Excel 2016 में टेम्प्लेट्स का उपयोग कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Excel 2016 में टेम्प्लेट्स नामक एक शक्तिशाली विशेषता उपलब्ध है, जो आपके उत्पादकता को बहुत बढ़ा सकती है। टेम्प्लेट्स आपके स्प्रेडशीट के लिए एक पूर्व-डिज़ाइन लेआउट प्रदान करते हैं, जिससे आप अपने डेटा को दर्ज करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, बजाय की मूल्यवान समय को फ़ॉर्मेटिंग और डिज़ाइन पर व्यय करने के। चाहे आपको बजट, इनवॉइस बनाना हो, या प्रोजेक्ट का प्रबंधन करना हो, Excel टेम्प्लेट्स समय और प्रयास को बचा सकते हैं। यह दस्तावेज़ आपको Excel 2016 में टेम्प्लेट्स का उपयोग करने की प्रक्रिया को समझाने के लिए मार्गदर्शन करेगा, जिसमें बुनियादी बातें और इस विशेषता का अधिकतम लाभ उठाने के लिए सुझाव और टिप्स शामिल हैं।

Excel में टेम्प्लेट्स को समझना

टेम्प्लेट्स का उपयोग करने से पहले यह समझना महत्वपूर्ण है कि वे क्या होते हैं। Excel में एक टेम्प्लेट एक कार्यपुस्तिका होती है जिसमें विशेष कार्यों के लिए अनुकूलित पूर्वनिर्धारित फ़ॉर्मेटिंग और सूत्र होते हैं। जब आप एक टेम्प्लेट का उपयोग करके एक स्प्रेडशीट बनाते हैं, तो आप वास्तव में एक तैयार फ्रेमवर्क का उपयोग कर रहे होते हैं जिसमें पहले से ही आपके डेटा के प्रकार के लिए मापदंड और स्टाइल सेट होते हैं। टेम्प्लेट्स उपयोगी होते हैं क्योंकि वे पुनरावृत्त कार्यों को कम करते हैं, आपके दस्तावेजों में एकरूपता बनाए रखते हैं, और न्यूनतम प्रयास के साथ पेशेवर गुणवत्ता वाले डिज़ाइन प्रदान करते हैं।

Excel टेम्प्लेट्स तक पहुंचना

Excel 2016 में टेम्प्लेट्स के साथ शुरू करना आसान है। जब आप Excel खोलते हैं, तो आप स्टार्टअप स्क्रीन देखते हैं। यह स्क्रीन अक्सर उपलब्ध टेम्प्लेट्स की एक गैलरी दिखाती है जिसका तुरंत उपयोग किया जा सकता है। अतिरिक्त टेम्प्लेट्स तक पहुंचने के लिए:

1. विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।
2. साइड पैनल से नया चुनें। यह एक नया पृष्ठ खोलेगा जिसमें एक ब्लैंक कार्यपुस्तिका बनाने के विकल्प या एक टेम्प्लेट का उपयोग करने के विकल्प होंगे।
3. उपलब्ध टेम्प्लेट्स का पूर्वावलोकन करें या विशेष टेम्प्लेट्स खोजने के लिए खोज बार का उपयोग करें। Microsoft विभिन्न श्रेणियों के लिए उपयुक्त टेम्प्लेट्स की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है, जिसमें कैलेंडर, बिजनेस कार्ड्स, और जटिल वित्तीय मॉडल शामिल हैं।

उपलब्ध टेम्प्लेट्स का उपयोग करना

एक बार जब आपने अपने जरूरतों के अनुसार सबसे अच्छा टेम्प्लेट चुन लिया है, तो आप इसे अपने डेटा के साथ भरना शुरू कर सकते हैं। प्रत्येक टेम्प्लेट को उसके उपयोग के लिए फ़ील्ड्स और फ़ॉर्मेट के साथ डिज़ाइन किया गया है।

1. टेम्प्लेट के थंबनेल पर क्लिक करें। एक पूर्वावलोकन विंडो दिखाई देगी, जो टेम्प्लेट लेआउट और उसके उद्देश्य के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करेगी।
2. बनाएँ पर क्लिक करें ताकि टेम्प्लेट डाउनलोड हो और एक नई कार्यपुस्तिका में खुल जाए।
3. टेम्प्लेट पर नेविगेट करें और उचित फ़ील्ड्स में अपनी जानकारी दर्ज करना शुरू करें। किसी भी प्लेसहोल्डर टेक्स्ट पर ध्यान दें क्योंकि वे अक्सर संकेत देते हैं कि आपका डेटा कहां जाना चाहिए।
4. यदि टेम्प्लेट में फार्मूले शामिल हैं, तो सुनिश्चित करें कि संबंधित डेटा सही तरीके से दर्ज किया गया है ताकि गणनाएं स्वचालित रूप से अपडेट हों। Excel के टेम्प्लेट्स खासकर उन स्प्रेडशीट्स के लिए शक्तिशाली होते हैं जिनमें गणनाएं या फंक्शन्स होते हैं।

टेम्प्लेट्स को अनुकूलित करना

कोई फर्क नहीं पड़ता कि टेम्प्लेट कितना व्यापक है, आपको इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करने की आवश्यकता हो सकती है। Excel 2016 आपको टेम्प्लेट के विभिन्न तत्वों को संशोधित करने की अनुमति देता है:

• टेक्स्ट बदलें: किसी भी सेल में क्लिक करें ताकि उसके सामग्री को संपादित किया जा सके। डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट को अपने से बदलें, सुनिश्चित करें कि यह दस्तावेज़ के समग्र उद्देश्य के साथ मेल खाता है।
• फॉर्मेटिंग समायोजित करें: आप फॉन्ट्स, रंग, और शैलियों को होम टैब की फॉर्मेटिंग विकल्पों के माध्यम से बदल सकते हैं।
• सूत्रों को संशोधित या जोड़ें: यदि अतिरिक्त गणनाओं की आवश्यकता हो, तो आप नए सूत्र जोड़ सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि परिवर्तन टेम्प्लेट की अभिप्रेत कार्यक्षमता को प्रभावित नहीं करते।
• पंक्तियाँ और स्तंभ जोड़ें या हटाएं: लेआउट को अनुकूलित करने के लिए पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ें या हटाएं। इन विकल्पों को देखने के लिए पंक्ति या स्तंभ हैडर पर राइट-क्लिक करें।
• लेआउट समायोजित करें: पेज लेआउट टैब का उपयोग करें ताकि यह संशोधित किया जा सके कि दस्तावेज़ प्रिंट होने पर कैसे दिखेगा। इसमें स्पष्टीकरण, मार्जिन्स, और स्केलिंग विकल्प शामिल हैं।

अपने स्वयं के टेम्प्लेट्स बनाना

कभी-कभी, उपलब्ध टेम्प्लेट्स आपकी विशेष आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त नहीं हो सकते हैं, या आप अक्सर समान दस्तावेज़ बनाते हैं। ऐसे मामलों में, Excel कस्टम टेम्प्लेट्स बनाने की अनुमति देता है, जो भविष्य की परियोजनाओं पर समय बचा सकते हैं:

1. एक ब्लैंक कार्यपुस्तिका बनाएं और इसे अपनी जरूरतों के अनुसार डिज़ाइन करें। इसमें टाइटल्स, फार्मूले, स्टाइल्स, और डेटा वैलिडेशन सेट करना शामिल है।
2. जब आपका दस्तावेज़ पूरा हो और इच्छित रूप से फ़ॉर्मेटेड हो जाए, तो फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।
3. सेव एज चुनें, एक स्थान चुनें, और सेव एज प्रकार ड्रॉपडाउन मेन्यू में Excel टेम्प्लेट (.xltx) चुनें।
4. अपने टेम्प्लेट का नाम रखें और इसे सेव करें। अब यह भविष्य के दस्तावेजों के लिए एक आरंभिक बिंदु के रूप में उपलब्ध होगा।

टेम्प्लेट्स को प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए सुझाव

हालांकी टेम्प्लेट्स सरल हो सकते हैं, कुछ सुझाव आपको उनके लाभों का अधिकतम उपयोग करने में मदद कर सकते हैं:

• टेम्प्लेट्स को नियमित रूप से अपडेट करें: यदि आपके पास कस्टम टेम्प्लेट्स हैं, तो उन्हें नियमित रूप से समीक्षा और अपडेट करें ताकि वे आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले बुनियादी फार्मेटिंग में किसी भी सुधार या बदलाव को शामिल करें।
• प्लेसहोल्डर टेक्स्ट का उपयोग करें: सही अनुभागों में डेटा दर्ज कर रहे हैं यह सुनिश्चित करने के लिए प्लेसहोल्डर टेक्स्ट का पूर्ण उपयोग करें। ये आपके डेटा इनपुट प्रक्रिया को मार्गदर्शित कर सकते हैं और त्रुटियों को कम कर सकते हैं।
• कस्टम टेम्प्लेट्स का बैकअप लें: यदि आपने कस्टम टेम्प्लेट्स को डिज़ाइन करने में बहुत समय व्यतीत किया है, तो अप्रत्याशित डेटा हानि से बचने के लिए उनका बैकअप लें।
• टेम्प्लेट्स साझा करें: यदि आप एक टीम के रूप में काम कर रहे हैं, तो उपयोगी टेम्प्लेट्स साझा करें ताकि संपत्तीकृत फॉर्मेटिंग को बढ़ावा मिल सके और Excel फाइल्स पर सहयोगी प्रयासों को सरल किया जा सके।
• ऑनलाइन एक्सप्लोर करें: जैसे-जैसे व्यापार आवश्यकताएं विकसित हो रही हैं, नई टेम्प्लेट ऑफरिंग्स के लिए Microsoft या तीसरे पक्ष के योगदानकर्ताओं का ध्यान रखें। लगातार अपडेटेड ऑनलाइन रिपॉजिटरीज में नवाचारकारी डिज़ाइन हो सकते हैं जो आपके वर्कफ़्लो को सुधार सकते हैं।

आम तौर पर उपयोग किए जाने वाले Excel टेम्प्लेट्स

हालांकि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले विशेष टेम्प्लेट्स आपकी जरूरतों पर निर्भर करेंगे, कई टेम्प्लेट्स विभिन्न कार्य वातावरणों में आमतौर पर उपयोग होते हैं:

• बजट टेम्प्लेट्स: ये व्यक्तिगत या व्यापारिक आवश्यकताओं के लिए वित्तीय योजनाएँ बनाने में मदद करते हैं। इनमें अक्सर आय, व्यय, और बचत के लिए पूर्व-निर्धारित तालिकाएँ होती हैं, साथ ही सारांश चार्ट्स भी होते हैं।
• कैलेंडर टेम्प्लेट्स: शेड्यूलिंग, नियुक्तियों का ट्रैकिंग, और प्रोजेक्ट टाइमलाइन के लिए उपयोगी होते हैं। ये टेम्प्लेट्स दृश्यरूप से आकर्षक होते हैं और दैनिक और मासिक शेड्यूल्स की जल्दी से जानकारी देते हैं।
• इनवॉइस टेम्प्लेट्स: व्यवसायों के लिए एक मुख्य उपकरण, वे बिलिंग प्रक्रिया को सरल करते हैं जिसमें ग्राहकों, प्रदान की गई सेवाओं, लागतों, और Excel फार्मूले का उपयोग करके कुल गणनाएँ शामिल होती हैं।
• प्रोजेक्ट प्रबंधन टेम्प्लेट्स: इनमें अक्सर गैंट चार्ट्स, कार्य सूची, और टाइमलाइन होते हैं, जो प्रोजेक्ट लक्ष्यों और टीम असाइनमेंट्स की दृष्टि में मदद करते हैं।
• व्यय रिपोर्ट्स: व्यय के दावे दर्ज करने और प्रोसेस करने के लिए टेम्प्लेट्स, व्यक्तिगत और संगठनात्मक उद्देश्यों दोनों के लिए उपयोगी होते हैं।

निष्कर्ष

Excel 2016 का टेम्प्लेट फीचर एक बहुमुखी उपकरण है जो आपके काम की दक्षता और विश्वसनीयता को बहुत बढ़ा सकता है। टेम्प्लेट्स का उपयोग करके, उपयोगकर्ता अपने वर्कशीट्स में स्थिरता और पेशेवरता सुनिश्चित कर सकते हैं, पुनरावृत्ति कार्यों पर समय बचा सकते हैं, और एक ही स्प्रेडशीट को बार-बार टाइप करने से बच सकते हैं। इस फीचर के साथ परिचित होना और इसे आपके Excel उपयोग में शामिल करना उत्पादकता और दस्तावेज़ प्रबंधन में महत्वपूर्ण सुधार ला सकता है। उपलब्ध टेम्प्लेट्स की व्यापक श्रेणी विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करती है, जबकि कस्टम टेम्प्लेट बनाने का विकल्प विशेष आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए लचीलापन प्रदान करता है। टेम्प्लेट्स को अपनाएं एक अधिक सुव्यवस्थित और कुशल Excel अनुभव के लिए।

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