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如何在Excel 2016中使用模板
已编辑 2 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 2 几周前
Microsoft Excel 2016具有一个强大的功能称为模板，它可以显著提高您的工作效率。模板为您的电子表格提供预先设计的布局，使您能够专注于输入数据，而不是浪费宝贵的时间在格式和设计上。无论您是需要创建预算、发票，还是管理项目，Excel模板都可以节省时间和精力。本文将引导您了解如何在Excel 2016中使用模板，涵盖基础知识并提供一些技巧，以充分利用此功能。
了解Excel中的模板
在学习如何使用模板之前，理解什么是模板很重要。Excel中的模板是一个包含预定义格式和公式、针对特定任务优化的工作簿。当您使用模板创建电子表格时，实际上是在使用一个已经为您的数据类型设置了参数和样式的现成框架。模板很有用，因为它们减少了重复性任务，保持文档一致性，并以最小的努力提供专业质量的设计。
访问Excel模板
在Excel 2016中使用模板很简单。当您打开Excel时，您会看到启动屏幕。此屏幕通常显示可立即使用的模板图库。要访问更多模板：
- 点击窗口左上角的文件菜单。
- 从侧面板中选择新建。这将打开一个新页面，提供创建空白工作簿或使用模板的选项。
- 浏览可用的特色模板或使用搜索栏查找特定模板。Microsoft提供了适合不同类别的广泛模板，包括日历、名片和复杂的财务模型。
使用可用的模板
一旦您选择了最适合您需求的模板，就可以开始用您的数据填充它。每个模板都设计有其预期用途的字段和格式。
- 点击模板缩略图。预览窗口将出现，提供有关模板布局及其预期用途的更多信息。
- 点击创建以下载模板并在新工作簿中打开。
- 导航到模板并开始在适当的字段中输入您的信息。注意任何占位符文本，因为它们通常指示您的数据应该放在哪些地方。
- 如果模板包含公式，请确保正确输入相应的数据，使计算能够自动更新。对包含计算或函数的电子表格，Excel模板尤其强大。
自定义模板
不论模板多全面，您可能仍需自定义以更好地满足您的需求。Excel 2016允许您修改模板的各个元素：
- 更改文本：点击任何单元格以编辑其内容。用您自己的文字替换默认文本，并确保它与文档的整体目的对齐。
- 调整格式：您可以通过开始选项卡的格式化选项更改字体、颜色和样式。
- 修改或添加公式：如果需要额外的计算，您可以添加新公式。这是为了确保更改不会影响模板的预期功能。
- 插入或删除行和列：通过添加或删除行或列自定义布局。右键单击行或列标题以查看这些选项。
- 调整布局：使用页面布局选项卡来修改文档打印时的外观。这包括方向、边距和缩放选项。
创建您自己的模板
有时，可用模板可能不适合您的特定需求，或者您可能经常创建类似文档。在这种情况下，Excel允许创建自定义模板，以便在未来的项目中节省时间：
- 创建一个空白工作簿并根据您的需求进行设计。这包括设置标题、公式、样式和数据验证。
- 当您的文档完成并按照您希望的格式设置后，点击文件菜单。
- 选择另存为，选择保存位置，并在文件类型下拉菜单中选择Excel模板（.xltx）。
- 命名您的模板并保存。它现在可用于作为未来文档的起点使用。
有效使用模板的提示
即使模板使用起来很简单，以下几个提示可以帮助您最大化其好处：
- 定期更新模板：如果有自定义模板，定期查看并更新它们，以包括您经常使用的基本格式的任何改进或更改。
- 使用占位符文本：充分利用占位符文本，以确保您在正确的部分输入数据。这些可以指导您的数据输入过程并减少错误。
- 备份自定义模板：如果您花了很多时间设计自定义模板，请备份它们以避免意外的数据丢失。
- 共享模板：如果您正在团队中工作，分享有用的模板以促进标准化格式，并简化Excel文件的协作工作。
- 在线探索：随着业务需求的变化，密切关注Microsoft或第三方提供的新模板产品。不断更新的在线资源库可能包含能够改善您的工作效率的创新设计。
常用的Excel模板
虽然您使用的具体模板将取决于您的需求，但在不同工作环境中常用的一些模板包括：
- 预算模板：这些有助于为个人或企业需求制定财务计划。它们通常包含收入、支出和储蓄的预定义表格，以及汇总图表。
- 日历模板：对安排、跟踪日程和项目时间表很有用。这些模板视觉上令人愉悦，能快速了解每日和每月日程。
- 发票模板：企业的重要工具，通过包含客户、提供的服务、成本和使用Excel公式的总计算字段，简化了开票过程。
- 项目管理模板：这类模板通常包括甘特图、任务列表和时间表，为项目目标和团队分配提供有效的监督。
- 费用报告：用于记录和处理费用申报的模板，既适合个人也适合组织使用。
结论
Excel 2016的模板功能是一个多功能工具，可以大大提高您的工作效率和可靠性。使用模板，用户可以在工作表中确保一致性和专业性，节省重复任务的时间，并避免多次重新输入相同的电子表格。熟悉这一功能并将其整合到您的Excel使用中，能带来显著的生产力和文档管理的改进。广泛选择的可用模板满足各种需求，而创建自定义模板的选项则为满足特定要求提供灵活性。使用模板，享受更简化和高效的Excel体验。
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