Как использовать шаблоны в Excel 2016

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelШаблоныЭлектронная таблицаДизайнНастройкаПродуктивностьWindowsMacФорматированиеДанные

Microsoft Excel 2016 имеет мощную функцию, называемую шаблонами, которая может значительно увеличить вашу продуктивность. Шаблоны предоставляют заранее разработанную структуру для вашей таблицы, позволяя вам сосредоточиться на вводе данных, а не тратить время на форматирование и дизайн. Будь то создание бюджета, счета-фактуры или управление проектом, шаблоны Excel могут сэкономить ваше время и усилия. Этот документ проведет вас через процесс использования шаблонов в Excel 2016, охватывая основы и предоставляя советы и рекомендации для максимального использования этой функции.

Понимание шаблонов в Excel

Прежде чем учиться использовать шаблоны, важно понять, что это такое. Шаблон в Excel — это рабочая книга, содержащая предварительно определенное форматирование и формулы, оптимизированные для конкретных задач. Когда вы создаете таблицу с использованием шаблона, вы фактически используете готовую структуру, которая уже имеет заданные параметры и стиль для вашего типа данных. Шаблоны полезны, потому что они уменьшают количество повторяющихся задач, поддерживают согласованность в документах и предоставляют профессиональные дизайны при минимальных усилиях.

Доступ к шаблонам Excel

Начать работу с шаблонами в Excel 2016 легко. Когда вы открываете Excel, вы видите стартовый экран. Этот экран часто отображает галерею доступных шаблонов, которые можно использовать сразу же. Чтобы получить доступ к дополнительным шаблонам:

1. Нажмите меню Файл в верхнем левом углу окна.
2. Выберите Создать из боковой панели. Это откроет новую страницу с вариантами создания пустой рабочей книги или использования шаблона.
3. Просмотрите представленные шаблоны или используйте строку поиска для нахождения определенных шаблонов. Microsoft предлагает широкий ассортимент шаблонов, подходящих для различных категорий, включая календари, визитки и сложные финансовые модели.

Использование доступных шаблонов

После того как вы выбрали шаблон, который наилучшим образом подходит для ваших нужд, вы можете начать заполнять его своими данными. Каждый шаблон разработан с учетом полей и формата для его предполагаемого использования.

1. Нажмите на миниатюру шаблона. Появится окно предварительного просмотра, предоставляющее больше информации о макете и предполагаемом использовании шаблона.
2. Нажмите Создать, чтобы скачать шаблон и открыть его в новой рабочей книге.
3. Перейдите к шаблону и начните вводить информацию в соответствующие поля. Обратите внимание на любой текст-заполнитель, так как они часто указывают, где должны быть введены ваши данные.
4. Если шаблон включает формулы, убедитесь, что соответствующие данные введены правильно, чтобы расчеты обновлялись автоматически. Шаблоны Excel особенно мощны для таблиц, содержащих вычисления или функции.

Настройка шаблонов

Если бы шаблон не был столь полным, вам может потребоваться настроить его для лучшего соответствия вашим нуждам. Excel 2016 позволяет изменять различные элементы шаблона:

• Изменить текст: Нажмите в любую ячейку, чтобы отредактировать ее содержимое. Замените стандартный текст на свой, убедившись, что он соответствует общей цели документа.
• Изменить форматирование: Вы можете изменить шрифты, цвета и стили с помощью опций форматирования на вкладке Главная.
• Изменить или добавить формулы: Если требуются дополнительные расчеты, вы можете добавить новые формулы. Это необходимо, чтобы убедиться, что изменения не нарушают функциональность шаблона.
• Вставить или удалить строки и столбцы: Настройте макет, добавляя или удаляя строки или столбцы. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовок строки или столбца, чтобы увидеть эти параметры.
• Настроить макет: Используйте вкладку Разметка страницы, чтобы изменить, как документ будет выглядеть при печати. Это включает ориентацию, поля и параметры масштабирования.

Создание собственных шаблонов

Иногда доступные шаблоны могут не соответствовать вашим специфическим потребностям, или вы можете часто создавать похожие документы. В таких случаях Excel позволяет создавать собственные шаблоны, экономя время на будущих проектах:

1. Создайте пустую рабочую книгу и оформите ее в соответствии с вашими нуждами. Это включает установку заголовков, формул, стилей и проверку данных.
2. Когда ваш документ будет завершен и отформатирован по вашему усмотрению, нажмите Файл.
3. Выберите Сохранить как, выберите место для сохранения и в выпадающем меню Тип файла выберите Шаблон Excel (.xltx).
4. Назовите ваш шаблон и сохраните его. Теперь он будет доступен для использования в качестве отправной точки для будущих документов.

Советы по эффективному использованию шаблонов

Хотя шаблоны могут быть простыми, несколько советов помогут вам максимально использовать их преимущества:

• Регулярно обновляйте шаблоны: Если у вас есть пользовательские шаблоны, регулярно просматривайте и обновляйте их, чтобы включать любые улучшения или изменения в базовом форматировании, которое вы часто используете.
• Используйте заполнители: Полностью используйте текст-заполнитель, чтобы убедиться, что вы вводите данные в правильные разделы. Они могут направлять ваш процесс ввода данных и уменьшать ошибки.
• Резервное копирование пользовательских шаблонов: Если вы потратили много времени на разработку пользовательских шаблонов, создайте их резервную копию, чтобы избежать неожиданной потери данных.
• Делитесь шаблонами: Если вы работаете в команде, делитесь полезными шаблонами, чтобы способствовать стандартизации форматирования и упростить совместную работу с файлами Excel.
• Изучайте онлайн: Поскольку бизнес-потребности развиваются, следите за новыми предложениями шаблонов от Microsoft или сторонних участников. Постоянно обновляемые онлайн-репозитории могут содержать инновационные дизайны, которые могут улучшить ваш рабочий процесс.

Наиболее часто используемые шаблоны Excel

Хотя конкретные шаблоны, которые вы используете, зависят от ваших нужд, несколько шаблонов часто используются в различных рабочих средах:

• Шаблоны бюджета: Они помогают создавать финансовые планы для личных или деловых нужд. Обычно они содержат заранее определенные таблицы для доходов, расходов и сбережений, а также сводные диаграммы.
• Шаблоны календаря: Полезны для планирования встреч и отслеживания сроков проектов. Эти шаблоны визуально привлекательны и быстро дают представление о ежедневных и месячных расписаниях.
• Шаблоны счетов-фактур: Ключевой инструмент для бизнеса, они упрощают процесс выставления счетов, включая поля для клиентов, оказанных услуг, стоимости и расчета общей суммы с использованием формул Excel.
• Шаблоны управления проектами: Часто включают диаграммы Ганта, списки задач и графики, предоставляя эффективный способ контроля целей проекта и распределения заданий среди команды.
• Шаблоны отчетов о расходах: Используются для записи и обработки заявок на возврат расходов, полезны как для личных, так и для организационных целей.

Вывод

Функция шаблона в Excel 2016 — это универсальный инструмент, который может значительно повысить эффективность и надежность вашей работы. Используя шаблоны, пользователи могут гарантировать согласованность и профессионализм в своих рабочих книгах, экономить время на повторяющихся задачах и избегать повторного ввода тех же таблиц несколько раз. Ознакомление с этой функцией и интеграция ее в ваше использование Excel может привести к значительным улучшениям в продуктивности и управлении документами. Широкий выбор доступных шаблонов удовлетворяет различные потребности, в то время как возможность создания собственного шаблона предоставляет гибкость для удовлетворения специфических требований. Воспользуйтесь шаблонами для более рационализированного и эффективного использования Excel.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление