документов. Шаблоны могут использоваться для создания резюме, счетов, отчетов, брошюр, презентаций, календарей, списков дел, писем и многого другого. Шаблоны экономят время, обеспечивают последовательность и особенно полезны для пользователей, которые могут не иметь опыта в оформлении документов.

Преимущества использования шаблонов

Существует множество преимуществ использования шаблонов в приложениях Office. Вот некоторые из самых заметных преимуществ:

• Экономия времени: Шаблоны значительно экономят время, предоставляя уже структурированное макетирование, что позволяет пользователям сосредоточиться на добавлении контента, а не на дизайне.
• Последовательный формат: Шаблоны обеспечивают профессиональный и последовательный вид документов для часто используемых задач, таких как информационные бюллетени или презентации.
• Простота использования: Шаблоны удобны в использовании и особенно полезны для новичков, которым может показаться сложным начать с нуля.
• Настроимость: Хотя шаблоны предоставляют установленную структуру, они также предоставляют возможность вносить изменения и настраивать документ в соответствии со специфическими нуждами.

Доступ к шаблонам в Microsoft Office 2021

Microsoft Office 2021 предлагает разнообразные встроенные шаблоны, а также возможность скачивать дополнительные шаблоны онлайн. Давайте узнаем, как получить доступ к этим шаблонам в различных приложениях.

Использование шаблонов в Microsoft Word

Microsoft Word используется для создания текстовых документов, таких как отчеты, резюме и письма. Вот как использовать шаблоны в Word:

1. Откройте Microsoft Word.
2. На стартовой странице вы увидите галерею шаблонов, из которых можно выбрать. Если вы не видите ее, перейдите в Файл > Создать.
3. Просмотрите рекомендуемые шаблоны или используйте строку поиска, чтобы найти конкретные шаблоны, такие как "резюме" или "счет".
4. Выберите шаблон, который вы хотите использовать, щелкнув по нему.
5. Откроется новый документ, и вы сможете настроить его по своему усмотрению, добавив свой текст и данные.
6. Чтобы сохранить документ, перейдите в Файл > Сохранить как, выберите место назначения и формат файла.

Пример: Если вы хотите создать профессионально выглядящее резюме, введите в строку поиска "резюме". Просмотрите доступные шаблоны и выберите понравившийся. Измените шаблон, указав свои данные, такие как имя, опыт и навыки. Сохраните документ, и он будет готов к отправке потенциальным работодателям.

Использование шаблонов в Microsoft Excel

Шаблоны в Excel особенно полезны для создания таблиц для различных целей, таких как составление бюджета, календари и анализ данных. Вот как получить доступ и использовать шаблоны Excel:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Вы увидите ряд шаблонов на стартовом экране. Если он не отображается, щелкните на Создать в боковой панели.
3. Выберите из доступных шаблонов или используйте строку поиска для специфических нужд, таких как "бюджет", "счет" или "расписание".
4. Выберите нужный шаблон.
5. Шаблон откроется в Excel, и вы можете начинать вводить свои данные. Настройте ячейки, формулы и форматирование по мере необходимости.
6. Для сохранения перейдите в Файл > Сохранить как, выберите расположение и формат.

Пример: Если вам нужно отслеживать расходы, ищите шаблон "бюджет". Откройте шаблон, который соответствует вашему стилю, и введите свои финансовые данные. Измените столбцы и ячейки в соответствии с вашими бюджетными потребностями и сохраните свою работу для последующих обновлений.

Использование шаблонов в Microsoft PowerPoint

Шаблоны PowerPoint незаменимы для создания привлекательных презентаций с уже разработанными и отформатированными слайдами. Вот как получить доступ к шаблонам в PowerPoint:

1. Запустите Microsoft PowerPoint.
2. На главном экране будут отображены шаблоны. Если вы уже находитесь в приложении, вы можете щелкнуть на Создать.
3. Просмотрите эксклюзивные шаблоны или выполните поиск по определенному дизайну или теме для своей презентации.
4. Выберите шаблон, чтобы начать. После выбора откроется новая презентация, использующая этот шаблон.
5. Добавьте свой собственный контент, такой как текст, изображения и данные. Настройте слайды в соответствии с вашими потребностями презентации.
6. Сохраните презентацию, перейдя в Файл > Сохранить как и выбрав нужное расположение и тип файла.

Пример: Для деловой презентации вы можете выбрать шаблон с корпоративной темой, чтобы поддерживать профессиональный вид на протяжении всей презентации. Вставьте данные и диаграммы вашей компании, убедившись, что каждый слайд соответствует вашему посланию.

Использование шаблонов в Microsoft Outlook

Outlook позволяет создавать шаблоны для сообщений, которые вы отправляете часто. Вы можете использовать шаблоны в Outlook, чтобы:

1. Запустите Microsoft Outlook.
2. Создайте новое сообщение, нажав Новое письмо.
3. Оформите электронное письмо с тематической строкой, текстом и любым форматированием, которое вы регулярно используете.
4. После завершения перейдите в Файл > Сохранить как.
5. В списке "Сохранить как тип" выберите Шаблон Outlook (*.oft).
6. Введите имя для вашего шаблона и сохраните его.
7. Чтобы использовать шаблон, перейдите в Главная > Новые элементы > Другие элементы > Выбрать форму.
8. В диалоговом окне Выбор формы выберите Шаблоны пользователя в файловой системе и откройте сохраненный шаблон.

Пример: Если вы отправляете еженедельные обновления своей команде, создайте шаблон со структурированной основой вашего сообщения. Сохраните шаблон и используйте его каждую неделю, обновляя отдельные разделы с последней информацией.

Создание собственных шаблонов

Хотя Microsoft Office 2021 предлагает множество встроенных шаблонов, бывают случаи, когда вы можете захотеть создать свой собственный пользовательский шаблон. Создание пользовательского шаблона гарантирует, что вы включите все элементы, которые вам нужны на регулярной основе, и настроите дизайн в соответствии с вашими уникальными предпочтениями. Вот как вы можете создать свой собственный шаблон в Word, Excel и PowerPoint:

Создание шаблона в Microsoft Word

Чтобы создать собственный шаблон в Word:

1. Откройте новый пустой документ в Microsoft Word.
2. Добавьте весь текст и элементы дизайна, которые вы хотите включить в свой шаблон, такие как шрифты, заголовки, сноски, стили и стандартное содержание.
3. Убедитесь, что ваш документ имеет правильные настройки страницы и структуры.
4. После завершения перейдите в Файл > Сохранить как.
5. В списке "Сохранить как тип" выберите Шаблон Word (*.dotx).
6. Укажите имя для вашего шаблона и сохраните его в папке шаблонов Word по умолчанию или в месте по вашему выбору.

Чтобы использовать сохраненный вами шаблон, откройте Word, щелкните Файл > Новый и выберите На заказ, чтобы найти свой шаблон.

Создание шаблона в Microsoft Excel

Чтобы создать собственный шаблон в Excel:

1. Начните новую пустую рабочую книгу в Excel.
2. Настройте свою рабочую книгу, установив необходимые листы, столбцы, заголовки, стили и формулы.
3. Ваша рабочая книга должна содержать стандартные форматы данных или элементы, которые вам нужны на регулярной основе.
4. Когда будете готовы, перейдите в Файл > Сохранить как.
5. Выберите Шаблон Excel (*.xltx) в списке "Сохранить как тип".
6. Дайте своему шаблону имя и сохраните его в папке шаблонов Excel по умолчанию.

Получите доступ к сохраненным шаблонам, перейдя в Файл > Новый и проверяйте в разделе Личные.

Создание шаблона в Microsoft PowerPoint

Чтобы создать собственный шаблон в PowerPoint:

1. Создайте новую пустую презентацию в PowerPoint.
2. Добавьте желаемый дизайн, образцы слайдов, темы, а также стандартные текстовые или визуальные элементы.
3. Убедитесь, что каждый слайд отражает макет и стиль, которые вы обычно используете.
4. Когда вы закончите, перейдите в Файл > Сохранить как.
5. Выберите Шаблон PowerPoint (*.potx) из вариантов "Сохранить как тип".
6. Дайте ему имя и сохраните его.

Вы можете получить доступ к своим пользовательским шаблонам, выбрав Файл > Новый и посмотрев в разделе Особый категори.

Загрузка шаблонов онлайн

Может случиться так, что встроенные шаблоны не совсем подходят вам или вы ищете больше разнообразия. Вы можете скачать дополнительные шаблоны из онлайн-библиотеки шаблонов Office.

Вы можете загрузить шаблоны онлайн следующим образом:

1. Откройте любое приложение Office, например Word, Excel или PowerPoint.
2. Перейдите в Файл > Новый.
3. В строке поиска введите ключевые слова, связанные с тем, что вы ищете. Вы также можете просматривать категории или рекомендуемые шаблоны.
4. Когда найдете нужный шаблон, выберите его для предварительного просмотра и нажмите Создать или Скачать, чтобы начать его использование.

Совместное использование шаблонов

Если вы создали шаблон, который, по вашему мнению, может быть полезен другим, Microsoft Office позволяет вам поделиться своим шаблоном с коллегами или на разных устройствах. Вы можете отправить файл шаблона по электронной почте или использовать облачные сервисы, такие как OneDrive, чтобы поделиться ссылкой.

1. Найдите файл вашего шаблона, который будет иметь расширение, как, например, .dotx для Word, .xltx для Excel или .potx для PowerPoint.
2. Выберите файл, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Поделиться или Отправить, чтобы отправить его по электронной почте или загрузить в общий диск.

Дополнительные советы по использованию шаблонов

Рассмотрите следующие советы для эффективного использования шаблонов в Microsoft Office 2021:

• Регулярно обновляйте свои шаблоны, чтобы они отражали новые тенденции дизайна или потребности организации.
• Организуйте свои шаблоны в конкретные папки или категории, чтобы сделать их легкими для поиска.
• При загрузке шаблонов онлайн убедитесь, что они совместимы с Office 2021.
• Основные настройки, такие как изменение цветов и шрифтов, могут помочь сделать шаблон более персонализированным.

Заключение

Шаблоны в Microsoft Office 2021 приходят как большое благо для повышения производительности и поддержания консистентности между различными типами документов. Независимо от того, создаете ли вы презентации, пишете отчеты, управляете бюджетами или отправляете повторяющиеся электронные письма, шаблоны сокращают затраты времени на начинание с нуля, предоставляя как готовые к использованию чертежи, так и возможности для творчества. Понимание того, как эффективно использовать шаблоны, может значительно упростить ваш рабочий процесс и обеспечить, чтобы все ваши материалы выделялись профессионализмом и ясностью.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление