Как использовать сводные таблицы в Excel 2021

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelСводные таблицыПродвинутыйПродуктивностьWindowsMacБизнес

Сводные таблицы — это мощная функция Microsoft Excel, которая позволяет организовать, обобщить и проанализировать ваши данные таким образом, чтобы получить значимую информацию. В Excel 2021 использование сводных таблиц может помочь вам преобразовать ваши исходные данные в более понятный формат. Это руководство покажет вам, как создавать и использовать сводные таблицы в Excel 2021.

Понимание сводных таблиц

Прежде чем учиться создавать сводную таблицу, важно понять, что это такое. Сводная таблица — это, по сути, инструмент отчетности или техника, которая позволяет вам обобщать большие объемы данных. Например, если у вас есть большой набор данных с транзакциями продаж, сводная таблица может помочь вам быстро увидеть общий объем продаж по регионам, продуктам или представителям по продажам.

Сводные таблицы интерактивны и позволяют изменять или перемещать данные, чтобы просматривать их с разных точек зрения. Это чрезвычайно полезно, когда вы рассматриваете различные способы анализа вашего набора данных.

Начало работы со сводными таблицами

Для начала работы со сводными таблицами в Excel 2021:

1. Откройте Excel и загрузите данные: Откройте свою книгу Excel, содержащую данные, которые вы хотите проанализировать. Ваши данные должны быть организованы в табличном формате, включая заголовки. Каждая колонка должна иметь заголовок, например, "Дата", "Сумма продаж", "Область" и т. д.
2. Выберите свои данные: Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые вы хотите использовать для создания сводной таблицы. Это включает все строки и заголовки данных.
3. Вставьте сводную таблицу: С выбранными данными перейдите на вкладку "Вставка" на ленте Excel. Нажмите кнопку "Сводная таблица". Появится диалоговое окно, в котором будет предложено выбрать место размещения сводной таблицы. Вы можете выбрать, чтобы разместить его на новом листе или существующем листе. Нажмите "ОК", чтобы создать сводную таблицу.

Создание сводной таблицы

После вставки сводной таблицы вы увидите новую сетку в выбранном вами месте вместе с панелью полей PivotTable на правой стороне Excel. Здесь вы будете выбирать и располагать поля данных для создания вашего анализа:

• Строки: Перетащите и отпустите поля, которые вы хотите, чтобы появились в виде строк в вашей сводной таблице, в область "Строки". Например, если вы хотите анализировать продажи по регионам, вы бы перетащили поле "Регион" в эту область.
• Столбцы: Если вы хотите дополнительно сегментировать данные, вы можете перетащить поле в область "Столбцы". Например, перетащив сюда "Категория продукта", вы сможете увидеть данные о продажах, разбитые по продуктам в различных регионах.
• Значения: Здесь вы размещаете поле, содержащее данные, которые вы хотите измерить. В большинстве случаев это числовые данные, такие как "сумма продаж" или "количество". Это суммируется или подсчитывается в вашей сводной таблице.
• Фильтр: Если вы хотите иметь возможность фильтровать всю сводную таблицу по другому полю (например, "Дата" или "Поставщик"), вы можете перетащить это поле в область "Фильтр".

Настройка сводной таблицы

После создания сводной таблицы вы, возможно, захотите настроить её под свои нужды:

• Обобщение данных: По умолчанию Excel суммирует числовые значения, помещенные в область "Значения". Если вам нужен другой тип обобщения, такой как среднее или подсчет, нажмите на маленькую стрелку рядом с полем в области "Значения" и выберите "Настройки поля значений". Здесь вы можете изменить функцию обобщения.
• Сортировка данных: Вы можете сортировать данные в вашей сводной таблице в порядке возрастания или убывания. Просто нажмите одну из кнопок стрелок рядом с полями в сводной таблице и выберите нужный вариант сортировки.
• Стили сводной таблицы: Excel предоставляет несколько встроенных стилей для декоративного оформления вашей сводной таблицы. Вы можете получить доступ к ним на вкладке "Дизайн" на ленте сводной таблицы. Выберите стиль, который делает представление ваших данных ясным.

Использование фильтров и сегментов

Фильтры являются важным инструментом, который помогает вам понять конкретные разделы ваших данных, не отвлекаясь на другие записи. Применение фильтров в сводной таблице выполняется следующим образом:

• Диалоговое окно фильтра: Нажмите стрелку вниз рядом с именем поля фильтра. Установите или снимите флажки в диалоговом окне фильтра, чтобы показать или скрыть выбранные данные.
• Срез: Срез — это визуальный фильтр, который позволяет интерактивно фильтровать данные в сводной таблице. Вы можете вставить срез с помощью кнопки "Вставить срез" в меню "Анализ сводной таблицы". Выберите поле, для которого вам нужно добавить срез, и он появится на вашем листе.

Группировка данных в сводной таблице

В некоторых случаях вы, возможно, захотите сгруппировать данные в вашей сводной таблице. Например, вы можете захотеть сгруппировать данные о продажах по дням в месяцы или кварталы. Вот как это сделать:

1. Выберите данные: Нажмите одну из ячеек, содержащих дату в вашей сводной таблице.
2. Параметры группировки: Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, затем выберите "Группировать" в меню. В диалоговом окне группировки выберите, как вы хотите сгруппировать ваши данные — по дням, месяцам, кварталам и даже годам.

Обновление сводной таблицы

Если вы вносите изменения в ваш исходный набор данных (например, добавляете новые строки или столбцы), Excel не обновляет автоматически вашу сводную таблицу. Вам необходимо обновить её:

1. Обновите сводную таблицу: Щелкните в любой ячейке вашей сводной таблицы. Перейдите на вкладку "Анализ сводной таблицы" на ленте и нажмите кнопку "Обновить".

Расширенные возможности со сводными таблицами

Сводные таблицы Excel также позволяют выполнять более сложные манипуляции и вычисления, такие как:

• Вычисляемые поля: Вы можете создавать вычисления, используя другие данные в сводной таблице. Например, если вам нужно поле, которое делит "Общая сумма продаж" на "Количество транзакций" для получения "Средних продаж на транзакцию".
• Использование формул Excel: Вы можете использовать формулы Excel в ваших сводных таблицах через опции в "Настройках поля значений".

Преимущества использования сводных таблиц

Сводные таблицы предоставляют несколько преимуществ:

• Легкий анализ данных: Быстрое обобщение больших объемов данных.
• Динамическая отчетность: Легко изменяющиеся поля и фильтры для различных видов данных.
• Экономия времени: Потребность в сложных формулах или длительной обработке данных уменьшается.
• Улучшение бизнес-аналитики: Обеспечивает полное представление данных, необходимое для принятия решений.

Заключение

Освоение сводных таблиц в Excel 2021 может стать трансформационным навыком для тех, кто регулярно работает с данными. Будь то для бизнес-анализа, школьных проектов или личных финансов, сводные таблицы предлагают непревзойденный уровень эффективности и превосходства в обработке данных. Легко обобщая, сортируя и оценивая большие наборы данных, они становятся инструментом, который нельзя игнорировать. С практикой и экспериментами вы найдете множество способов настроить сводные таблицы для удовлетворения ваших специфических потребностей.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление