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Como usar modelos no Microsoft Office 2021
Editado 1 dia atrás por ExtremeHow Equipe Editorial
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Tradução atualizada 1 dia atrás
O Microsoft Office 2021 possui muitos recursos que tornam a criação, edição e compartilhamento de documentos eficiente e amigável para o usuário. Um desses recursos que reduz bastante a carga de trabalho é o uso de modelos. Os modelos funcionam como documentos ou arquivos pré-projetados que você pode usar como ponto de partida. Em vez de começar do zero, você pode usar modelos para criar rapidamente e com eficiência diferentes tipos de documentos sem se preocupar com o formato. Neste guia abrangente, discutiremos detalhadamente como você pode usar modelos de forma eficaz no Microsoft Office 2021, que inclui os principais aplicativos: Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
Compreendendo os modelos
Um modelo no Microsoft Office é essencialmente um esquema para criar um tipo específico de documento. Ele contém configurações, estilos e temas pré-configurados para iniciar o processo de criação do documento. Os modelos podem ser usados para criar currículos, faturas, relatórios, folhetos, apresentações, calendários, listas de tarefas, cartas e muito mais. Os modelos economizam tempo, garantem consistência e são especialmente úteis para usuários que podem não estar familiarizados com as complexidades do formato de documentos.
Benefícios de usar modelos
Existem muitos benefícios em usar modelos nos aplicativos do Office. Aqui estão alguns dos benefícios mais notáveis:
- Economia de tempo: Os modelos economizam tempo significativo ao fornecer um layout já estruturado, permitindo que os usuários se concentrem em adicionar conteúdo em vez de se preocupar com o design.
- Formato consistente: Os modelos garantem que os documentos tenham uma aparência profissional e consistente para tarefas frequentemente usadas, como boletins informativos ou apresentações.
- Facilidade de uso: Os modelos são amigáveis ao usuário e especialmente úteis para iniciantes que podem achar assustador começar do zero.
- Personalização: Embora os modelos forneçam uma estrutura definida, eles também oferecem flexibilidade para fazer ajustes e personalizar o documento de acordo com as necessidades específicas.
Acessando modelos no Microsoft Office 2021
O Microsoft Office 2021 oferece uma variedade de modelos incorporados, além da opção de baixar modelos adicionais online. Vamos aprender como acessar esses modelos em diferentes aplicativos.
Usando modelos no Microsoft Word
O Microsoft Word é usado para criar documentos de texto, como relatórios, currículos e cartas. Veja como você pode usar modelos no Word:
- Abra o Microsoft Word.
- Na página inicial, você verá uma galeria de modelos que pode escolher. Se você não conseguir vê-la, vá para Arquivo > Novo.
- Navegue pelos modelos em destaque ou use a barra de pesquisa para encontrar modelos específicos, como "currículo" ou "fatura".
- Selecione o modelo que deseja usar clicando nele.
- Um novo documento será aberto e você poderá personalizá-lo com seu próprio texto e dados.
- Para salvar o documento, vá para Arquivo > Salvar como, selecione o destino e escolha o formato do arquivo.
Exemplo: Se você quiser criar um currículo com aparência profissional, digite "currículo" na barra de pesquisa. Navegue pelos modelos disponíveis e escolha um de que goste. Modifique o modelo inserindo seus dados, como seu nome, experiência e habilidades. Salve o documento e ele estará pronto para enviar a possíveis empregadores.
Usando modelos no Microsoft Excel
Os modelos no Excel são especialmente úteis para criar planilhas para diversos fins, como orçamento, calendários e análise de dados. Veja como acessar e usar modelos do Excel:
- Abra o Microsoft Excel.
- Você verá vários modelos na tela inicial. Se não estiver visível, clique em Novo na barra lateral.
- Escolha entre os modelos disponíveis ou use a barra de pesquisa para encontrar necessidades específicas, como "orçamento", "fatura" ou "programação".
- Escolha o modelo desejado.
- O modelo será aberto no Excel e você poderá começar a inserir seus dados. Personalize as células, fórmulas e formatos conforme necessário.
- Para salvar, vá para Arquivo > Salvar como, escolha o local de salvamento e o formato.
Exemplo: Se você precisar monitorar despesas, busque um modelo de "orçamento". Abra um modelo que se ajuste ao seu estilo e insira seus dados financeiros. Modifique as colunas e células de acordo com suas necessidades orçamentárias e salve seu trabalho para atualizações futuras.
Usando modelos no Microsoft PowerPoint
Os modelos do PowerPoint são inestimáveis para criar apresentações atraentes com slides já projetados e formatados. Veja como acessar modelos no PowerPoint:
- Inicie o Microsoft PowerPoint.
- Na tela principal, os modelos serão exibidos. Se você já estiver no aplicativo, poderá clicar em Novo.
- Navegue por modelos exclusivos ou pesquise um design ou tema específico para sua apresentação.
- Escolha um modelo para começar. Uma vez selecionado, uma nova apresentação será aberta usando esse modelo.
- Adicione seu próprio conteúdo, como texto, imagens e dados. Personalize os slides de acordo com as necessidades da sua apresentação.
- Salve a apresentação indo para Arquivo > Salvar como e selecionando o local e o tipo de arquivo desejados.
Exemplo: Para uma apresentação de negócios, você pode escolher um modelo com tema corporativo para manter uma aparência profissional em toda a apresentação. Insira os dados e gráficos da sua empresa, certificando-se de que cada slide esteja alinhado com a mensagem que deseja transmitir.
Usando modelos no Microsoft Outlook
O Outlook permite que você crie modelos de e-mail para mensagens que você envia com frequência. Você pode usar modelos no Outlook para:
- Abra o Microsoft Outlook.
