Office अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का उपयोग कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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OneDrive एक फ़ाइल होस्टिंग सेवा है जो Microsoft 365 की ऑनलाइन सेवाओं के सूट का हिस्सा है। इसका उपयोग क्लाउड में फ़ाइलें स्टोर करने, फ़ाइलें साझा करने और विभिन्न उपकरणों पर फ़ाइलों को सहजता से सिंक करने के लिए किया जाता है। जब आप Word, Excel और PowerPoint जैसे Office अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का उपयोग करते हैं, तो यह आपके दस्तावेज़ों तक कभी भी, कहीं भी पहुंच के माध्यम से उत्पादकता को बढ़ाता है।

यह दस्तावेज़ Microsoft Office अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के तरीके की व्याख्या करेगा, जिससे आप अपने व्यक्तिगत या पेशेवर जीवन में अधिक दक्षता के लिए इन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं। चाहे आपको दस्तावेज़ बनाना हो, उन्हें विभिन्न स्थानों से एक्सेस करना हो या दूसरों के साथ सहयोग करना हो, OneDrive इस प्रक्रिया को आसान बनाता है।

OneDrive को समझना

Office अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का उपयोग करने के विवरण में जाने से पहले, आइए पहले समझते हैं कि OneDrive क्या है। OneDrive Microsoft की क्लाउड सेवा है जो आपको आपकी सभी फ़ाइलों से जोड़ती है। यह Microsoft के सर्वरों पर एक ऐसा स्थान प्रदान करता है जहां आप अपना डेटा स्टोर कर सकते हैं। यह आपको फ़ाइलें और फ़ोटो सहेजने, उन्हें आपके उपकरणों में सिंक करने और जहां भी आप हों वहां से उनमें एक्सेस करने की अनुमति देता है।

OneDrive का उपयोग करने के लाभ

• पहुंच: इंटरनेट से जुड़े किसी भी उपकरण से अपनी फ़ाइलों तक पहुंचें।
• साझा एक्सेस: फ़ाइलें साझा करें और प्रोजेक्ट्स पर दूसरों के साथ सहयोग करें।
• संस्करण इतिहास: कुछ OneDrive खातों के साथ अपनी फ़ाइलों के पिछले संस्करणों तक 30 दिनों तक पहुंच प्राप्त करें।
• सुरक्षा: फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट किया जाता है और Microsoft सुरक्षा और आपके एक्सेस नियंत्रण के संयोजन का उपयोग करके सुरक्षित किया जाता है।
• सीमलेस एकीकरण: OneDrive, Word, Excel और PowerPoint सहित Microsoft 365 सूट में अनुप्रयोगों के साथ सहजता से एकीकृत होता है।

OneDrive सेट अप करना

Office अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का उपयोग करने का पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आपके पास OneDrive खाता है और यह आपके उपकरण पर सही ढंग से सेट अप है।

Microsoft खाता बनाएं

OneDrive का उपयोग करने के लिए, आपको Microsoft खाते की आवश्यकता होगी। यदि आपके पास पहले से खाता है, तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं। यदि नहीं, तो इन चरणों का पालन करें:

1. Microsoft खाता निर्माण पृष्ठ पर जाएं।
2. नई खाता बनाने के लिए स्क्रीन पर दिए गए निर्देशों का पालन करें। आपको अपना नाम और ईमेल पता जैसी कुछ बुनियादी जानकारी प्रदान करनी होगी।
3. एक बार जब आपका खाता बन जाता है, तो आप OneDrive में लॉग इन करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।

OneDrive को डाउनलोड और इंस्टॉल करना

यदि आपके उपकरण पर OneDrive अनुप्रयोग स्थापित नहीं है, तो आपको इसे डाउनलोड और इंस्टॉल करना होगा।

1. OneDrive डाउनलोड पृष्ठ पर जाएं।
2. सेटअप फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए 'डाउनलोड’ बटन पर क्लिक करें।
3. डाउनलोड पूर्ण होने के बाद, सेटअप फ़ाइल खोलें और इंस्टॉलेशन निर्देशों का पालन करें।
4. इंस्टॉलेशन के बाद, OneDrive अनुप्रयोग लॉन्च करें और अपने Microsoft खाता का उपयोग करके साइन इन करें।

प्राथमिकताएँ सेट करना

एक बार जब आप OneDrive इंस्टॉल कर लेते हैं, तो आप पसंदीदा जैसे कौन से फ़ोल्डर्स आपके उपकरणों के साथ सिंक होंगे, सेट कर सकते हैं। यह आपके फ़ाइलों को ऑनलाइन उपलब्ध रखते हुए डिस्क स्थान को प्रबंधित करने में आपकी मदद करता है।

