Cómo usar segmentaciones en Excel 2016

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Excel 2016 es una herramienta poderosa que permite a los usuarios organizar, analizar y visualizar datos de diversas maneras. Una de las características útiles que ofrece Excel 2016 son las segmentaciones. Las segmentaciones facilitan el filtrado de datos en tablas dinámicas y tablas, proporcionando una forma interactiva de navegar a través de los datos.

Las segmentaciones son filtros visuales que indican claramente qué filtros están actualmente aplicados, utilizando botones que se pueden hacer clic para filtrar rápidamente los datos. Entender cómo usar las segmentaciones de manera efectiva puede mejorar en gran medida tu capacidad para ver y comprender los datos. Este documento te guiará sobre cómo usar segmentaciones en Excel 2016, explicando cada paso en detalle.

Entendiendo las segmentaciones

Las segmentaciones fueron introducidas por primera vez en Excel 2010 y se han vuelto populares entre los usuarios debido a su interfaz fácil de usar. A diferencia de los filtros desplegables tradicionales, las segmentaciones ofrecen un medio más atractivo visualmente para filtrar los datos. Proporcionan una serie de botones que se pueden hacer clic para filtrar los datos en tu tabla o tabla dinámica.

Beneficios de usar una segmentación

• Una vista inmediata y clara de los datos que se muestran.
• Fácil de usar con un simple clic de los botones.
• Una forma más intuitiva y atractiva de filtrar datos.
• Las segmentaciones son especialmente útiles para tableros de control, mostrando u ocultando datos rápidamente según sea necesario.

Crear una segmentación en Excel 2016

Crear una segmentación es un proceso sencillo, pero antes de comenzar, asegúrate de que tus datos estén en una tabla o tabla dinámica. Si tienes datos sin procesar, conviértelos en una tabla para una mejor funcionalidad. Sigue estos pasos para crear una segmentación:

Paso 1: Selecciona una tabla o tabla dinámica

Primero, selecciona la tabla o tabla dinámica a la que deseas agregar una segmentación. Haz clic en cualquier lugar dentro del rango de tus datos.

Paso 2: Insertar la segmentación

Ve a la pestaña "Insertar" en la cinta de Excel en la parte superior de la página. Haz clic en "Segmentación" en el grupo "Filtro". Esta acción abrirá el cuadro de diálogo "Insertar segmentación".

Paso 3: Selecciona los campos para la segmentación

En el cuadro de diálogo "Insertar segmentación", Excel enumerará cada campo o columna de tu tabla o tabla dinámica. Marca las casillas de los campos para los que deseas crear segmentaciones. Si necesitas segmentaciones para varios campos, puedes marcar varias casillas al mismo tiempo. Una vez que hayas seleccionado tus campos, haz clic en "Aceptar".

Usar segmentaciones para filtrar datos

Una vez que hayas insertado tus segmentaciones, aparecerán como componentes flotantes separados. Cada segmentación está equipada con botones que representan valores únicos del campo que has seleccionado. Sigue estos pasos para filtrar usando una segmentación:

Paso 1: Filtrar con el botón de segmentación

Para filtrar tus datos, simplemente haz clic en los botones dentro de la segmentación que coincidan con los valores que deseas filtrar. Excel ajustará inmediatamente la tabla o tabla dinámica para mostrar los datos que coincidan con los criterios seleccionados de la segmentación.

Paso 2: Limpiar el filtro

Si deseas borrar el filtro actual, busca un pequeño símbolo de filtro con una "X" roja dentro del cuadro de la segmentación. Al hacer clic en este símbolo, se limpiará el filtro actual y todos los datos volverán a ser visibles.

Paso 3: Selección múltiple en la segmentación

Puedes seleccionar múltiples valores manteniendo presionada la tecla "Ctrl" de tu teclado mientras haces clic en varios botones en la segmentación. Esta función te permite filtrar por diferentes criterios dentro de la misma segmentación.

Personalizar la segmentación

Excel ofrece opciones para personalizar tus segmentaciones para que se ajusten mejor a tus necesidades de presentación de datos y hacer que tu tablero de control sea más atractivo. Así es como puedes personalizar segmentaciones en Excel 2016:

Modificar el estilo y apariencia

Puedes cambiar el estilo y la apariencia visual de tu segmentación a través de "Herramientas de segmentación" en la pestaña "Opciones" de la cinta. Esta pestaña ofrece una variedad de estilos de segmentación integrados, pero también puedes ajustar manualmente el color, fuente y tamaño.

Ajustar el diseño de la segmentación

Por defecto, los botones de segmentación están dispuestos verticalmente, pero puedes alinearlos horizontalmente. Bajo "Herramientas de segmentación", busca el grupo "Botones", donde puedes especificar el número de columnas para organizar los botones de segmentación de la manera que mejor se adapte a tu hoja de trabajo.

Redimensionar la segmentación

Pasa el puntero del ratón sobre las esquinas o bordes del cuadro de segmentación hasta que el cursor cambie a una flecha de doble punta. Haz clic y arrastra para redimensionar la segmentación. Este ajuste ayuda a adaptar la segmentación donde mejor se vea.

Vincular segmentaciones a múltiples tablas o tablas dinámicas

Una gran característica de las segmentaciones es que se pueden vincular a múltiples tablas dinámicas. Esta característica requiere que todas las tablas dinámicas estén basadas en la misma fuente de datos. Así es como se vinculan segmentaciones a múltiples tablas dinámicas:

Paso 1: Iniciar la conexión

Con tu segmentación seleccionada, ve a "Herramientas de segmentación" bajo "Opciones" en la cinta. En el grupo "Segmentaciones", haz clic en "Conexión de informe" o "Conexión con tabla dinámica", dependiendo de tu versión de Excel.

Paso 2: Marcar las tablas dinámicas

Aparecerá un cuadro de diálogo que enumerará todas las tablas dinámicas existentes que usan la misma fuente de datos. Marca las casillas junto a las tablas dinámicas a las que deseas conectar la segmentación y luego haz clic en "Aceptar".

Ejemplo práctico de uso de segmentación

Supón que tienes datos de ventas de una empresa, listados por región, producto y mes. Para obtener información sobre estos datos, puedes crear una tabla dinámica y configurar segmentaciones para filtrar por región y mes, permitiéndote ver rápidamente el rendimiento de las ventas en diferentes contextos.

1. Convierte tus datos de ventas en una tabla seleccionando el rango y presionando "Ctrl+T" o yendo a la pestaña "Insertar" y seleccionando "Tabla".
2. Crea una tabla dinámica para tus necesidades de análisis de datos utilizando la pestaña "Insertar" y luego "Tabla dinámica".
3. Con la tabla dinámica seleccionada, inserta segmentaciones para los campos "Región" y "Mes" para permitir un fácil filtrado por estos criterios.
4. Usando segmentaciones, puedes ver el rendimiento de las ventas por región o mes, y evaluar qué regiones están teniendo buen desempeño o qué períodos requieren un análisis adicional para mejorar el rendimiento.

Conclusión

Las segmentaciones en Excel 2016 permiten un filtrado rápido y eficiente de datos, brindando a los usuarios una forma clara e intuitiva de navegar por conjuntos de datos grandes o tableros complejos. Al incluir segmentaciones en tus informes de Excel, aumentas la interactividad y accesibilidad de tus esfuerzos de análisis de datos.

Ya sea que trabajes con tablas dinámicas o tablas, las segmentaciones proporcionan un valor significativo al simplificar las tareas de filtrado de datos. Pueden convertirse en una parte indispensable de tu flujo de trabajo cuando trabajas en el entorno de manipulación de datos de Excel. Al dominar las segmentaciones, estarás mejor equipado para crear presentaciones de datos dinámicas y fáciles de usar.

A medida que continúas explorando la amplia funcionalidad que ofrece Excel 2016, usar segmentaciones de manera efectiva puede beneficiar en gran medida tus esfuerzos de gestión y análisis de datos.

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