コメント
Microsoft Office 2021でテンプレートを使用する方法
編集済み 1 日前 によって ExtremeHow 編集チーム
マイクロソフトオフィステンプレートカスタマイズ生産性ウィンドウズマックプロフェッショナル創造性ドキュメント
翻訳が更新されました 1 日前
Microsoft Office 2021には、文書の作成、編集、共有を効率的かつユーザーフレンドリーにするための多くの機能があります。作業負荷を大幅に軽減する機能の1つがテンプレートの使用です。テンプレートは、事前にデザインされたドキュメントやファイルとして機能し、出発点として使用できます。ゼロから始める代わりに、テンプレートを使用することで、書式設定を気にすることなく、さまざまな種類のドキュメントを迅速かつ効率的に作成できます。この包括的ガイドでは、Microsoft Office 2021のメインアプリケーションであるWord、Excel、PowerPoint、Outlookでテンプレートを効果的に使用する方法を詳しく説明します。
テンプレートを理解する
Microsoft Officeのテンプレートは、特定の種類のドキュメントを作成するための基本設計です。テンプレートには文書作成プロセスを開始するための事前構成された設定、スタイル、テーマが含まれています。履歴書、請求書、レポート、パンフレット、プレゼンテーション、カレンダー、ToDoリスト、手紙などを作成するために使用できます。テンプレートは時間を節約し、整合性を保証し、特に文書の書式設定に不慣れなユーザーに便利です。
テンプレートを使用する利点
Officeアプリケーションでテンプレートを使用することには多くの利点があります。以下はその中でも特に注目すべき利点です：
- 時間の節約: テンプレートはすでに構成されたレイアウトを提供し、ユーザーがデザインを心配せずにコンテンツの追加に集中できるため、時間を大幅に節約できます。
- 一貫したフォーマット: テンプレートは、ニュースレターやプレゼンテーションのような頻繁に使用されるタスクに対して、ドキュメントがプロフェッショナルで一貫性のあるものになることを保証します。
- 使いやすさ: テンプレートはユーザーフレンドリーであり、特に初心者にとっては、始めから始めるのが難しいと感じることがある場合に役立ちます。
- カスタマイズ性: テンプレートは構造を提供しますが、特定のニーズに合わせて調整しカスタマイズする柔軟性も提供します。
Microsoft Office 2021でテンプレートにアクセスする
Microsoft Office 2021では、内蔵のテンプレートとオンラインで追加のテンプレートをダウンロードするオプションが用意されています。これらのテンプレートにさまざまなアプリケーションでアクセスする方法を学びましょう。
Microsoft Wordでテンプレートを使用する
Microsoft Wordは、レポート、履歴書、手紙などのテキストドキュメントを作成するために使用されます。Wordでテンプレートを使用する方法は次のとおりです：
- Microsoft Wordを開きます。
- スタートページに、選択できるテンプレートのギャラリーが表示されます。表示されない場合は、ファイル > 新規に移動します。
- 注目のテンプレートを閲覧するか、「履歴書」や「請求書」などの特定のテンプレートを検索バーで探します。
- 使用したいテンプレートをクリックして選択します。
- 新しいドキュメントが開き、独自のテキストやデータでカスタマイズできます。
- ドキュメントを保存するには、ファイル > 名前を付けて保存に移動し、保存先を選択してファイル形式を選びます。
例: プロフェッショナルな履歴書を作成したい場合、検索バーに「履歴書」と入力します。利用可能なテンプレートを閲覧し、お好みのものを選びます。テンプレートを修正し、名前、経験、スキルなどの詳細を入力します。ドキュメントを保存し、潜在的な雇用主に送る準備が整います。
Microsoft Excelでテンプレートを使用する
Excelのテンプレートは、予算作成、カレンダー、データ分析などのさまざまな目的のスプレッドシートを作成するのに特に便利です。Excel テンプレートへのアクセスと使用方法は次のとおりです：
- Microsoft Excelを開きます。
