Cómo usar plantillas en Microsoft Office 2021

Editado 1 hace un día por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Office 2021 tiene muchas características que hacen que crear, editar y compartir documentos sea eficiente y fácil de usar. Una de estas características que reduce la carga de trabajo de manera significativa es el uso de plantillas. Las plantillas actúan como documentos o archivos pre-diseñados que puedes usar como punto de partida. En lugar de comenzar desde cero, puedes usar plantillas para crear de manera rápida y eficiente diferentes tipos de documentos sin preocuparte por el formato. En esta guía completa, discutiremos en profundidad cómo puedes usar efectivamente las plantillas en Microsoft Office 2021, que incluye las aplicaciones principales: Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

Comprendiendo las plantillas

Una plantilla en Microsoft Office es esencialmente un plano para crear un tipo específico de documento. Contiene configuraciones pre-configuradas, estilos y temas para iniciar rápidamente tu proceso de creación de documentos. Las plantillas se pueden usar para crear currículums, facturas, informes, folletos, presentaciones, calendarios, listas de tareas, cartas y más. Las plantillas ahorran tiempo, aseguran consistencia y son especialmente útiles para usuarios que pueden no estar familiarizados con los pormenores del formato de documentos.

Beneficios de usar plantillas

Existen muchos beneficios al usar plantillas en aplicaciones de Office. Aquí hay algunos de los beneficios más notables:

• Ahorro de tiempo: Las plantillas ahorran tiempo significativo al proporcionar un diseño ya estructurado, permitiendo a los usuarios enfocarse en agregar contenido en lugar de preocuparse por el diseño.
• Formato consistente: Las plantillas aseguran que los documentos se vean profesionales y consistentes para tareas utilizadas frecuentemente, como boletines o presentaciones.
• Facilidad de uso: Las plantillas son fáciles de usar y especialmente útiles para principiantes que pueden encontrar desalentador comenzar desde el principio.
• Personalización: Aunque las plantillas proporcionan una estructura establecida, también brindan la flexibilidad de hacer ajustes y personalizar el documento para adaptarlo a necesidades específicas.

Accediendo a plantillas en Microsoft Office 2021

Microsoft Office 2021 ofrece una variedad de plantillas integradas así como la opción de descargar plantillas adicionales en línea. Aprendamos cómo acceder a estas plantillas en diferentes aplicaciones.

Uso de plantillas en Microsoft Word

Microsoft Word se utiliza para crear documentos de texto como informes, currículums y cartas. Aquí te mostramos cómo puedes usar plantillas en Word:

1. Abre Microsoft Word.
2. En la página de inicio, verás una galería de plantillas que puedes elegir. Si no la ves, puedes ir a Archivo > Nuevo.
3. Examina las plantillas destacadas o usa la barra de búsqueda para encontrar plantillas específicas como "currículum" o "factura".
4. Selecciona la plantilla que quieres usar haciendo clic en ella.
5. Se abre un nuevo documento y puedes personalizarlo con tu propio texto y datos.
6. Para guardar el documento, ve a Archivo > Guardar como, selecciona el destino, y elige tu formato de archivo.

Ejemplo: Si quieres crear un currículum de aspecto profesional, escribe "currículum" en la barra de búsqueda. Examina las plantillas disponibles y elige una que te guste. Modifica la plantilla ingresando tus datos, como tu nombre, experiencia y habilidades. Guarda el documento y está listo para enviar a posibles empleadores.

Uso de plantillas en Microsoft Excel

Las plantillas en Excel son especialmente útiles para crear hojas de cálculo para diversos propósitos como presupuestos, calendarios y análisis de datos. Así es como puedes acceder y usar plantillas de Excel:

1. Abre Microsoft Excel.
2. Verás varias plantillas en la pantalla de inicio. Si no es visible, haz clic en Nuevo desde la barra lateral.
3. Elige entre las plantillas disponibles o usa la barra de búsqueda para necesidades específicas como "presupuesto", "factura" o "horario".
4. Elige la plantilla que desees.
5. La plantilla se abre en Excel y puedes comenzar a ingresar tus datos. Personaliza las celdas, fórmulas y formato según sea necesario.
6. Para guardar, ve a Archivo > Guardar como, elige tu ubicación de guardado y formato.

Ejemplo: Si necesitas seguir gastos, busca una plantilla de "presupuesto". Abre una plantilla que se ajuste a tu estilo e ingresa tus datos financieros. Modifica las columnas y celdas según tus necesidades presupuestarias y guarda tu trabajo para futuras actualizaciones.

Uso de plantillas en Microsoft PowerPoint

Las plantillas de PowerPoint son invaluables para crear presentaciones atractivas con diapositivas ya diseñadas y formateadas. Así es como puedes acceder a plantillas en PowerPoint:

1. Inicia Microsoft PowerPoint.
2. En la pantalla principal se mostrarán las plantillas. Si ya estás en la aplicación puedes hacer clic en Nuevo.
3. Examina plantillas exclusivas o busca un diseño o tema específico para tu presentación.
4. Elige una plantilla para comenzar. Una vez seleccionada, se abre una nueva presentación utilizando esa plantilla.
5. Agrega tu propio contenido, como texto, imágenes y datos. Personaliza las diapositivas para satisfacer las necesidades de tu presentación.
6. Guarda la presentación yendo a Archivo > Guardar como y seleccionando la ubicación y tipo de archivo deseado.

Ejemplo: Para una presentación de negocios, puedes elegir una plantilla con un tema corporativo para mantener un aspecto profesional en toda la presentación. Inserta los datos y gráficos de tu empresa, asegurándote de que cada diapositiva se alinee con el mensaje que deseas transmitir.

Uso de plantillas en Microsoft Outlook

Outlook te permite crear plantillas de correo electrónico para mensajes que envías con frecuencia. Puedes usar plantillas en Outlook para:

1. Abre Microsoft Outlook.
2. Redacta un nuevo mensaje haciendo clic en Nuevo correo.
3. Diseña el correo electrónico con el asunto, texto del cuerpo y cualquier formato que uses regularmente.
4. Una vez hecho, ve a Archivo > Guardar como.
5. En la lista Guardar como tipo, selecciona Plantilla de Outlook (*.oft).
6. Ingresa un nombre para tu plantilla y guárdala.
7. Para usar la plantilla, ve a Inicio > Nuevos elementos > Más elementos > Seleccionar formulario.
8. En el cuadro de diálogo Escoger formulario, elige Plantillas de usuario en el sistema de archivos y abre la plantilla que guardaste.

Ejemplo: Si envías actualizaciones semanales a tu equipo, crea una plantilla con un marco estructurado de tu mensaje. Guarda la plantilla y reutilízala cada semana actualizando secciones específicas con la información más reciente.

Creando tus propias plantillas

Aunque Microsoft Office 2021 ofrece una variedad de plantillas integradas, hay situaciones en las que quizás quieras crear tu propia plantilla personalizada. Crear una plantilla personalizada asegura que incluyes todos los elementos que necesitas regularmente y ajustas el diseño según tus preferencias únicas. Aquí te mostramos cómo puedes crear tu propia plantilla en Word, Excel y PowerPoint:

Creando una plantilla en Microsoft Word

Para crear una plantilla personalizada de Word:

1. Abre un nuevo documento en blanco en Microsoft Word.
2. Agrega todo el texto y elementos de diseño que quieras incluir en tu plantilla, como fuentes, encabezados, pies de página, estilos y contenido estándar.
3. Asegúrate de que tu documento tenga las configuraciones y estructuras de página correctas.
4. Una vez hecho, ve a Archivo > Guardar como.
5. En la lista Guardar como tipo, selecciona Plantilla de Word (*.dotx).
6. Proporciona un nombre para tu plantilla y guárdala en la carpeta de plantillas de Word predeterminada o en una ubicación de tu elección.

Para usar tu plantilla guardada, abre Word, haz clic en Archivo > Nuevo y selecciona Personalizado para encontrar tu plantilla.

Creando una plantilla en Microsoft Excel

Para crear una plantilla personalizada de Excel:

1. Inicia un nuevo libro en blanco en Excel.
2. Personaliza tu libro configurando las hojas necesarias, columnas, encabezados, estilos y fórmulas.
3. Tu libro debe incluir formatos de datos estándar o elementos que necesites regularmente.
4. Cuando estés listo, ve a Archivo > Guardar como.
5. Selecciona Plantilla de Excel (*.xltx) de la lista Guardar como tipo.
6. Nombra tu plantilla y guárdala en la carpeta de plantillas de Excel predeterminada.

Accede a tus plantillas guardadas yendo a Archivo > Nuevo y revisando en la sección Personal.

Creando una plantilla en Microsoft PowerPoint

Para crear una plantilla personalizada de PowerPoint:

1. Crea una presentación nueva en blanco en PowerPoint.
2. Agrega tu diseño deseado, patrones de diapositivas, temas y elementos de texto o visuales estándar.
3. Asegúrate de que cada diapositiva refleje el diseño y estilo que usas típicamente.
4. Cuando hayas terminado, ve a Archivo > Guardar como.
5. Selecciona Plantilla de PowerPoint (*.potx) de las opciones de Guardar como tipo.
6. Dale un nombre y guárdala.

Puedes acceder a tus plantillas personalizadas eligiendo Archivo > Nuevo y buscando en las categorías Personalizado.

Descargar plantillas en línea

Puede haber momentos en que las plantillas integradas no satisfacen exactamente tus necesidades o estás buscando más variedad. Puedes descargar plantillas adicionales del Centro de plantillas en línea de Office.

Puedes descargar plantillas en línea de la siguiente manera:

1. Abre cualquier aplicación de Office, como Word, Excel o PowerPoint.
2. Ve a Archivo > Nuevo.
3. En el cuadro de búsqueda, escribe palabras clave relacionadas directamente con lo que buscas. También puedes examinar categorías o plantillas destacadas.
4. Cuando encuentres una plantilla que te guste, selecciónala para ver una vista previa y haz clic en Crear o Descargar para empezar a usarla.

Compartiendo plantillas

Si has creado una plantilla que crees que podría beneficiar a otros, Microsoft Office te permite compartir tu plantilla con colegas o entre diferentes dispositivos. Puedes enviar el archivo de plantilla por correo electrónico o usar servicios en la nube como OneDrive para compartir un enlace.

1. Encuentra tu archivo de plantilla, que tendrá una extensión como .dotx para Word, .xltx para Excel o .potx para PowerPoint.
2. Selecciona el archivo, haz clic derecho y elige Compartir o Enviar para enviarlo por correo electrónico o subirlo a un disco compartido.

Consejos adicionales para usar plantillas

Considera los siguientes consejos para usar plantillas de manera efectiva en Microsoft Office 2021:

• Actualiza tus plantillas regularmente para reflejar nuevas tendencias de diseño o necesidades organizacionales.
• Organiza tus plantillas en carpetas o categorías específicas para hacerlas más fáciles de encontrar.
• Cuando descargues plantillas en línea, asegúrate de que sean compatibles con Office 2021.
• Las personalizaciones básicas, como cambiar colores y fuentes, pueden ayudar a que la plantilla sea más personalizada.

Conclusión

Las plantillas en Microsoft Office 2021 son un gran beneficio para aumentar la productividad y mantener la consistencia en diferentes tipos de documentos. Ya sea que estés creando presentaciones, escribiendo informes, administrando presupuestos o enviando correos electrónicos repetitivos, las plantillas reducen la molestia de comenzar desde cero, proporcionando tanto diseños prediseñados como espacio para la creatividad. Al comprender cómo aprovechar efectivamente las plantillas, puedes agilizar significativamente tu flujo de trabajo y asegurar que todas tus producciones destaquen por su profesionalismo y claridad.

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