कैसे एक्सेल 2021 में पिवट टेबल्स का उपयोग करें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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पिवट टेबल्स माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की एक शक्तिशाली विशेषता हैं जो आपको अपने डेटा को व्यवस्थित, सारांशित और विश्लेषण करने की अनुमति देती हैं ताकि सार्थक जानकारी प्राप्त हो सके। एक्सेल 2021 में, पिवट टेबल्स का उपयोग करना आपके कच्चे डेटा को अधिक समझने योग्य प्रारूप में बदलने में मदद कर सकता है। यह गाइड आपको एक्सेल 2021 में पिवट टेबल्स बनाने और उपयोग करने का तरीका दिखाएगा।

पिवट टेबल्स को समझना

पिवट टेबल बनाना सीखने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि वे क्या हैं। एक पिवट टेबल मूल रूप से एक रिपोर्टिंग उपकरण या तकनीक है जो आपको बड़े डेटा के समूह का सारांश बनाने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास बिक्री लेनदेन के साथ एक बड़ा डेटासेट है, तो एक पिवट टेबल आपको क्षेत्र, उत्पाद, या बिक्री प्रतिनिधि द्वारा कुल बिक्री को जल्दी से देखने में सहायता कर सकती है।

पिवट टेबल्स इंटरएक्टिव होते हैं और आपको डेटा को अलग-अलग दृष्टिकोण से देखने के लिए पिवट या स्थानांतरित करने की अनुमति देते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी होता है जब आप अपने डेटासेट का विश्लेषण करने के विभिन्न तरीकों पर विचार कर रहे होते हैं।

पिवट टेबल्स के साथ शुरुआत करना

एक्सेल 2021 में पिवट टेबल्स के साथ शुरुआत करने के लिए:

1. एक्सेल खोलें और डेटा लोड करें: अपनी एक्सेल वर्कबुक खोलें जिसमें वह डेटा हो जिसे आप विश्लेषण करना चाहते हैं। आपका डेटा स्तंभ प्रारूप में संगठित होना चाहिए, जिसमें हेडर शामिल हो। प्रत्येक कॉलम का एक शीर्षक होना चाहिए, जैसे "तारीख", "बिक्री राशि", "क्षेत्र", आदि।
2. अपने डेटा का चयन करें: उन कक्षों की श्रेणी को हाईलाइट करें जिसमें वह डेटा हो जिसका आप अपने पिवट टेबल के लिए उपयोग करना चाहते हैं। इसमें डेटा की सभी पंक्तियाँ और हेडर शामिल हैं।
3. पिवट टेबल डालें: अपने डेटा को चयनित करने के साथ, एक्सेल रिबन में "इंसर्ट" टैब पर जाएं। "पिवट टेबल" बटन पर क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जो पूछेगा कि आप अपना पिवट टेबल कहां रखना चाहते हैं। आप इसे एक नई वर्कशीट या मौजूदा वर्कशीट पर रखने का चयन कर सकते हैं। पिवट टेबल बनाने के लिए "OK" पर क्लिक करें।

पिवट टेबल बनाना

पिवट टेबल डालने के बाद, आपको चुने गए स्थान पर एक नई ग्रिड दिखाई देगी, और पिवट टेबल फील्ड्स का फलक एक्सेल के दाहिनी ओर दिखाई देगा। यह वह जगह है जहां आप अपने विश्लेषण को बनाने के लिए डेटा फील्ड्स का चयन और व्यवस्था कर सकते हैं:

• पंक्तियाँ: उन फील्ड्स को खींचें और छोड़ें जिन्हें आप अपनी पिवट टेबल में पंक्तियों के रूप में देखना चाहते हैं "Rows" क्षेत्र में। उदाहरण के लिए, यदि आप क्षेत्र द्वारा बिक्री का विश्लेषण करना चाहते हैं, तो "क्षेत्र" फील्ड को इस क्षेत्र में खींचें।
• कॉलम: यदि आप अपने डेटा को और अधिक वर्गीकृत करना चाहते हैं, तो एक फील्ड को "Columns" क्षेत्र में खींचें। उदाहरण के लिए, "उत्पाद श्रेणी" को यहां खींचने से आपको विभिन्न क्षेत्रों में उत्पादों के द्वारा बिक्री डेटा देखने की अनुमति मिल जाएगी।
• मान: यह वह क्षेत्र है जहां आप वह फील्ड रखते हैं जिसमें आप मापना चाहते हैं। अधिकतर मामलों में, यह संख्यात्मक डेटा होता है जैसे कि "बिक्री राशि" या "मात्रा"। यह आपकी पिवट टेबल में सारांशित या गिना जाता है।
• फिल्टर: यदि आप अपनी पूरी पिवट टेबल को किसी अन्य फील्ड द्वारा फिल्टर करने की क्षमता चाहते हैं (जैसे कि "तारीख" या "विक्रेता"), तो आप उस फील्ड को "Filter" क्षेत्र में खींच सकते हैं।

पिवट टेबल को अनुकूलित करना

एक बार पिवट टेबल बनने के बाद, आप इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करना चाह सकते हैं:

• डेटा का सारांश: डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल "मान" क्षेत्र में रखे गए संख्यात्मक मानों को जोड़ देगा। अगर आपको किसी अन्य प्रकार का सारांश चाहिए, जैसे कि औसत या गणना, "Values Field Settings" में फील्ड के बगल में छोटे तीर पर क्लिक करें। यहां, आप सारांश फ़ंक्शन बदल सकते हैं।
• डेटा को क्रम में रखना: आप अपनी पिवट टेबल में डेटा को आरोही और अवरोही क्रम में क्रमित कर सकते हैं। पिवट टेबल में फील्ड्स के बगल में किसी भी तीर बटन पर बस क्लिक करें, और जो क्रम विकल्प आप चाहते हैं उसे चुनें।
• पिवट टेबल शैलियाँ: एक्सेल आपकी पिवट टेबल को सुंदर बनाने के लिए कई बिल्ट-इन शैलियाँ प्रदान करता है। आप पिवट टेबल के रिबन पर "डिज़ाइन" टैब से इन तक पहुंच सकते हैं। एक शैली चुनें जो आपके डेटा प्रस्तुति को स्पष्ट बनाती है।

फिल्टर और स्लाइसर का उपयोग करना

फिल्टर एक महत्वपूर्ण उपकरण हैं जो आपको विशिष्ट डेटा अनुभागों को समझने में मदद करते हैं बिना अन्य प्रविष्टियों के शोर के। पिवट टेबल में फिल्टर लागू करने के लिए इस तरह काम किया जाता है:

• फिल्टर डायलॉग बॉक्स: फिल्टर के फील्ड नाम के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करें। फिल्टर डायलॉग में चुने गए डेटा को दिखाने या छुपाने के लिए बॉक्सों को चेक या अनचेक करें।
• स्लाइसर: एक स्लाइसर एक दृश्य फिल्टर होता है जो आपको पिवट टेबल में डेटा को इंटरएक्टिव रूप से फिल्टर करने की अनुमति देता है। आप पिवट टेबल एनलाइज मेनू पर "इंसर्ट स्लाइसर" बटन से एक स्लाइसर डाल सकते हैं। उस फील्ड का चयन करें जिसके लिए आपको स्लाइसर जोड़ने की आवश्यकता है, और यह आपके शीट में दिखाई देगा।

पिवट टेबल में डेटा को समूहित करना

कुछ मामलों में, आप अपनी पिवट टेबल में डेटा को समूहित करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप दैनिक बिक्री डेटा को महीनों या तिमाहियों में समूहित करना चाह सकते हैं। इसे इस प्रकार करें:

1. डेटा को चयनित करें: अपनी पिवट टेबल में तारीख वाले कक्षों में से एक पर क्लिक करें।
2. समूह विकल्प: एक कक्ष पर राइट-क्लिक करें, फिर मेनू में से "समूह" चुनें। समूह बनाने वाला डायलॉग में चुनें कि आप अपने डेटा को कैसे समूहित करना चाहते हैं - दिनों, महीनों, तिमाहियों, और यहां तक कि वर्षों द्वारा।

पिवट टेबल को ताज़ा करना

यदि आप अपने मूल डेटासेट (जैसे नई पंक्तियाँ या कॉलम जोड़ना) में परिवर्तन करते हैं, तो एक्सेल आपकी पिवट टेबल को स्वचालित रूप से ताज़ा नहीं करता है। आपको इसे रिफ्रेश करना होगा:

1. पिवट टेबल को ताज़ा करें: अपनी पिवट टेबल के अंदर कहीं पर क्लिक करें। रिबन पर "पिवट टेबल एनलाइज" टैब पर जाएं और "रिफ्रेश" बटन पर क्लिक करें।

पिवट टेबल्स के साथ उन्नत सुविधाएँ

एक्सेल पिवट टेबल्स आपको अधिक उन्नत जोड़तोड़ और गणनाएँ करने की भी अनुमति देते हैं, जैसे कि:

• गणनात्मक फील्ड: आप पिवट टेबल के भीतर अन्य डेटा का उपयोग करके गणनाएँ बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको एक फील्ड की आवश्यकता है जो "कुल बिक्री" को "लेन-देन की संख्या" से विभाजित करती है ताकि "प्रति लेन-देन औसत बिक्री" प्राप्त हो सके।
• एक्सेल सूत्रों का उपयोग करना: आप अपनी पिवट टेबल्स में "वैल्यू फील्ड सेटिंग्स" में विकल्पों के माध्यम से एक्सेल सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं।

पिवट टेबल्स के उपयोग के लाभ

पिवट टेबल्स कई लाभ प्रदान करते हैं:

• सरल डेटा विश्लेषण: बड़े डेटा के समूह को तेजी से सारांशित करें।
• गतिशील रिपोर्टिंग: विभिन्न डेटा दृश्यों के लिए फील्ड्स और फिल्टर्स को आसानी से मॉडिफाई करें।
• समय की बचत: जटिल सूत्रों या लंबी डेटा प्रक्रिया की आवश्यकता कम होती है।
• व्यापार बुद्धिमत्ता में वृद्धि: निर्णय लेने के लिए आवश्यक व्यापक डेटा दृश्य प्रदान करता है।

निष्कर्ष

एक्सेल 2021 में पिवट टेबल्स का उपयोग करना सीखना उन लोगों के लिए एक बदलावकारी कौशल हो सकता है जो नियमित रूप से डेटा के साथ काम करते हैं। चाहे वह व्यापार विश्लेषण के लिए हो, स्कूल परियोजनाओं के लिए हो, या व्यक्तिगत वित्त के लिए हो, पिवट टेबल्स डेटा हैंडलिंग में अद्वितीय स्तर की दक्षता और उत्कृष्टता प्रदान करती हैं। बड़े डेटा सेट्स को आसानी से सारांशित, क्रमित, और मूल्यांकन करके, वे एक ऐसा उपकरण बन जाती हैं जिसे आप नजरअंदाज नहीं कर सकते। अभ्यास और प्रयोग के साथ, आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए पिवट टेबल्स को अनुकूलित करने के कई तरीके पा लेंगे।

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