1. अधिसूचना क्षेत्र में OneDrive क्लाउड आइकन पर राइट-क्लिक करें, और 'सेटिंग्स' पर क्लिक करें।
2. 'अकाउंट' टैब पर जाएं और 'फोल्डर चुनें' पर क्लिक करें।
3. उन फ़ोल्डरों का चयन करें जिन्हें आप ऑफलाइन उपलब्ध रखना चाहते हैं और 'ओके' पर क्लिक करें।

Microsoft Word के साथ OneDrive का उपयोग करना

Microsoft Word और OneDrive आपके उत्पादकता को बढ़ाने और ऑटो-सेव, आसान एक्सेस और साझाकरण विकल्प जैसे कई लाभ प्रदान करने के लिए एक साथ काम करते हैं।

Word दस्तावेज़ों को सहेजना और एक्सेस करना

आप अपने Word दस्तावेज़ों को सीधे OneDrive में सहेज सकते हैं, जिससे वे कहीं से भी पहुंचने योग्य हो जाते हैं:

1. Microsoft Word खोलें और एक नया दस्तावेज़ बनाएं।
2. 'फ़ाइल' पर क्लिक करें, फिर 'सेव ऐस'। 'OneDrive' को सहेजने के स्थान के रूप में चुनें।
3. एक फ़ाइल नाम दर्ज करें और 'सेव' पर क्लिक करें। आपका दस्तावेज़ अब क्लाउड में संग्रहीत है।

बाद में इस दस्तावेज़ को देखने के लिए:

1. OneDrive ऑनलाइन पोर्टल पर जाएं या अपने डिवाइस पर OneDrive खोलें।
2. वह फ़ोल्डर खोलें जहां दस्तावेज़ सहेजा गया है।
3. दस्तावेज़ पर क्लिक करें इसे खोलने के लिए। आप इसे सीधे Word में या ब्राउज़र में Word Online का उपयोग करके संपादित कर सकते हैं।

अन्य लोगों के साथ सहयोग करना

OneDrive का उपयोग करने के सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है Word दस्तावेज़ों को आसानी से साझा करने और वास्तविक समय में सहयोग करने की क्षमता:

1. Word में उस दस्तावेज़ को खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
2. विंडो के शीर्ष दाएँ कोने में स्थित 'शेयर' बटन पर क्लिक करें।
3. उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करें जिनके साथ आप दस्तावेज़ साझा करना चाहते हैं, या एक साझा करने योग्य लिंक बनाएं।
4. निर्धारित करें कि इन उपयोगकर्ताओं को किस स्तर की पहुँच होनी चाहिए (देखें या संपादित करें)।
5. 'भेजें' पर क्लिक करें। आपका दस्तावेज़ अब साझा हो गया है, और अन्य सहयोग शुरू कर सकते हैं।

Microsoft Excel के साथ OneDrive का उपयोग करना

Excel Microsoft Office का एक और शक्तिशाली उपकरण है जो OneDrive के साथ उपयोग किए जाने पर और भी अधिक बहुमुखी हो जाता है।

Excel स्प्रेडशीट को सहेजना और एक्सेस करना

स्प्रेडशीट्स को शाब्दिक Word डॉक्यूमेंट्स की तरह ही OneDrive में सहेजा और एक्सेस किया जा सकता है:

1. Microsoft Excel खोलें और एक नया स्प्रेडशीट बनाएं।
2. 'फ़ाइल' पर जाएं, फिर 'सेव ऐस', और 'OneDrive' का चयन करें।
3. एक फ़ाइल नाम निर्दिष्ट करें और अपनी शीट को सहेजें।

OneDrive में संग्रहीत Excel फ़ाइल को खोलने के लिए:

1. अपने डिवाइस पर या वेब ब्राउज़र के माध्यम से OneDrive खोलें।
2. अपने OneDrive फ़ोल्डरों में स्प्रेडशीट ढूंढें।
3. फ़ाइल पर क्लिक करें इसे Excel या ब्राउज़र-आधारित संपादन के लिए Excel Online के साथ खोलने के लिए।

सहयोगात्मक विश्लेषण और संपादन

OneDrive के माध्यम से Excel स्प्रेडशीट पर सहयोग करना सरल है:

1. Excel में अपने स्प्रेडशीट को खोलें।
2. हेडर मेनू में 'शेयर' का चयन करें।
3. लोगों के ईमेल पते दर्ज करें, या वितरण के लिए एक लिंक बनाएं।
4. अनुमतियाँ सेट करें 'संपादित कर सकते हैं' या 'देख सकते हैं'।
5. सहयोग निमंत्रण भेजने के लिए 'शेयर' या 'लिंक कॉपी करें' का चयन करें।

Microsoft PowerPoint के साथ OneDrive का उपयोग करना

PowerPoint प्रस्तुतिकरण भी OneDrive की क्लाउड क्षमताओं से लाभान्वित हो सकते हैं, जो निर्माण, पहुंच, और सहयोग के लिए लचीलापन प्रदान करते हैं।

प्रस्तुतीकरण को सहेजना और देखना

आसान एक्सेस के लिए PowerPoint प्रस्तुतिकरण को OneDrive में सहेजें:

1. PowerPoint लॉन्च करें और एक नई प्रस्तुति शुरू करें।
2. 'फ़ाइल' पर क्लिक करें, फिर 'सेव ऐस', और 'OneDrive' चुनें।
3. प्रस्तुति का नामकरण करें और सहेजने की पुष्टि करें।

OneDrive ऐप या वेब पोर्टल के माध्यम से संग्रहीत प्रस्तुति तक पहुंचें:

1. अपने OneDrive संग्रहण स्थान पर नेविगेट करें।
2. अपनी प्रस्तुतियों को ढूंढें, आवश्यक होने पर उन्हें फ़ोल्डरों में सॉर्ट करें।
3. प्रस्तुतियों को PowerPoint या PowerPoint Online के माध्यम से खोलें।

सहयोगियों के साथ जुड़ना

प्रस्तुतियों को साझा करने से सहकर्मी अंतर्दृष्टि और सुझाव जोड़ सकते हैं:

1. एक प्रस्तुति के साथ, टूलबार से शेयर का चयन करें।
2. सहकर्मियों के ईमेल पते टाइप करें या उत्पन्न लिंक का वितरण करें।
3. उपयोगकर्ता अनुमतियाँ तय करें- पूरी संपादन या सिर्फ देख सकते हैं।
4. उन्हें तुरंत आमंत्रित करने के लिए 'भेजें' का चयन करें।

Office के साथ OneDrive का उपयोग करने के लिए उन्नत सुझाव

हालांकि बुनियादी कार्यक्षमता अक्सर पर्याप्त होती है, कई सुझाव और सुविधाएँ हैं जो आपके और आपकी टीम के OneDrive को Office के साथ कैसे उपयोग करते हैं, इसमें सुधार कर सकती हैं:

स्वचालित सहेजना और पुनर्प्राप्ति

यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक अनपेक्षित शटडाउन आपके काम को नहीं खोता है, ऑटोसेव सुविधा का उपयोग करें:

अपने Office ऐप्स के शीर्ष-बाएँ कोने में 'ऑटोसेव' टॉगल की तलाश करें और OneDrive पर संग्रहीत दस्तावेज़ों के लिए इसे चालू करें। यह सुनिश्चित करता है कि आपका काम जाता है।

संस्करण इतिहास

OneDrive आपके दस्तावेज़ों में किए गए परिवर्तनों के इतिहास को बनाए रखता है:

• OneDrive में संग्रहीत दस्तावेज़ पर राइट क्लिक करें।
• 'संस्करण इतिहास' का चयन करें।
• पिछले संस्करणों की समीक्षा करें और यदि आवश्यक हो तो उन्हें पुनर्स्थापित करें।

फ़ाइलों तक ऑफलाइन एक्सेस

यदि आप इंटरनेट कनेक्टिविटी के बिना काम करने की योजना बना रहे हैं तो फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को ऑफ़लाइन एक्सेस के लिए चिह्नित किया जा सकता है:

1. फ़ाइल या फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और 'हमेशा इस डिवाइस पर रखें' चुनें।
2. यह आपके डिवाइस पर आइटम डाउनलोड करता है, यह सुनिश्चित करता है कि वे इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी उपलब्ध हैं।

निष्कर्ष

Microsoft Office अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का एकीकरण दस्तावेजों के प्रबंधन के तरीके में क्रांतिकारी बदलाव करता है। यह उपकरणों के माध्यम से पहुँच को सुविधाजनक बनाता है, सहयोग को सरल बनाता है, सुरक्षा को बढ़ाता है, और वर्कफ़्लो को अनुकूलित करता है। ऑफिस अनुप्रयोगों के साथ OneDrive का कुशलतापूर्वक उपयोग करना छात्रों, पेशेवरों और उन सभी के लिए जरूरी है जो नियमित रूप से डिजिटल दस्तावेजों से निपटते हैं।

इन उपकरणों का एक साथ उपयोग करने से कार्य सरल हो सकते हैं, समय की बचत हो सकती है, और आपके फ़ाइलों को प्रबंधित करने और उनके साथ इंटरैक्ट करने के तरीके में सुधार हो सकता है। OneDrive की स्थापना करके और इसकी सुविधाओं और क्षमताओं से परिचित होकर, आप इस शक्तिशाली संयोजन के प्रस्तावित लाभों का पूरा लाभ उठा सकते हैं।

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