Como usar modelos no Excel 2016

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Excel 2016 possui um recurso poderoso chamado modelos, que pode aumentar significativamente sua produtividade. Os modelos fornecem um layout pré-projetado para sua planilha, permitindo que você se concentre na inserção de dados ao invés de gastar tempo valioso em formatação e design. Quer você precise criar um orçamento, uma fatura ou gerenciar um projeto, os modelos do Excel podem economizar tempo e esforço. Este documento o guiará pelo processo de uso de modelos no Excel 2016, cobrindo o básico e fornecendo dicas e truques para aproveitar ao máximo esse recurso.

Entendendo os modelos no Excel

Antes de aprender como usar modelos, é importante entender o que eles são. Um modelo no Excel é uma pasta de trabalho que contém formatação e fórmulas predefinidas otimizadas para tarefas específicas. Quando você cria uma planilha usando um modelo, está essencialmente usando uma estrutura pronta que já possui parâmetros e estilo definidos para o seu tipo de dados. Os modelos são úteis porque reduzem tarefas repetitivas, mantêm a consistência nos seus documentos e fornecem designs de qualidade profissional com mínimo esforço.

Acessando modelos do Excel

Começar a usar modelos no Excel 2016 é fácil. Quando você abre o Excel, você vê a tela inicial. Esta tela muitas vezes exibe uma galeria de modelos disponíveis que podem ser usados imediatamente. Para acessar modelos adicionais:

1. Clique no menu Arquivo no canto superior esquerdo da janela.
2. Selecione Novo no painel lateral. Isso abrirá uma nova página com opções para criar uma pasta de trabalho em branco ou usar um modelo.
3. Navegue pelos modelos em destaque disponíveis ou use a barra de pesquisa para encontrar modelos específicos. A Microsoft oferece uma ampla gama de modelos adequados para diferentes categorias, incluindo calendários, cartões de visita e modelos financeiros complexos.

Usando os modelos disponíveis

Depois de escolher o modelo que melhor atende às suas necessidades, você pode começar a preenchê-lo com seus dados. Cada modelo é projetado com os campos e formato para seu uso pretendido.

1. Clique na miniatura do modelo. Uma janela de visualização aparecerá, fornecendo mais informações sobre o layout do modelo e seu propósito.
2. Clique em Criar para baixar o modelo e abri-lo em uma nova pasta de trabalho.
3. Navegue até o modelo e comece a inserir suas informações nos campos apropriados. Preste atenção ao texto de exemplo, pois ele geralmente indica onde seus dados devem ir.
4. Se o modelo incluir fórmulas, certifique-se de que os dados correspondentes sejam inseridos corretamente para que os cálculos sejam atualizados automaticamente. Os modelos do Excel são especialmente poderosos para planilhas que contêm cálculos ou funções.

Personalizando os modelos

Não importa o quão abrangente seja o modelo, você pode precisar personalizá-lo para atender melhor às suas necessidades. O Excel 2016 permite que você modifique vários elementos do modelo:

• Alterar texto: Clique em qualquer célula para editar seu conteúdo. Substitua o texto padrão pelo seu, garantindo que ele se alinhe com o propósito geral do documento.
• Ajustar formatação: Você pode mudar fontes, cores e estilos através das opções de Formatação do guia Página Inicial.
• Modificar ou adicionar fórmulas: Se cálculos adicionais forem necessários, você pode adicionar novas fórmulas. Isso é necessário para garantir que as alterações não comprometam as funcionalidades pretendidas do modelo.
• Inserir ou excluir linhas e colunas: Personalize o layout adicionando ou excluindo linhas ou colunas. Clique com o botão direito no cabeçalho da linha ou coluna para ver essas opções.
• Ajustar o layout: Use a guia Layout da Página para modificar como o documento aparecerá quando impresso. Isso inclui orientação, margens e opções de escala.

Criando seus próprios modelos

Às vezes, os modelos disponíveis podem não atender às suas necessidades específicas, ou você pode criar documentos semelhantes com frequência. Nesses casos, o Excel permite criar modelos personalizados, o que pode economizar tempo em projetos futuros:

1. Crie uma pasta de trabalho em branco e projete-a conforme suas necessidades. Isso inclui definir títulos, fórmulas, estilos e validação de dados.
2. Quando seu documento estiver completo e formatado conforme desejado, clique no menu Arquivo.
3. Selecione Salvar Como, escolha um local para salvar e no menu suspenso Tipo, selecione Modelo do Excel (.xltx).
4. Nomeie seu modelo e salve-o. Ele estará disponível para uso como ponto de partida para documentos futuros.

Dicas para usar modelos de forma eficaz

Embora os modelos possam ser simples, algumas dicas podem ajudar a maximizar seus benefícios:

• Atualize os modelos regularmente: Se você possui modelos personalizados, revise-os e atualize-os periodicamente para incluir melhorias ou alterações na formatação básica que você usa regularmente.
• Use texto de exemplo: Aproveite ao máximo o texto de exemplo para garantir que você está inserindo dados nas seções corretas. Eles podem guiar seu processo de entrada de dados e reduzir erros.
• Faça backup dos modelos personalizados: Se você dedicou muito tempo para projetar modelos personalizados, faça backup deles para evitar perda inesperada de dados.
• Compartilhe modelos: Se você estiver trabalhando em equipe, compartilhe modelos úteis para promover a padronização da formatação e simplificar os esforços colaborativos nos arquivos do Excel.
• Explore online: À medida que as necessidades empresariais evoluem, fique atento a novas ofertas de modelos da Microsoft ou de colaboradores externos. Repositórios online constantemente atualizados podem conter designs inovadores que podem melhorar seu fluxo de trabalho.

Modelos de Excel comumente usados

Embora os modelos específicos que você usa dependam de suas necessidades, vários modelos são comumente usados em diferentes ambientes de trabalho:

• Modelos de orçamento: Eles ajudam a criar planos financeiros para necessidades pessoais ou empresariais. Muitas vezes contêm tabelas predefinidas para receitas, despesas e economias, além de gráficos resumidos.
• Modelos de calendário: Úteis para agendamentos, acompanhamento de compromissos e cronogramas de projetos. Esses modelos são visualmente agradáveis e fornecem uma ideia rápida dos horários diários e mensais.
• Modelos de fatura: Uma ferramenta chave para empresas, eles simplificam o processo de faturamento, incluindo campos para clientes, serviços prestados, custos e cálculos totais usando fórmulas do Excel.
• Modelos de gerenciamento de projetos: Muitas vezes incluem gráficos de Gantt, listas de tarefas e cronogramas, fornecendo uma maneira eficiente de supervisionar metas de projetos e atribuições de equipe.
• Relatórios de despesas: Modelos para registrar e processar solicitações de despesas, úteis para fins pessoais e organizacionais.

Conclusão

O recurso de modelos do Excel 2016 é uma ferramenta versátil que pode aumentar muito a eficiência e a confiabilidade do seu trabalho. Usando modelos, os usuários podem garantir consistência e profissionalismo em suas planilhas, economizar tempo em tarefas repetitivas e evitar digitar as mesmas planilhas várias vezes. Familiarizando-se com este recurso e integrando-o ao seu uso do Excel, você pode obter melhorias significativas em produtividade e gerenciamento de documentos. A ampla seleção de modelos disponíveis atende a uma variedade de necessidades, enquanto a opção de criar um modelo personalizado oferece flexibilidade para atender a requisitos específicos. Adote os modelos para uma experiência do Excel mais simplificada e eficiente.

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