- スタート画面に多数のテンプレートが表示されます。表示されない場合は、サイドバーの新規をクリックします。
- 利用可能なテンプレートから選択するか、「予算」、「請求書」、「スケジュール」など具体的なニーズを検索バーで検索します。
- 使用するテンプレートを選択します。
- テンプレートがExcelで開き、データの入力を開始できます。セル、数式、書式設定を必要に応じてカスタマイズします。
- 保存するには、ファイル > 名前を付けて保存に移動し、保存先と形式を選択します。
例: 支出を追跡する必要がある場合、検索バーに「予算」と入力します。スタイルに合ったテンプレートを開き、財務データを入力します。予算ニーズに応じて列やセルを変更し、将来の更新のために作業を保存します。
Microsoft PowerPointでテンプレートを使用する
PowerPointテンプレートは、すでにデザインされ、書式設定されたスライドを使用して魅力的なプレゼンテーションを作成するのに非常に価値があります。PowerPointでテンプレートにアクセスする方法は次のとおりです：
- Microsoft PowerPointを起動します。
- メイン画面にテンプレートが表示されます。アプリケーション内にすでにいる場合は、新規をクリックできます。
- 独占テンプレートを閲覧するか、プレゼンテーション用の特定のデザインやテーマを検索します。
- 開始するテンプレートを選択します。選択すると、そのテンプレートを使用して新しいプレゼンテーションが開きます。
- テキスト、画像、データなど独自のコンテンツを追加します。プレゼンテーションニーズに合わせてスライドをカスタマイズします。
- ファイル > 名前を付けて保存に移動して、保存場所とファイルタイプを選択してプレゼンテーションを保存します。
例: ビジネスプレゼンテーションの場合、企業テーマを持つテンプレートを選択して、プレゼンテーション全体でプロフェッショナルな外観を保ちます。会社のデータやチャートを挿入し、各スライドが伝えたいメッセージと一致するようにします。
Microsoft Outlookでテンプレートを使用する
Outlookでは、頻繁に送信するメッセージのメールテンプレートを作成できます。Outlookでテンプレートを使用して次のことができます：
- Microsoft Outlookを開きます。
- 新しいメールをクリックして新しいメッセージを作成します。
- 件名、本文、および通常使用する書式設定でメールをデザインします。
- 完成したら、ファイル > 名前を付けて保存に移動します。
- 保存形式の一覧で、Outlookテンプレート (*.oft) を選択します。
- テンプレートに名前を付けて保存します。
- テンプレートを使用するには、ホーム > 新しいアイテム > その他のアイテム > フォームの選択に移動します。
- フォームの選択ダイアログで、ファイルシステム内のユーザーテンプレート を選択し、保存したテンプレートを開きます。
例: チームに毎週更新を送信する場合、メッセージの構造化したフレームワークを持つテンプレートを作成します。テンプレートを保存し、特定のセクションを最新情報に更新することで毎週再利用します。
独自のテンプレートを作成する
Microsoft Office 2021には多くの組み込みテンプレートが提供されていますが、独自のカスタムテンプレートを作成したい状況もあるでしょう。カスタムテンプレートを作成することで、定期的に必要な要素をすべて含め、独自の好みに応じてデザインを調整できます。ここでは、Word、Excel、PowerPointで独自のテンプレートを作成する方法を説明します：
Microsoft Wordでテンプレートを作成する
カスタムWordテンプレートを作成する方法：
- Microsoft Wordで新しい空白のドキュメントを開きます。
- フォント、ヘッダー、フッター、スタイル、標準コンテンツなど、テンプレートに含めたいすべてのテキストおよびデザイン要素を追加します。
- ドキュメントが正しいページ設定と構造を持っていることを確認します。
- 完了したら、ファイル > 名前を付けて保存に移動します。
- 保存形式の一覧で、Wordテンプレート (*.dotx)を選択します。
- テンプレートに名前を付け、デフォルトのWordテンプレートフォルダまたは好みの場所に保存します。
