Word 2021 में शैलियों का उपयोग कैसे करें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Word 2021 एक शक्तिशाली शब्द संसाधन उपकरण है जिसका उपयोग दुनिया भर में लाखों लोग करते हैं। Word को इतना प्रभावी बनाने वाली विशेषताओं में से एक है शैलियों का उपयोग। शैलियाँ आपको कुछ क्लिक में अपने दस्तावेज़ में लगातार स्वरूपण लागू करने की अनुमति देती हैं। यह सुविधा समय बचा सकती है, आपके दस्तावेज़ को अधिक पेशेवर बना सकती है और आवश्यकता पड़ने पर पुन: स्वरूपण में मदद कर सकती है। आइए Word 2021 में शैलियों का प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखें।

शैलियों को समझना

Word 2021 में शैलियों को स्वरूपण विकल्पों का एक संग्रह है जिसे आप अपने पाठ के अनुभागों पर लागू कर सकते हैं। इनमें फ़ॉन्ट प्रकार, आकार, रंग और संरेखण सहित अन्य चीजें शामिल हैं। इन विकल्पों को सामूहिक रूप से परिभाषित करके, आप अपने दस्तावेज़ में लगातार स्वरूपण सुनिश्चित कर सकते हैं।

Word 2021 में कई प्रकार की शैलियाँ हैं:

• पैराग्राफ शैलियाँ: ये पूरे पैराग्राफ के स्वरूपण को नियंत्रित करती हैं। इसमें संरेखण, पंक्ति रिक्ति, इंडेंटेशन और बहुत कुछ शामिल है।
• वर्ण शैलियाँ: ये पैराग्राफ के भीतर चयनित पाठ की उपस्थिति को प्रबंधित करती हैं, जैसे फ़ॉन्ट चयन, आकार और रंग।
• तालिका शैलियाँ: इनके साथ, आप सीमा शैलियों, छायांकन और अधिक लागू करके तालिकाओं को समान रूप से स्वरूपित कर सकते हैं।
• सूची शैलियाँ: ये बुलेटिन या क्रमांकित सूचियों का लगातार स्वरूपण बनाए रखने में मदद करती हैं।

शैलियों का उपयोग क्यों करें?

शैलियों का उपयोग करने का कारण केवल दक्षता नहीं है, यद्यपि यह निश्चित रूप से योगदान करती है। यहाँ कई सम्मोहक कारण दिए गए हैं:

• संगति: शैलियाँ यह सुनिश्चित करती हैं कि पाठ के समान अनुभाग एक जैसे दिखें। यह संगति आपके दस्तावेज़ की पठनीयता और पेशेवर रूप को बेहतर बनाती है।
• दक्षता: अपने दस्तावेज़ के विभिन्न भागों पर मैन्युअल रूप से स्वरूपण लागू करने के बजाय, शैलियाँ आपको एक क्लिक के साथ बड़े अनुभागों को स्वरूपित करने देती हैं।
• लचीलापन: यदि आपको स्वरूपण में दस्तावेज़-व्यापी परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो शैली को अपडेट करना उस शैली का उपयोग करने वाले सभी पाठ को तुरंत संशोधित करता है।
• नेविगेशन और संरचना: शीर्षक शैलियों का उपयोग करके आप नेविगेशन फलक का उपयोग करके दस्तावेज़ अनुभागों के माध्यम से आसानी से नेविगेट कर सकते हैं और एक सामग्री तालिका बना सकते हैं।

Word 2021 में शैलियों को लागू करना

शैली लागू करना बहुत आसान है। Microsoft Word 2021 में कई बिल्ट-इन शैलियाँ हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। शैली लागू करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. उस पाठ का चयन करें जिस पर आप शैली लागू करना चाहते हैं। यह एक लाइन, एक पैराग्राफ या पूरा अनुभाग हो सकता है।
2. Word के शीर्ष पर रिबन में "होम" टैब पर जाएं।
3. "शैलियाँ" समूह को खोजें। यहां, Word रिबन पर कुछ मुख्य शैलियों को सीधे प्रदर्शित करता है।
4. उस शैली पर क्लिक करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं। यह इतना सरल है - आपका पाठ अब चयनित शैली के स्वरूपण को ले लेगा।

अगर आपको वह शैली नहीं दिखती, जिसे आप चाहते हैं, तो अतिरिक्त शैलियाँ देखने के लिए "अधिक" बटन (एक छोटा नीचे की ओर तीर) पर क्लिक करें।

शैलियों का निर्माण और परिवर्तन

बिल्ट-इन शैलियों के अलावा, आपको अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए कस्टम शैलियों की आवश्यकता हो सकती है। यहां बताया गया है कि आप शैलियों का निर्माण और परिवर्तन कैसे करते हैं:

नई शैली का निर्माण

यदि आप अद्वितीय स्वरूपण चाहते हैं, तो इन चरणों का पालन करके एक नई शैली बनाएं:

• रिबन पर "होम" टैब पर जाएं।
• "शैलियाँ" समूह में, "अधिक" बटन पर क्लिक करें।
• ड्रॉप-डाउन सूची में, "शैली बनाएं" पर क्लिक करें। फिर, नई संवाद बॉक्स खोलने के लिए "संशोधन" पर क्लिक करें।
• अपनी शैली को एक नाम दें। इससे आपको बाद में इसे आसानी से ढूंढने में मदद मिलेगी।
• फ़ॉन्ट, संरेखण, रिक्ति आदि जैसी उपलब्ध विकल्पों का उपयोग करके शैली को कस्टमाइज़ करें।
• हो जाने पर, "ओके" पर क्लिक करें। आपकी शैली अब "शैलियाँ" समूह में सहेजी गई है और आवश्यकता के अनुसार कहीं भी लागू करने के लिए उपलब्ध है।

मौजूदा शैली का संशोधन

क्या होगा यदि आपको बाद में किसी शैली को बदलने की आवश्यकता है? यहां बताया गया है कि आप मौजूदा शैली को कैसे अपडेट कर सकते हैं:

• "होम" टैब में, "शैलियाँ" पैन खोलने के लिए "शैलियाँ" समूह के निचले-दाएं भाग में तीर पर क्लिक करें।
• उस शैली पर राइट-क्लिक करें, जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
• संदर्भ मेनू से "संशोधन" का चयन करें।
• यह एक परिचित संवाद बॉक्स खोलता है जहाँ आप शैली की सेटिंग्स बदल सकते हैं।
• परिवर्तन करने के बाद, संशोधन को सहेजने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। उस शैली का उपयोग करने वाले सभी पाठ स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे।

शैलियों पैन का उपयोग करना

शैलियाँ पैन शैलियों को प्रबंधित करने के लिए एक उन्नत उपकरण है। इसे एक्सेस करने के लिए, होम टैब में "शैलियाँ" समूह के निचले दाएं भाग में विकर्ण तीर पर क्लिक करें। यहां, आप दस्तावेज़ में उपलब्ध सभी शैलियों को देख सकते हैं, शैलियाँ लागू कर सकते हैं, नई शैलियाँ बना सकते हैं और उन्हें संशोधित या हटा सकते हैं। यह पैन आपको अधिक नियंत्रण देता है, विशेष रूप से जटिल दस्तावेजों में जहां शैली प्रबंधन महत्वपूर्ण है।

शैलियाँ पैन के माध्यम से शैलियों को लागू करना

शैलियाँ पैन का उपयोग करके शैलियाँ लागू करने के लिए, बस अपने पाठ का चयन करें और पैन में वांछित शैली पर क्लिक करें। यह विधि विशेष रूप से उन बड़े दस्तावेजों के लिए उपयोगी है जिनमें कई शैलियाँ होती हैं, क्योंकि यह रिबन की तुलना में बहुत स्पष्ट अवलोकन प्रदान करता है।

शैली सेट प्रबंधित करना

Word 2021 उपयोगकर्ताओं को अपने दस्तावेजों पर विभिन्न शैली सेट लागू करने की अनुमति देता है। शैली सेट कई शैलियों का एक संयोजन है जो आपके दस्तावेज़ को एक सुसंगत रूप देता है। यदि आपको कोई शैली अनुपयुक्त लगती है, तो आप विभिन्न सेटों के बीच स्विच कर सकते हैं:

• रिबन में "डिज़ाइन" टैब पर क्लिक करें।
• "दस्तावेज़ स्वरूपण" समूह में, प्रत्येक में अपने दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करने के लिए विभिन्न शैली सेटों पर होवर करें।
• जो आपको पसंद हो उस पर क्लिक करके उसे लागू करें।

अगर वे आपकी आवश्यकताओं को पूरी तरह से संतुष्ट नहीं करते हैं, तो आप उन्हें हमेशा बाद में संशोधित कर सकते हैं।

त्वरित शैलियों का उपयोग करना

त्वरित शैलियाँ Word में एक विशेषता है जो शैलियों को एक्सेस और लागू करने का एक आसान तरीका प्रदान करती है। हालांकि इस शब्द का अर्थ भिन्न हो सकता है, यह सिर्फ आमतौर पर उपयोग की जाने वाली शैलियों के लिए एक अन्य शब्द है। ये रिबन में दिखाई देती हैं और आसान स्वरूपण को सुविधाजनक बनाने के लिए Microsoft के प्रयास का हिस्सा हैं।

त्वरित शैलियाँ गैलरी का उपयोग करना

होम टैब में त्वरित शैलियाँ गैलरी का उपयोग करके कम से कम क्लिक के साथ शैलियाँ लागू करें। यहां विभिन्न शैलियों पर क्लिक करने से आपके चयनित पाठ को सहेजी गई और इंस्टॉल की गई शैलियों के साथ शीघ्रता से स्वरूपित किया जाएगा।

शैलियों के साथ सुलभ डिजाइन सुनिश्चित करना

शैलियों का उपयोग करना केवल दृश्य अपील या दक्षता का मामला नहीं है। यह स्क्रीन रीडर या अन्य सहायक प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने वालों के लिए दस्तावेज़ पहुंच को काफी हद तक सुधारता है। शैली-आधारित संरचना इन टूल्स को आपके दस्तावेज़ को सही ढंग से समझने में मदद करती है।

शीर्षक शैलियों का उपयोग करना

शीर्षकों और महत्वपूर्ण अनुभागों के लिए शीर्षक शैलियों का उपयोग करना सुनिश्चित करें। इससे यह सुनिश्चित होता है कि सहायक तकनीक के साथ आपकी सामग्री की नेविगेशन कर रहे लोगों को ऐसा करने में आसानी हो, क्योंकि शीर्षक संरचित नेविगेशन स्थापित करते हैं।

शैलियाँ आयात करना और निर्यात करना

Word 2021 में, आप दस्तावेज़ों के बीच शैलियों को आयात और निर्यात कर सकते हैं। यह विशेषता विशेष रूप से एक कार्यालय सेटिंग में उपयोगी है जहाँ ब्रांडिंग और दस्तावेज़ मानकों को कई फाइलों में लगातार बनाए रखना आवश्यक होता है।

दस्तावेजों के बीच शैलियाँ कॉपी करना

शैलियों को आयात करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. उस दस्तावेज़ को खोलें जिसकी शैलियों को आप निर्यात करना चाहते हैं और उस दस्तावेज़ को भी खोलें जिसमें आप उन्हें आयात करना चाहते हैं।
2. "डेवलपर" टैब पर स्विच करें। यदि यह दृश्यमान नहीं है, तो "कस्टमाइज़ रिबन" के तहत Word विकल्प के माध्यम से इसे सक्षम करें।
3. "टेम्पलेट्स" समूह से "दस्तावेज़ टेम्पलेट्स" और फिर "ऑर्गेनाइज़र" पर क्लिक करें।
4. ऑर्गेनाइज़र संवाद बॉक्स आपको एक दस्तावेज़ या टेम्पलेट से दूसरे दस्तावेज़ में शैलियों को कॉपी करने में मदद करता है, एक पक्ष में शैलियों का चयन करने और "कॉपी" बटन पर क्लिक करके।

शैलियों को निकालना

कभी-कभी आपके पास ऐसे स्वरूपण हो सकते हैं जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है। पाठ की सामग्री को सीधे प्रभावित किए बिना, चयनित पाठ से शैली को निकालना संभव है।

मौजूदा शैलियों को साफ करना

किसी शैली को हटाने के लिए, आप पाठ को डिफॉल्ट स्वरूपण पर पुनः सेट कर सकते हैं:

• उस पाठ का चयन करें जिसमें से आप शैली निकालना चाहते हैं।
• "होम" टैब में "शैलियाँ" समूह पर जाएं।
• चयनित पाठ की शैलियों को रीसेट करने के लिए "नॉर्मल" पर क्लिक करें या "Ctrl+Shift+N" दबाएं।

यह विधि दस्तावेज़ के टेम्पलेट के आधार पर पाठ को डिफॉल्ट फ़ॉन्ट और अन्य सेटिंग्स पर पुनः सेट कर देती हैं।

शैलियों का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ

Word 2021 में शैलियों का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं पर विचार करें:

• आगे की योजना बनाएं: शैलियाँ सेट करने से पहले अपने दस्तावेज़ की संरचना और डिज़ाइन के बारे में सोचें। एक दृष्टि होने से शुरू से ही एक मजबूत शैली सेट बनाना आसान हो जाता है।
• संगतता बनाए रखें: दस्तावेज़ में शैलियों को लगातार उपयोग करें। इससे परिचितता बढ़ती है और पठनीयता में मदद मिलती है।
• शैलियाँ पैन का लाभ उठाएँ: जटिल दस्तावेजों के लिए, शैलियाँ पैन से परिचित हों। यह रिबन से परे शैलियों पर सबसे अधिक नियंत्रण प्रदान करता है।
• नियमित अद्यतन: हर समय नई शैलियाँ बनाने के बजाय, दस्तावेज़ की बदलती आवश्यकताओं के अनुसार समय-समय पर शैलियाँ अपडेट करें और संशोधित करें।

निष्कर्ष

चाहे आप एक रिपोर्ट तैयार कर रहे हों, एक पुस्तक प्रकाशित कर रहे हों या एक शैक्षणिक थीसिस लिख रहे हों, Word 2021 میں शैलियों का उपयोग कैसे करें इसे समझना बहुत महत्वपूर्ण है। वे न केवल दक्षता और संगति प्रदान करके आपके कार्यप्रवाह को सरल बनाते हैं, बल्कि वे पेशेवर और उन्नत दस्तावेज़ तैयार करने में भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। आवेदन से लेकर निर्माण और संशोधन तक, शैलियों का उपयोग आपके दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं को काफी हद तक बढ़ा सकता है। डिजिटल युग में जहां दस्तावेज़ गुणवत्ता और पहुंच अत्यंत महत्वपूर्ण हैं, Word 2021 में शैलियों में महारत हासिल करना अनिवार्य है।

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