Cómo usar plantillas en Excel 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Excel 2016 tiene una poderosa función llamada plantillas, que puede mejorar significativamente su productividad. Las plantillas proporcionan un diseño preestablecido para su hoja de cálculo, permitiéndole concentrarse en ingresar sus datos en lugar de gastar tiempo valioso en formato y diseño. Ya sea que necesite crear un presupuesto, factura o gestionar un proyecto, las plantillas de Excel pueden ahorrar tiempo y esfuerzo. Este documento le guiará a través del proceso de uso de plantillas en Excel 2016, cubriendo lo básico y proporcionando consejos y trucos para aprovechar al máximo esta función.

Entendiendo las plantillas en Excel

Antes de aprender a usar las plantillas, es importante entender qué son. Una plantilla en Excel es un libro de trabajo que contiene formatos y fórmulas predefinidos optimizados para tareas específicas. Cuando crea una hoja de cálculo usando una plantilla, esencialmente está utilizando un marco ya listo que ya tiene parámetros y estilos establecidos para su tipo de datos. Las plantillas son útiles porque reducen tareas repetitivas, mantienen la consistencia a través de sus documentos y brindan diseños de calidad profesional con un mínimo esfuerzo.

Accediendo a las plantillas de Excel

Comenzar con plantillas en Excel 2016 es fácil. Cuando abre Excel, ve la pantalla de inicio. Esta pantalla a menudo muestra una galería de plantillas disponibles que pueden usarse de inmediato. Para acceder a plantillas adicionales:

1. Haga clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana.
2. Seleccione Nuevo del panel lateral. Esto abrirá una nueva página con opciones para crear un libro en blanco o usar una plantilla.
3. Navegue por las plantillas destacadas disponibles o use la barra de búsqueda para encontrar plantillas específicas. Microsoft ofrece una amplia gama de plantillas adecuadas para diferentes categorías, incluidas calendarios, tarjetas de presentación y modelos financieros complejos.

Usando las plantillas disponibles

Una vez que haya elegido la plantilla que mejor se adapte a sus necesidades, puede comenzar a llenarla con sus datos. Cada plantilla está diseñada con los campos y formatos para su uso previsto.

1. Haga clic en la miniatura de la plantilla. Aparecerá una ventana de vista previa, proporcionando más información sobre el diseño de la plantilla y su propósito previsto.
2. Haga clic en Crear para descargar la plantilla y abrirla en un nuevo libro de trabajo.
3. Navegue a la plantilla y comience a ingresar su información en los campos apropiados. Preste atención a cualquier texto de marcador de posición, ya que suele indicar dónde deben ir sus datos.
4. Si la plantilla incluye fórmulas, asegúrese de que los datos correspondientes estén ingresados correctamente para que los cálculos se actualicen automáticamente. Las plantillas de Excel son especialmente potentes para hojas de cálculo que contienen cálculos o funciones.

Personalizando las plantillas

No importa cuán completa sea la plantilla, es posible que necesite personalizarla para adaptarla mejor a sus necesidades. Excel 2016 le permite modificar varios elementos de la plantilla:

• Cambiar texto: Haga clic en cualquier celda para editar su contenido. Reemplace el texto predeterminado con el suyo propio, asegurándose de que esté alineado con el propósito general del documento.
• Ajustar formato: Puede cambiar fuentes, colores y estilos a través de las opciones de Formato en la pestaña Inicio.
• Modificar o agregar fórmulas: Si se requieren cálculos adicionales, puede agregar nuevas fórmulas. Esto es necesario para asegurar que los cambios no comprometan las funcionalidades previstas de la plantilla.
• Insertar o eliminar filas y columnas: Personalice el diseño agregando o eliminando filas o columnas. Haga clic derecho en el encabezado de fila o columna para ver estas opciones.
• Ajustar el diseño: Use la pestaña Diseño de Página para modificar cómo aparecerá el documento cuando se imprima. Esto incluye orientación, márgenes y opciones de escalado.

Creando sus propias plantillas

A veces, las plantillas disponibles pueden no adaptarse a sus necesidades específicas, o puede crear documentos similares con frecuencia. En tales casos, Excel permite crear plantillas personalizadas, lo cual puede ahorrar tiempo en futuros proyectos:

1. Cree un libro de trabajo en blanco y diséñelo según sus necesidades. Esto incluye configurar títulos, fórmulas, estilos y validación de datos.
2. Cuando su documento esté completo y formateado como desee, haga clic en el menú Archivo.
3. Seleccione Guardar Como, elija una ubicación para guardar y en el menú desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Excel (.xltx).
4. Nombre su plantilla y guárdela. Ahora estará disponible para usarla como un punto de partida para futuros documentos.

Consejos para usar plantillas de manera efectiva

Aunque las plantillas pueden ser simples, algunos consejos pueden ayudarlo a maximizar sus beneficios:

• Actualice las plantillas regularmente: Si tiene plantillas personalizadas, revíselas y actualícelas periódicamente para incluir cualquier mejora o cambio en el formato básico que use regularmente.
• Use texto de marcador de posición: Aproveche al máximo el texto de marcador de posición para asegurarse de que está ingresando datos en las secciones correctas. Estos pueden guiar su proceso de ingreso de datos y reducir errores.
• Haga una copia de seguridad de las plantillas personalizadas: Si ha dedicado mucho tiempo a diseñar plantillas personalizadas, haga una copia de seguridad para evitar la pérdida inesperada de datos.
• Comparta plantillas: Si trabaja en equipo, comparta plantillas útiles para promover un formato estandarizado y simplificar los esfuerzos colaborativos en archivos de Excel.
• Explore en línea: A medida que las necesidades empresariales evolucionan, busque nuevas ofertas de plantillas de Microsoft o colaboradores de terceros. Los repositorios en línea actualizados constantemente pueden contener diseños innovadores que pueden mejorar su flujo de trabajo.

Plantillas de Excel comúnmente utilizadas

Aunque las plantillas específicas que use dependerán de sus necesidades, hay varias plantillas que se usan comúnmente en diferentes entornos de trabajo:

• Plantillas de presupuesto: Ayudan a crear planes financieros para necesidades personales o empresariales. A menudo contienen tablas predefinidas para ingresos, gastos y ahorros, así como gráficos de resumen.
• Plantillas de calendario: Útiles para programar, rastrear citas y líneas de tiempo de proyectos. Estas plantillas son visualmente atractivas y brindan una idea rápida de los horarios diarios y mensuales.
• Plantillas de facturas: Una herramienta clave para las empresas, simplifican el proceso de facturación al incluir campos para clientes, servicios prestados, costos y cálculos totales utilizando fórmulas de Excel.
• Plantillas de gestión de proyectos: A menudo incluyen gráficos de Gantt, listas de tareas y cronogramas, proporcionando una manera eficiente de supervisar los objetivos del proyecto y las asignaciones del equipo.
• Informes de gastos: Plantillas para registrar y procesar reclamaciones de gastos, útiles tanto para fines personales como organizacionales.

Conclusión

La función de plantillas de Excel 2016 es una herramienta versátil que puede aumentar enormemente la eficiencia y confiabilidad de su trabajo. Al usar plantillas, los usuarios pueden asegurar consistencia y profesionalismo en sus hojas de cálculo, ahorrar tiempo en tareas repetitivas y evitar reescribir las mismas hojas de cálculo múltiples veces. Familiarizarse con esta función e integrarla en su uso de Excel puede llevar a mejoras significativas en la productividad y gestión de documentos. La amplia selección de plantillas disponibles satisface una variedad de necesidades, mientras que la opción de crear una plantilla personalizada proporciona flexibilidad para satisfacer requisitos específicos. Aproveche las plantillas para una experiencia de Excel más eficiente y simplificada.

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