保存したテンプレートを使用するには、Wordを開き、ファイル > 新規をクリックし、カスタムを選択してテンプレートを見つけます。
Microsoft Excelでテンプレートを作成する
カスタムExcelテンプレートを作成する方法：
- Excelで新しい空白のブックを開始します。
- 必要なシート、列、見出し、スタイル、数式を設定してブックをカスタマイズします。
- ブックには、定期的に必要な標準データ形式や要素が含まれている必要があります。
- 準備ができたら、ファイル > 名前を付けて保存に移動します。
- 保存形式の一覧で、Excelテンプレート (*.xltx) を選択します。
- テンプレートに名前を付け、デフォルトのExcelテンプレートフォルダに保存します。
保存したテンプレートにアクセスするには、ファイル > 新規に移動し、パーソナル セクションで確認します。
Microsoft PowerPointでテンプレートを作成する
カスタムPowerPointテンプレートを作成する方法：
- PowerPointで新しい空白のプレゼンテーションを作成します。
- 希望するデザイン、スライドマスター、テーマ、標準のテキストまたはビジュアル要素を追加します。
- 各スライドが通常使用するレイアウトとスタイルを反映していることを確認します。
- 終了したら、ファイル > 名前を付けて保存に移動します。
- 保存形式のオプションで、PowerPoint テンプレート (*.potx) を選択します。
- 名前を付けて保存します。
ファイル > 新規を選択し、カスタム カテゴリの下でカスタムテンプレートを確認できます。
オンラインでテンプレートをダウンロードする
組み込みテンプレートが必要に完全に合わない場合や多様性を求めている場合、オンラインのOfficeテンプレートライブラリから追加のテンプレートをダウンロードすることができます。
オンラインでテンプレートをダウンロードする方法：
- Word、Excel、またはPowerPointなどのOfficeアプリケーションを開きます。
- ファイル > 新規に移動します。
- 検索ボックスに探しているものに直接関連するキーワードを入力します。または、カテゴリや注目のテンプレートを閲覧します。
- 気に入ったテンプレートを見つけたら、それを選んでプレビューを確認し、作成 または ダウンロード をクリックして使用開始します。
テンプレートを共有する
他の人にも役立ちそうなテンプレートを作成した場合、Microsoft Officeを使用して同僚やさまざまなデバイス間でテンプレートを共有できます。テンプレートファイルをメールで送信するか、OneDriveなどのクラウドサービスを使用してリンクを共有できます。
- テンプレートファイルを見つけます。Wordの場合は.dotx、Excelの場合は.xltx、PowerPointの場合は.potxなどの拡張子が付きます。
- ファイルを選択し、右クリックして共有 または 送信を選択し、メールで送信したり共有ドライブにアップロードします。
テンプレートの使用に関する追加のヒント
Microsoft Office 2021でテンプレートを効果的に使用するための以下のヒントを検討してください：
- 新しいデザイントレンドや組織のニーズを反映するようにテンプレートを定期的に更新します。
- 特定のフォルダやカテゴリにテンプレートを整理して、見つけやすくします。
- オンラインでテンプレートをダウンロードする際には、Office 2021と互換性があることを確認してください。
- 色やフォントの変更などの基本的なカスタマイズを行うことで、テンプレートをよりパーソナライズされたものにできます。
結論
Microsoft Office 2021のテンプレートは、生産性を向上させ、さまざまなドキュメントタイプで一貫性を維持するために非常に価値があります。スライドデッキを作成したり、レポートを書いたり、予算を管理したり、繰り返しのメールを送信したりする場合、テンプレートはゼロから始める手間を省き、設計されたブループリントと創造性の余地を提供します。テンプレートを効果的に活用する方法を理解することで、ワークフローを大幅に合理化し、すべてのアウトプットがプロフェッショナルで明快であることを保証できます。
記事の内容に誤りがある場合, あなたは