Cómo usar tablas dinámicas y gráficos dinámicos en Excel

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Excel es una herramienta poderosa utilizada para el análisis y gestión de datos. Una de las características más potentes que ofrece Excel es el uso de tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Estas herramientas permiten a los usuarios resumir grandes cantidades de datos de forma rápida y eficiente.

Entendiendo las tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una forma interactiva de analizar rápidamente grandes cantidades de datos. Te permite organizar, ordenar y resumir datos en un libro de trabajo. Puedes usar tablas dinámicas para obtener información y generar informes sobre esos datos en varias configuraciones. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo usar tablas dinámicas en Excel.

Creando una tabla dinámica

1. Asegúrate de que tus datos están organizados en columnas con encabezados. Por ejemplo, si tienes datos de ventas, deberías tener columnas como Fecha, Producto, Vendedor e Ingresos.
2. Selecciona cualquier celda del rango de datos que deseas analizar.
3. Ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones.
4. Haz clic en Tabla Dinámica. Aparecerá una nueva ventana.
5. En la ventana Crear Tabla Dinámica, asegúrate de que el rango de datos sea correcto. Elige si deseas la tabla dinámica en una hoja nueva o en una hoja existente.
6. Haz clic en Aceptar. Aparecerá una tabla dinámica en blanco en la ubicación que seleccionaste, así como la lista de campos de tabla dinámica.

Organizando datos en una tabla dinámica

En la lista de campos de tabla dinámica, verás cuatro áreas: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Estos campos te permiten organizar y resumir tus datos, tal como se describe a continuación:

• Filas: Arrastra el campo aquí para mostrar cada valor único de ese campo en su propia fila.
• Columnas: Arrastra un campo aquí para mostrar cada valor único de ese campo en su propia columna.
• Valores: Arrastra el campo aquí para mostrar un valor resumido, como una suma o un promedio. Excel generalmente suma los valores numéricos por defecto.
• Filtro: Arrastra campos aquí para permitirte filtrar los datos. Por ejemplo, puedes filtrar los datos de ventas por año o por vendedor.

Al arrastrar campos a estas áreas, puedes reorganizar rápidamente tus datos para encontrar la información que necesitas.

Ejemplo: Analizando datos de ventas

Supongamos que tienes un conjunto de datos de registros de ventas. El conjunto de datos contiene campos como Fecha, Producto, Vendedor e Ingresos. Así es como puedes aprovechar una tabla dinámica:

1. Arrastra Vendedor al área de Filas. Esto enumerará a todos los vendedores en tu conjunto de datos verticalmente.
2. Arrastra Ingresos al área de Valores. Por defecto, esto sumará los ingresos para cada vendedor.
3. También puedes arrastrar Producto al área de Columnas. Esto dividirá los ingresos por cada producto para cada vendedor.

Con esta configuración, puedes ver qué vendedor realizó la mayor cantidad de ventas, qué producto generó más ingresos, y así sucesivamente.

Personalizando tu tabla dinámica

Excel te permite personalizar tus tablas dinámicas para presentar mejor tus datos.

Cambiar la configuración del campo de valor

Puedes cambiar cómo se calculan los valores en el área de Valores. Simplemente haz clic en la flecha junto a un campo en la área de Valores, y luego haz clic en Configuración de Campo de Valor. Puedes elegir diferentes opciones como Suma, Conteo, Promedio, Máximo, Mínimo, Producto y más.

Formateo de números

En una tabla dinámica, los números se pueden formatear como cualquier otro dato en Excel. Por ejemplo, podrías querer mostrar los números de ingresos como moneda. En la configuración del campo de valor, haz clic en Formato de Número para ajustar cómo se muestran los números.

Agrupación de datos

La agrupación puede ayudar a reducir una tabla dinámica y mostrar los datos de una manera resumida. Por ejemplo, si tienes un campo con fechas, puedes hacer clic derecho en el valor de fecha y seleccionar Agrupar. Opciones como Mes, Trimestre o Año pueden ayudar a sumar datos en periodos de tiempo mayores.

Ordenación de datos

Para ordenar los datos, haz clic en cualquier valor de tu tabla dinámica, y luego ve a la pestaña Datos y haz clic en Ordenar de A-Z o Ordenar de Z-A.

Entendiendo los gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es una representación gráfica de una tabla dinámica y proporciona una forma visual de comprender rápidamente los datos de tu tabla dinámica. Aquí se explica cómo crear y personalizar un gráfico dinámico en Excel.

Crear un gráfico dinámico

1. Haz clic en cualquier celda de una tabla dinámica existente.
2. Ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones.
3. Haz clic en Gráfico Dinámico. Elige un tipo de gráfico que se ajuste mejor a tus necesidades de presentación de datos (por ejemplo, barra, línea, pastel).
4. Analiza y formatea los gráficos usando las herramientas de gráficos disponibles en Excel. Puedes cambiar el estilo del gráfico, añadir un título al gráfico, etiquetas y más.

Análisis con gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos proporcionan una representación gráfica dinámica de tus datos. Al igual que las tablas dinámicas, cualquier cambio en los datos o estructuras de la tabla dinámica se reflejará en el gráfico dinámico. Puedes usar funciones como filtrado y ordenamiento directamente desde el gráfico para ajustar el conjunto de datos visible en tiempo real.

Interactividad y segmentadores

Los segmentadores son una herramienta interactiva que hacen el filtrado de datos en gráficos dinámicos más evidente y fácil de usar. Una vez agregado un segmentador:

1. Ve a la pestaña de Análisis de Tabla Dinámica.
2. Haz clic en 'Insertar Segmentador'.
3. Selecciona los campos que quieres usar para filtrar y haz clic en Aceptar.

Los segmentadores aparecerán con botones clicables. Al hacer clic en el botón se filtran inmediatamente los datos en la tabla dinámica y luego en el gráfico dinámico.

Uso avanzado de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos son herramientas avanzadas que proporcionan más que solo funcionalidades básicas. Aquí hay algunas técnicas avanzadas que se pueden aprovechar.

Cálculos usando campos calculados

Si necesitas un análisis de datos más profundo, Excel te permite crear campos calculados. Para agregar un campo calculado, ve a la Lista de Campos de la Tabla Dinámica, haz clic en Campos, Elementos y Conjuntos, y luego elige Campo Calculado. Introduce un nombre para el campo y crea tu fórmula usando los campos dentro de los datos de tu tabla dinámica.

Utilizando múltiples tablas

Si tus datos se encuentran en varias tablas, puedes usar la función del Modelo de Datos para vincular tablas y analizar datos de múltiples fuentes. Cuando insertes una tabla dinámica, marca la opción Agregar al Modelo de Datos. Esto te permitirá usar un enfoque basado en relaciones a través de múltiples conjuntos de datos.

Conclusión

Las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos de Excel son herramientas invaluables para analizar y presentar datos de manera eficiente. Proporcionan flexibilidad y poder a quienes aprovechan estas características de manera efectiva. Al entender cómo crear, usar y personalizar estas herramientas, puedes gestionar mejor grandes conjuntos de datos y obtener conocimientos que apoyan procesos de toma de decisiones basados en datos.

La exploración y experimentación continua con tablas dinámicas y gráficos dinámicos garantizará que desbloquees el potencial completo de esta robusta funcionalidad de Excel.

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