- Componha uma nova mensagem clicando em Novo Email.
- Desenhe o e-mail com a linha de assunto, texto do corpo e qualquer formatação que você usa regularmente.
- Após concluir, vá para Arquivo > Salvar como.
- Na lista Salvar como tipo, selecione Modelo do Outlook (*.oft).
- Insira um nome para o seu modelo e salve-o.
- Para usar o modelo, vá para Início > Novos Itens > Mais Itens > Selecionar Formulário.
- No diálogo Escolher Formulário, escolha Modelos de Usuário no Sistema de Arquivos e abra o modelo salvo.
Exemplo: Se você envia atualizações semanais para sua equipe, crie um modelo com uma estrutura organizada de sua mensagem. Salve o modelo e reutilize-o a cada semana, atualizando seções específicas com as informações mais recentes.
Criando seus próprios modelos
Embora o Microsoft Office 2021 ofereça uma variedade de modelos incorporados, há situações em que você pode querer criar seu próprio modelo personalizado. Criar um modelo personalizado garante que você inclua todos os elementos necessários regularmente e ajuste o design de acordo com suas preferências únicas. Veja como você pode criar seu próprio modelo no Word, Excel e PowerPoint:
Criando um modelo no Microsoft Word
Para criar um modelo personalizado no Word:
- Abra um novo documento em branco no Microsoft Word.
- Adicione todos os elementos de texto e design que deseja incluir em seu modelo, como fontes, cabeçalhos, rodapés, estilos e conteúdo padrão.
- Certifique-se de que seu documento possua as configurações e estruturas de página corretas.
- Ao concluir, vá para Arquivo > Salvar como.
- Na lista Salvar como tipo, selecione Modelo do Word (*.dotx).
- Forneça um nome para o seu modelo e salve-o na pasta padrão de Modelos do Word ou em um local de sua escolha.
Para usar seu modelo salvo, abra o Word, clique em Arquivo > Novo e selecione Personalizado para encontrar seu modelo.
Criando um modelo no Microsoft Excel
Para criar um modelo personalizado no Excel:
- Inicie uma nova pasta de trabalho em branco no Excel.
- Customize sua pasta de trabalho configurando as planilhas, colunas, títulos, estilos e fórmulas necessárias.
- Sua pasta de trabalho deve incluir formatos de dados ou elementos padrão que você precisa regularmente.
- Quando estiver pronto, vá para Arquivo > Salvar como.
- Selecione Modelo do Excel (*.xltx) na lista Salvar como tipo.
- Nomeie seu modelo e salve-o na pasta padrão de modelos do Excel.
Acesse seus modelos salvos indo para Arquivo > Novo e verificando na seção Pessoal.
Criando um modelo no Microsoft PowerPoint
Para criar um modelo personalizado no PowerPoint:
- Crie uma nova apresentação em branco no PowerPoint.
- Adicione seu design desejado, mestres de slide, temas e elementos visuais ou de texto padrão.
- Certifique-se de que cada slide reflita o layout e o estilo que você geralmente usa.
- Quando terminar, vá para Arquivo > Salvar como.
- Selecione Modelo do PowerPoint (*.potx) nas opções Salvar como tipo.
- Dê um nome e salve-o.
Você pode acessar seus modelos personalizados escolhendo Arquivo > Novo e procurando em Categorias Personalizadas.
Baixando modelos online
Podem haver momentos em que os modelos incorporados não se adequam exatamente às suas necessidades ou você está procurando por mais variedade. Você pode baixar modelos adicionais da Biblioteca Online de Modelos do Office.
Você pode baixar modelos online da seguinte forma:
- Abra qualquer aplicativo do Office, como Word, Excel ou PowerPoint.
- Vá para Arquivo > Novo.
- No campo de busca, digite palavras-chave relacionadas diretamente ao que você está procurando. Você também pode navegar por categorias ou modelos em destaque.
- Quando encontrar um modelo que goste, selecione-o para ver uma pré-visualização e clique em Criar ou Baixar para começar a usá-lo.
Compartilhando modelos
Se você criou um modelo que acha que pode beneficiar outras pessoas, o Microsoft Office permite que você compartilhe seu modelo com colegas ou entre diferentes dispositivos. Você pode enviar o arquivo do modelo por e-mail ou usar serviços em nuvem, como o OneDrive, para compartilhar um link.
- Encontre seu arquivo de modelo, que terá uma extensão como .dotx para Word, .xltx para Excel ou .potx para PowerPoint.
- Selecione o arquivo, clique com o botão direito e escolha Compartilhar ou Enviar para enviar por e-mail ou fazer o upload para um drive compartilhado.
Dicas adicionais para usar modelos
Considere as seguintes dicas para usar modelos de forma eficaz no Microsoft Office 2021:
- Atualize seus modelos regularmente para refletir novas tendências de design ou necessidades organizacionais.
- Organize seus modelos em pastas ou categorias específicas para torná-los mais fáceis de encontrar.
- Ao baixar modelos online, certifique-se de que são compatíveis com o Office 2021.
- Personalizações básicas, como alterar cores e fontes, podem ajudar a tornar o modelo mais personalizado.
Conclusão
Os modelos no Microsoft Office 2021 são uma grande vantagem para aumentar a produtividade e manter a consistência em diferentes tipos de documentos. Seja criando apresentações, escrevendo relatórios, gerenciando orçamentos ou enviando e-mails repetitivos, os modelos reduzem o trabalho de começar do zero, proporcionando designs já delineados e espaço para criatividade. Ao entender como aproveitar efetivamente os modelos, você pode simplificar significativamente seu fluxo de trabalho e garantir que todas as suas produções se destaquem com profissionalismo e clareza.
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