Cómo usar tablas dinámicas en Excel 2021

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Las tablas dinámicas son una característica poderosa de Microsoft Excel que te permite organizar, resumir y analizar tus datos de una manera que brinda información significativa. En Excel 2021, usar tablas dinámicas puede ayudarte a transformar tus datos en bruto en un formato más comprensible. Esta guía te mostrará cómo crear y usar tablas dinámicas en Excel 2021.

Entendiendo las tablas dinámicas

Antes de aprender cómo crear una tabla dinámica, es importante entender qué son. Una tabla dinámica es esencialmente una herramienta o técnica de informes que te permite resumir grandes cantidades de datos. Por ejemplo, si tienes un gran conjunto de datos con transacciones de ventas, una tabla dinámica puede ayudarte a ver rápidamente las ventas totales por región, producto o representante de ventas.

Las tablas dinámicas son interactivas y te permiten pivotar o mover los datos para verlos desde diferentes perspectivas. Esto es extremadamente útil cuando estás considerando diferentes formas de analizar tu conjunto de datos.

Comenzando con las tablas dinámicas

Para comenzar con las Tablas Dinámicas en Excel 2021:

1. Abre Excel y carga los datos: Abre tu libro de Excel que contiene los datos que deseas analizar. Tus datos deben estar organizados en un formato columnar, incluyendo encabezados. Cada columna debe tener un título, como "Fecha", "Monto de Ventas", "Área", etc.
2. Selecciona tus datos: Resalta el rango de celdas que contiene los datos que deseas utilizar para tu tabla dinámica. Esto incluye todas las filas y encabezados de los datos.
3. Inserta la tabla dinámica: Con tus datos seleccionados, ve a la pestaña "Insertar" en la cinta de Excel. Haz clic en el botón "Tabla Dinámica". Aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote dónde quieres colocar tu tabla dinámica. Puedes elegir colocarla en una nueva hoja de trabajo o en una hoja de trabajo existente. Haz clic en "Aceptar" para crear la tabla dinámica.

Creando una tabla dinámica

Después de insertar una tabla dinámica, verás una nueva cuadrícula aparecer en la ubicación seleccionada junto al panel de Campos de la Tabla Dinámica a la derecha de Excel. Aquí es donde seleccionarás y organizarás los campos de datos para crear tu análisis:

• Filas: Arrastra y suelta los campos que deseas que aparezcan como filas en tu tabla dinámica en el área "Filas". Por ejemplo, si deseas analizar las ventas por región, deberías arrastrar el campo "Región" a esta área.
• Columnas: Si deseas segmentar aún más tus datos, puedes arrastrar un campo al área "Columnas". Por ejemplo, arrastrar "Categoría de Producto" aquí te permitirá ver los datos de ventas desglosados por productos en diferentes regiones.
• Valores: Aquí es donde colocas el campo que contiene los datos que deseas medir. La mayoría de las veces, se trata de datos numéricos como "monto de ventas" o "cantidad". Esto se resume o cuenta en tu tabla dinámica.
• Filtro: Si deseas poder filtrar toda tu tabla dinámica por otro campo (como "Fecha" o "Vendedor"), puedes arrastrar ese campo al área de "Filtro".

Personalizando una tabla dinámica

Una vez creada la tabla dinámica, es posible que desees personalizarla para adaptarla a tus necesidades:

• Resumir datos: De forma predeterminada, Excel sumará los valores numéricos colocados en el área "Valores". Si necesitas otro tipo de resumen, como un promedio o un conteo, haz clic en la pequeña flecha junto al campo en el área "Valores" y selecciona "Configuración de Campo de Valores". Aquí puedes cambiar la función de resumen.
• Ordenar datos: Puedes ordenar los datos en tu tabla dinámica en orden ascendente y descendente. Simplemente haz clic en cualquiera de los botones de flecha junto a los campos en la tabla dinámica y elige la opción de ordenación que desees.
• Estilos de tabla dinámica: Excel proporciona varios estilos incorporados para embellecer tu tabla dinámica. Puedes acceder a estos desde la pestaña "Diseño" en la cinta de la tabla dinámica. Elige un estilo que haga clara la presentación de tus datos.

Usando filtros y segmentaciones

Los filtros son una herramienta importante que te ayuda a entender secciones específicas de tus datos sin el ruido de otras entradas. Aplicar filtros en una tabla dinámica se hace así:

• Cuadro de diálogo de filtro: Haz clic en la flecha hacia abajo junto al nombre del campo del filtro. Marca o desmarca las casillas en el cuadro de diálogo del filtro para mostrar u ocultar los datos seleccionados.
• Segmentación: Una segmentación es un filtro visual que te permite filtrar datos en una tabla dinámica de manera interactiva. Puedes insertar una segmentación desde el botón "Insertar Segmentación" en el menú Analizar Tabla Dinámica. Selecciona el campo para el cual necesitas agregar una segmentación, y aparecerá en tu hoja.

Agrupando datos en una tabla dinámica

En algunos casos, puede que desees agrupar los datos en tu tabla dinámica. Por ejemplo, puede que desees agrupar los datos de ventas diarias en meses o trimestres. Así es cómo hacerlo:

1. Selecciona los datos: Haz clic en una de las celdas que contienen la fecha en tu tabla dinámica.
2. Opciones de agrupamiento: Haz clic derecho en una celda, luego elige "Agrupar" del menú. En el cuadro de diálogo de agrupamiento, elige cómo deseas agrupar tus datos: por días, meses, trimestres e incluso años.

Actualizando una tabla dinámica

Si realizas cambios en tu conjunto de datos original (como agregar nuevas filas o columnas), Excel no actualiza automáticamente tu tabla dinámica. Debes actualizarla:

1. Actualizar una tabla dinámica: Haz clic en cualquier parte dentro de tu tabla dinámica. Ve a la pestaña "Analizar Tabla Dinámica" en la cinta y haz clic en el botón "Actualizar".

Funciones avanzadas con tablas dinámicas

Las Tablas Dinámicas de Excel también te permiten realizar manipulaciones y cálculos más avanzados, tales como:

• Campos calculados: Puedes crear cálculos utilizando otros datos dentro de una tabla dinámica. Por ejemplo, si necesitas un campo que divida "Ventas Totales" por "Número de Transacciones" para obtener "Ventas Promedio por Transacción".
• Usando fórmulas de Excel: Puedes usar fórmulas de Excel en tus tablas dinámicas a través de las opciones en "Configuración de Campo de Valores".

Beneficios de usar tablas dinámicas

Las tablas dinámicas ofrecen varios beneficios:

• Análisis de datos fácil: Resume rápidamente grandes cantidades de datos.
• Informes dinámicos: Modifica fácilmente campos y filtros para diferentes vistas de datos.
• Ahorro de tiempo: Se reduce la necesidad de fórmulas complejas o procesamiento de datos prolongado.
• Mejorando la Inteligencia Empresarial: Proporciona la vista de datos integral necesaria para tomar decisiones.

Conclusión

Aprender a usar tablas dinámicas en Excel 2021 puede ser una habilidad transformadora para quienes manejan datos regularmente. Ya sea para análisis empresarial, proyectos escolares o finanzas personales, las tablas dinámicas ofrecen un nivel incomparable de eficiencia y excelencia en el manejo de datos. Al resumir, ordenar y evaluar fácilmente grandes conjuntos de datos, se convierten en una herramienta que no puedes ignorar. Con la práctica y experimentación, encontrarás muchas formas de personalizar las tablas dinámicas para que se adapten a tus necesidades específicas.

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