Как использовать сводные таблицы и сводные диаграммы в Excel

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft ExcelMicrosoft OfficeОфисные инструментыБизнесЭлектронная таблицаВизуализацияУправление даннымиПродуктивностьОтчетность

Microsoft Excel — это мощный инструмент для анализа и управления данными. Одной из самых мощных функций, которую предоставляет Excel, является использование сводных таблиц и сводных диаграмм. Эти инструменты позволяют пользователям быстро и эффективно обобщать большие объемы данных.

Понимание сводных таблиц

Сводная таблица — это интерактивный способ быстрого анализа больших объемов данных. Она позволяет организовывать, сортировать и обобщать данные в рабочей книге. Вы можете использовать сводные таблицы, чтобы получить представление и отчитаться о данных в различных конфигурациях. Вот пошаговое руководство по использованию сводных таблиц в Excel.

Создание сводной таблицы

1. Убедитесь, что ваши данные организованы в столбцы с заголовками. Например, если у вас есть данные о продажах, вам следует иметь такие столбцы, как Дата, Продукт, Продавец и Выручка.
2. Выберите любую ячейку в диапазоне данных, который вы хотите проанализировать.
3. Перейдите на вкладку Вставка на ленте.
4. Нажмите на Сводная таблица. Появится новое окно.
5. В окне Создание сводной таблицы убедитесь, что диапазон данных указан правильно. Выберите, хотите ли вы разместить сводную таблицу на новом листе или на существующем.
6. Нажмите OK. В выбранном вами месте появится пустая сводная таблица, а также список полей сводной таблицы.

Организация данных в сводной таблице

В списке полей сводной таблицы вы увидите четыре области: Фильтры, Столбцы, Строки и Значения. Эти поля позволяют вам организовывать и обобщать ваши данные, как описано ниже:

• Строки: Перетащите поле сюда, чтобы отобразить каждое уникальное значение из этого поля в своей строке.
• Столбцы: Перетащите поле сюда, чтобы отобразить каждое уникальное значение из этого поля в своем столбце.
• Значения: Перетащите поле сюда, чтобы отобразить обобщенное значение, например, сумму или среднее. Excel обычно суммирует числовые значения по умолчанию.
• Фильтр: Перетащите поля сюда, чтобы иметь возможность фильтровать данные. Например, вы можете фильтровать данные о продажах по году или продавцу.

Перетаскивая поля в эти области, вы можете быстро перестроить ваши данные для получения необходимой информации.

Пример: Анализ данных о продажах

Предположим, у вас есть набор данных о записях продаж. Набор данных содержит такие поля, как Дата, Продукт, Продавец и Выручка. Вот как вы можете использовать сводную таблицу:

1. Перетащите Продавец в область Строки. Это отобразит всех продавцов в вашем наборе данных вертикально.
2. Перетащите Выручка в область Значения. По умолчанию это суммирует выручку каждого продавца.
3. Вы также можете перетащить Продукт в область Столбцы. Это разделит выручку для каждого продукта для каждого продавца.

С этой конфигурацией вы можете увидеть, какой продавец сделал больше всего продаж, какой продукт принес наибольшую выручку и так далее.

Настройка вашей сводной таблицы

Excel позволяет настраивать ваши сводные таблицы для более удобного представления данных.

Изменение настроек поля значений

Вы можете изменить способ расчета значений в области Значения. Просто нажмите на стрелку рядом с полем в области Значения, а затем выберите Настройки поля значений. Вы можете выбрать такие опции, как Сумма, Количество, Среднее, Макс, Мин, Произведение и другие.

Форматирование чисел

В сводной таблице числа могут быть отформатированы, как и любые другие данные в Excel. Например, вы можете отображать числа выручки как валюту. В настройках поля значений нажмите Формат числа, чтобы настроить отображение чисел.

Группировка данных

Группировка может помочь ограничить сводную таблицу и показать данные в обобщенном виде. Например, если у вас есть поле с датами, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по значению даты и выбрать Группировать. Опции, такие как Месяц, Квартал или Год, могут помочь объединить данные в более крупные временные промежутки.

Сортировка данных

Чтобы отсортировать данные, щелкните любое значение в вашей сводной таблице, затем перейдите на вкладку Данные и нажмите Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.

Понимание сводных диаграмм

Сводная диаграмма — это графическое представление сводной таблицы и предоставляет визуальный способ быстро понять ваши данные сводной таблицы. Вот как создать и настроить сводную диаграмму в Excel.

Создание сводной диаграммы

1. Щелкните любую ячейку в существующей сводной таблице.
2. Перейдите на вкладку Вставка на ленте.
3. Щелкните Сводная диаграмма. Выберите тип диаграммы, который наилучшим образом соответствует вашим нуждам в представлении данных (например, столбчатую, линейную, круговую).
4. Анализируйте и форматируйте диаграммы, используя доступные в Excel инструменты для работы с диаграммами. Вы можете изменить стиль диаграммы, добавить заголовок диаграммы, метки и многое другое.

Анализ с помощью сводных диаграмм

Сводные диаграммы предоставляют динамическое графическое представление данных. Как и сводные таблицы, любые изменения данных или структуры сводной таблицы будут отражены в сводной диаграмме. Вы можете использовать такие функции, как фильтрация и сортировка, напрямую с диаграммы, чтобы в режиме реального времени настраивать набор отображаемых данных.

Интерактивность и срезы

Срезы — это интерактивный инструмент, который делает фильтрацию данных в сводных диаграммах более очевидной и удобной для пользователя. После добавления среза:

1. Перейдите на вкладку Анализ сводной таблицы.
2. Щелкните на Вставить срез.
3. Выберите поля, которые вы хотите использовать для фильтрации, и нажмите OK.

Срезы будут отображаться с кнопками для нажатия. Нажатие кнопки сразу же фильтрует данные в сводной таблице, а затем и в сводной диаграмме.

Продвинутое использование сводных таблиц и диаграмм

Сводные таблицы и диаграммы — это продвинутые инструменты, которые предоставляют больше, чем просто базовые функциональные возможности. Вот некоторые продвинутые техники, которые можно использовать.

Вычисления с использованием вычисляемых полей

Если вам нужен более глубокий анализ данных, Excel позволяет создавать вычисляемые поля. Чтобы добавить вычисляемое поле, перейдите к списку полей сводной таблицы, щелкните Поля, элементы и наборы, затем выберите Вычисляемое поле. Введите имя для поля и создайте вашу формулу, используя поля в данных вашей сводной таблицы.

Использование нескольких таблиц

Если ваши данные находятся в нескольких таблицах, вы можете использовать функцию Модель данных для объединения таблиц и анализа данных из нескольких источников. Когда вы вставляете сводную таблицу, установите флажок Добавить в модель данных. Это позволит вам использовать подход, основанный на отношениях, для нескольких наборов данных.

Заключение

Сводные таблицы и диаграммы Excel — это ценные инструменты для эффективного анализа и представления данных. Они предоставляют гибкость и мощность тем, кто эффективно использует эти функции. Понимая, как создавать, использовать и настраивать эти инструменты, вы можете лучше управлять большими наборами данных и получать инсайты, поддерживающие процессы принятия решений на основе данных.

Продолжение изучения и экспериментов с использованием сводных таблиц и диаграмм обеспечит, что вы раскроете весь потенциал этой мощной функциональности Excel.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление