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माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 में टेम्प्लेट्स कैसे उपयोग करें
संपादित 1 दिन पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 1 दिन पहले
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 में कई विशेषताएँ हैं जो दस्तावेज़ों को बनाने, संपादित करने और साझा करने को कुशल और उपयोगकर्ता-मित्र बनाती हैं। ऐसा ही एक फीचर जो काम के बोझ को बहुत हद तक कम करता है, वह है टेम्प्लेट्स का उपयोग। टेम्प्लेट्स पूर्व-डिज़ाइन किए गए दस्तावेज़ या फ़ाइलों के रूप में कार्य करते हैं जिन्हें आप एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं। खरोंच से शुरुआत करने के बजाय, आप टेम्प्लेट्स का उपयोग करके विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ जल्दी और कुशलता से बना सकते हैं, बिना प्रारूपण की चिंता किए। इस व्यापक गाइड में, हम गहराई से चर्चा करेंगे कि आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 में टेम्प्लेट्स का प्रभावी ढंग से कैसे उपयोग कर सकते हैं, जिसमें मुख्य अनुप्रयोग शामिल हैं: वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट, और आउटलुक।
टेम्प्लेट्स को समझना
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में एक टेम्प्लेट मूल रूप से विशेष प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के लिए एक खाका है। यह आपके दस्तावेज़ निर्माण प्रक्रिया को शुरू करने के लिए पूर्व-कॉन्फिगर की गई सेटिंग्स, शैलियाँ और थीम्स को शामिल करता है। टेम्प्लेट्स का उपयोग रिज्यूमे, इनवॉइस, रिपोर्ट्स, ब्रॉशर, प्रस्तुतिकरण, कैलेंडर, टु-डू लिस्ट, पत्र और अधिक बनाने के लिए किया जा सकता है। टेम्प्लेट्स समय बचाते हैं, स्थिरता सुनिश्चित करते हैं, और विशेष रूप से उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी होते हैं, जो दस्तावेज़ प्रारूपण की गहराई में नहीं जाते।
टेम्प्लेट्स का उपयोग करने के लाभ
ऑफिस एप्लिकेशंस में टेम्प्लेट्स का उपयोग करने के कई लाभ हैं। यहाँ कुछ सबसे उल्लेखनीय लाभ दिए गए हैं:
- समय की बचत: टेम्प्लेट्स पहले से संरचित लेआउट प्रदान करके महत्वपूर्ण समय बचाते हैं, जिससे उपयोगकर्ता डिज़ाइन की चिंता किए बिना सामग्री जोड़ने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
- समान प्रारूप: टेम्प्लेट सुनिश्चित करते हैं कि दस्तावेज़ पेशेवर और स्थिर दिखें, खासकर नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले कार्यों के लिए जैसे न्यूज़लेटर या प्रस्तुतिकरण।
- उपयोग में सरलता: टेम्प्लेट उपयोगकर्ता-मित्र होते हैं और विशेष रूप से शुरुआती लोगों के लिए उपयोगी होते हैं जिन्हें शुरुआत से प्रारंभ करना कठिन लग सकता है।
- अनुकूलन: जबकि टेम्प्लेट पहले से तय संरचना प्रदान करते हैं, वे आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेज़ में समायोजन और अनुकूलन की लचीलापन भी प्रदान करते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 में टेम्प्लेट्स का एक्सेस करना
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 निर्मित टेम्प्लेट्स के साथ-साथ ऑनलाइन अतिरिक्त टेम्प्लेट्स डाउनलोड करने का विकल्प भी प्रदान करता है। चलिए जानते हैं कि विभिन्न एप्लिकेशंस में इन टेम्प्लेट्स का एक्सेस कैसे करें।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टेम्प्लेट्स का उपयोग करना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग टेक्स्ट दस्तावेज़ जैसे रिपोर्ट्स, रिज्यूमे, और पत्र बनाने के लिए किया जाता है। यहाँ बताया गया है कि आप वर्ड में टेम्प्लेट्स का उपयोग कैसे कर सकते हैं:
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें।
- स्टार्ट पेज पर, आपको टेम्प्लेट्स की एक गैलरी दिखेगी जिसे आप चुन सकते हैं। यदि यह नहीं दिख रहा है, तो आप फ़ाइल > नई पर जा सकते हैं।
- विशेष लोड किए गए टेम्प्लेट्स को ब्राउज़ करें या "रिज्यूमे" या "इनवॉइस" जैसे विशिष्ट टेम्प्लेट्स खोजने के लिए खोज बार का उपयोग करें।
- टेम्पलेट को चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, उस पर क्लिक करके।
- एक नया दस्तावेज़ खुलता है, और आप इसे अपने टेक्स्ट और डेटा से अनुकूलित कर सकते हैं।
- दस्तावेज़ को सहेजने के लिए, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर जाएं, गंतव्य चुनें और अपनी फ़ाइल प्रारूप चुनें।
उदाहरण: यदि आप एक पेशेवर दिखने वाला रिज्यूमे बनाना चाहते हैं, तो खोज बार में "रिज्यूमे" टाइप करें। उपलब्ध टेम्प्लेट्स ब्राउज़ करें और वह चुनें जो आपको पसंद है। टेम्पलेट को अपनी जानकारी जैसे कि आपका नाम, अनुभव, और कौशल दर्ज करके बदलें। दस्तावेज़ को सहेजें और यह संभावित नियोक्ताओं को भेजने के लिए तैयार है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में टेम्प्लेट्स का उपयोग करना
एक्सेल में टेम्प्लेट्स का उपयोग विशेष रूप से विभिन्न उद्देश्यों के लिए बजटिंग, कैलेंडर और डेटा विश्लेषण जैसे स्प्रेडशीट्स बनाने के लिए उपयोगी होता है। यहाँ बताया गया है कि एक्सेल टेम्प्लेट्स को कैसे एक्सेस और उपयोग करें:
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलें।
- आप स्टार्ट स्क्रीन पर कई टेम्प्लेट्स देखेंगे। यदि यह नहीं दिख रहा है, तो साइडबार से नई पर क्लिक करें।
- उपलब्ध टेम्प्लेट्स में से चुनें या "बजट", "इनवॉइस" या "शेड्यूल" जैसी विशेष आवश्यकताओं के लिए खोज बार का उपयोग करें।
- टेम्प्लेट चुनें जिसे आप चाहते हैं।
- टेम्प्लेट एक्सेल में खुलता है, और आप अपना डेटा दर्ज करना शुरू कर सकते हैं। आवश्यकतानुसार कक्ष, सूत्र और प्रारूपण को अनुकूलित करें।
- सहेजने के लिए, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर जाएं, अपनी सहेजने का स्थान चुनें और प्रारूप चुनें।
उदाहरण: यदि आपको खर्चों को ट्रैक करने की आवश्यकता है, तो "बजट" टेम्प्लेट खोजें। एक ऐसा टेम्प्लेट खोलें जो आपके स्टाइल के अनुकूल हो, और अपना वित्तीय डेटा दर्ज करें। अपने बजट की आवश्यकताओं के अनुसार स्तंभों और कक्षों को संशोधित करें, और भविष्य के अद्यतनों के लिए अपना कार्य सहेजें।
माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट में टेम्प्लेट्स का उपयोग करना
पॉवरपॉइंट टेम्प्लेट्स पहले से डिज़ाइन किए गए और प्रारूपित स्लाइड्स के साथ आकर्षक प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए अमूल्य हैं। यहाँ बताया गया है कि पॉवरपॉइंट में टेम्प्लेट्स को कैसे एक्सेस करें:
- माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट लॉन्च करें।
- मुख्य स्क्रीन पर, टेम्प्लेट्स प्रदर्शित होंगे। यदि आप पहले से एप्लिकेशन में हैं तो आप नई पर क्लिक कर सकते हैं।
- विशेष डिज़ाइन या थीम के लिए विशेष टेम्प्लेट्स ब्राउज़ करें या खोजें जो आपकी प्रस्तुति के अनुसार हो।
- एक टेम्प्लेट को शुरुआत के लिए चुनें। एक बार चुने जाने पर, उस टेम्प्लेट का उपयोग करते हुए एक नई प्रस्तुति खुलेगी।
- अपनी स्वयं की सामग्री जोड़ें, जैसे कि टेक्स्ट, चित्र, और डेटा। स्लाइड्स को अपनी प्रस्तुति आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करें।
- प्रस्तुति को सहेजने के लिए, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर जाएं और वांछित स्थान और फाइल प्रकार चुनें।
उदाहरण: एक व्यावसायिक प्रस्तुति के लिए, आप एक कॉर्पोरेट थीम के साथ टेम्प्लेट चुन सकते हैं जिससे पूरी प्रस्तुति के दौरान पेशेवर लुक बना रहे। अपनी कंपनी का डेटा और चार्ट्स सम्मिलित करें, यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्लाइड उस संदेश के साथ मेल खाती है जिसे आप प्रसारित करना चाहते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में टेम्प्लेट्स का उपयोग करना
आउटलुक आपको उन ईमेल टेम्प्लेट्स को बनाने की अनुमति देता है जो आप बार-बार भेजते हैं। आप आउटलुक में टेम्प्लेट्स का उपयोग कर सकते हैं:
- माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें।
- नई ईमेल पर क्लिक करके एक नया संदेश लिखें।
- ईमेल को विषय पंक्ति, बॉडी टेक्स्ट, और किसी भी प्रारूपण के साथ डिज़ाइन करें जिसे आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं।
- होने पर, पर जाएं फ़ाइल > इस रूप में सहेजें।
- सहेजें प्रकार सूची में, आउटलुक टेम्प्लेट (*.oft) चुनें।
- अपने टेम्प्लेट के लिए एक नाम दर्ज करें और इसे सहेजें।
- टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए, पर जाएं मुख्य पृष्ठ > नए आइटम्स > अधिक आइटम्स > फार्म का चयन करें।
- फार्म का चयन करें डायलॉग में, फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्प्लेट्स चुनें और आपने जो टेम्प्लेट सहेजा था उसे खोलें।
उदाहरण: यदि आप अपनी टीम को साप्ताहिक अपडेट भेजते हैं, तो अपने संदेश के संरचित ढांचे के साथ एक टेम्प्लेट बनाएँ। टेम्प्लेट को सहेजें और इसे प्रत्येक सप्ताह पुनः प्रयोग करें, नवीनतम जानकारी के साथ विशिष्ट अनुभागों को अपडेट करें।
अपने खुद के टेम्प्लेट बनाना
जबकि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 विभिन्न निर्मित टेम्प्लेट्स प्रदान करता है, कुछ स्थितियां हो सकती हैं जब आप अपना खुद का कस्टम टेम्प्लेट बनाना चाहें। कस्टम टेम्प्लेट बनाने से यह सुनिश्चित होता है कि आप नियमित रूप से आवश्यक सभी तत्वों को शामिल करें और अपनी अनूठी प्राथमिकताओं के अनुसार डिज़ाइन को समायोजित करें। यहां बताया गया है कि आप वर्ड, एक्सेल, और पॉवरपॉइंट में अपना खुद का टेम्प्लेट कैसे बना सकते हैं:
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टेम्प्लेट बनाना
कस्टम वर्ड टेम्प्लेट बनाने के लिए:
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक नया खाली दस्तावेज़ खोलें।
- व्यापारिक, शीर्षलेख, पादलेख, शैली और मानक सामग्री जैसे सभी टेक्स्ट और डिज़ाइन तत्व जोड़ें जिन्हें आप अपने टेम्प्लेट में शामिल करना चाहते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपके दस्तावेज़ में सही पृष्ठ सेटिंग्स और संरचनाएँ हैं।
- होने पर, पर जाएं फ़ाइल > इस रूप में सहेजें।
- सहेजें प्रकार सूची में, वर्ड टेम्प्लेट (*.dotx) चुनें।
- अपने टेम्प्लेट का एक नाम दें और इसे डिफॉल्ट वर्ड टेम्प्लेट्स फोल्डर या आपके द्वारा चुनी गई किसी अन्य स्थान पर सहेजें।
अपनी सहेजी गई टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए, वर्ड खोलें, फ़ाइल > नई पर क्लिक करें और कस्टम चयन करें ताकि आपका टेम्प्लेट मिल सके।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में टेम्प्लेट बनाना
कस्टम एक्सेल टेम्प्लेट बनाने के लिए:
- एक्सेल में एक नई खाली वोर्कबुक शुरू करें।
- अपनी वोर्कबुक को आवश्यक शीट्स, कॉलम, हेडिंग, शैलियाँ और सूत्र सेट करके अनुकूलित करें।
- आपकी वोर्कबुक में नियमित रूप से आवश्यक मानक डेटा प्रारूप या तत्व होने चाहिए।
- जब तैयार हों, तो फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर जाएं।
- सहेजें प्रकार सूची से एक्सेल टेम्प्लेट (*.xltx) चुनें।
- अपने टेम्प्लेट का नाम दें और इसे डिफॉल्ट एक्सेल टेम्प्लेट्स फोल्डर में सहेजें।
आपके द्वारा सहेजें टेम्प्लेट्स का एक्सेस करने के लिए, फ़ाइल > नई पर जाएं और व्यक्तिगत अनुभाग देखें।
माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट में टेम्प्लेट बनाना
कस्टम पॉवरपॉइंट टेम्प्लेट बनाने के लिए:
- पॉवरपॉइंट में एक नई खाली प्रस्तुति बनाएं।
- अपना पसंदीदा डिज़ाइन, स्लाइड मास्टर्स, थीम्स, और मानक टेक्स्ट या दृश्य सामग्री जोड़ें।
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्लाइड वह लेआउट और स्टाइल प्रदर्शित करता है जिसे आप आमतौर पर उपयोग करते हैं।
- जब आप हो जाएं, तो फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर जाएं।
- सहेजें प्रकार विकल्प से पॉवरपॉइंट टेम्प्लेट (*.potx) चुनें।
- इसे एक नाम दें और इसे सहेजें।
आपके कस्टम टेम्प्लेट्स को एक्सेस करने के लिए फ़ाइल > नई चुनें और कस्टम श्रेणियों के तहत देखें।
ऑनलाइन टेम्प्लेट्स डाउनलोड करना
ऐसे समय हो सकते हैं जब निर्मित टेम्प्लेट्स आपके आवश्यकताओं के अनुकूल नहीं होते हैं या आप और अधिक विविधता चाहते हैं। आप ऑनलाइन ऑफिस टेम्प्लेट लाइब्रेरी से अतिरिक्त टेम्प्लेट्स डाउनलोड कर सकते हैं।
आप टेम्प्लेट्स को निम्न तरीके से ऑनलाइन डाउनलोड कर सकते हैं:
- वर्ड, एक्सेल, या पॉवरपॉइंट जैसे किसी भी ऑफिस एप्लिकेशन को खोलें।
- फ़ाइल > नई पर जाएं।
- खोज बॉक्स में, जो आप खोज रहे हैं उसके सीधे मेल खाने वाले कीवर्ड लिखें। आप श्रेणियों या विशेष टेम्प्लेट्स को भी ब्राउज़ कर सकते हैं।
- जब आपको एक टेम्प्लेट पसंद आता है, तो उसे देखने के लिए चुनें और उपयोग करना शुरू करने के लिए बनाएं या डाउनलोड पर क्लिक करें।
टेम्प्लेट्स साझा करना
यदि आपने एक टेम्प्लेट बनाया है जो आपको लगता है कि अन्य लोगों के लिए फायदेमंद हो सकता है, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आपको आपकी टेम्प्लेट को सह
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं