माइक्रोसॉफ्ट पावर BI सेवा का उपयोग कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट पावर BI एक बिजनेस एनालिटिक्स टूल का समूह है जो आपको अपने संगठन में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने में मदद करता है। यह शक्तिशाली क्लाउड सेवा आपको डेटा को एकत्रित करने, विश्लेषण करने, कल्पना करने और साझा करने की अनुमति देती है। इस दस्तावेज़ का उद्देश्य आपको माइक्रोसॉफ्ट पावर BI सेवा का उपयोग करके अपने कच्चे डेटा को सार्थक अंतर्दृष्टि में कैसे बदलना है, इस पर विस्तृत जानकारी देना है। यह व्याख्या मूल बातें बताएगी, आपको सेवा से अपने डेटा को जोड़ने में मार्गदर्शन करेगी, आपके लिए विज़ुअलाइज़ेशन बनाने का मार्गदर्शन करेगी, और आपको अपने रिपोर्ट दूसरों के साथ साझा करने का तरीका बताएगी। चलिए चरण दर चरण शुरू करते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट पावर BI सेवा के साथ आरंभ करना

खाता बनाना और लॉग इन करना

माइक्रोसॉफ्ट पावर BI सेवा का उपयोग करने का पहला कदम एक खाता बनाना है। आप निम्नलिखित तरीके से आगे बढ़ सकते हैं:

1. आधिकारिक पावर BI वेबसाइट पर जाएं और 'साइन अप' बटन पर क्लिक करें।
2. अपना कार्य ईमेल पता दर्ज करें और स्क्रीन पर दिए गए निर्देशों का पालन करें। यह आपके ईमेल को सत्यापित करने और पासवर्ड बनाने की प्रक्रिया में आपका मार्गदर्शन करेगा।
3. जब आपका खाता बन जाए, तो आप पावर BI होमपेज पर उपलब्ध 'साइन इन' बटन का उपयोग करके लॉग इन कर सकते हैं।

ध्यान रखें कि कार्य या स्कूल ईमेल पता का उपयोग करना संगठनात्मक सेटिंग्स में अतिरिक्त लाभ दे सकता है।

पावर BI इंटरफेस को नेविगेट करना

लॉग इन करने पर, आपको पावर BI डैशबोर्ड द्वारा स्वागत किया जाएगा। यहां बताया गया है कि इंटरफ़ेस को कैसे नेविगेट किया जाए:

• होम: यह आपका प्रमुख कार्यक्षेत्र है जहाँ आप हाल ही की रिपोर्ट्स, डैशबोर्ड और डेटा सेट्स देख सकते हैं।
• मेरा कार्यक्षेत्र: यह आपका व्यक्तिगत क्षेत्र है जहाँ आप अपना पावर BI कंटेंट बना और प्रबंधित कर सकते हैं।
• मेरे साथ साझा किया गया: रिपोर्ट और डैशबोर्ड ढूँढें जो अन्य लोगों ने आपके साथ साझा किए हैं।
• ऐप्स: ऐप्स संबंधित डैशबोर्ड और रिपोर्ट्स को एक सिंगल कंटेनर में समाहित करते हैं। इन्हें संगठनों के भीतर बनाया और साझा किया जा सकता है।

अपने डेटा को पावर BI से जोड़ना

डेटा स्रोतों की समझ

पावर BI कई प्रकार के डेटा स्रोतों से कनेक्ट हो सकता है। चाहे आपका डेटा क्लाउड-आधारित स्रोतों जैसे कि अज्योर, सेल्सफोर्स, या ऑनलाइन सेवाओं जैसेकि गूगल एनालिटिक्स में हो, या ऑन-प्रिमाइसेस स्रोतों जैसेकि SQL सर्वर या एक्सेल में हो, पावर BI इन सभी को संभालने में सक्षम है।

डेटा स्रोतों से कनेक्ट करना

यहां पावर BI को एक एक्सेल फ़ाइल से जोड़ने का सरल उदाहरण दिया गया है:

1. पहले, वेब पर अपने पावर BI खाते में लॉग इन करें।
2. नेविगेशन पैन के नीचे 'डेटा प्राप्त करें' पर क्लिक करें।
3. 'फ़ाइलें' चुनें और 'स्थानीय फ़ाइल' चुनें यदि फ़ाइल आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत है।
4. फ़ाइल की स्थान तक जाएं, इसे चुनें, और 'ओपन' पर क्लिक करें। पावर BI फ़ाइल को लोड करेगा और डेटा तैयार करेगा।

इसी तरह, आप 'डेटा प्राप्त करें' खंड से उपयुक्त विकल्प का चयन करके अन्य डेटा स्रोतों से कनेक्ट कर सकते हैं।

विज़ुअलाइज़ेशन बनाना

पावर BI रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड का परिचय

पावर BI में, रिपोर्ट्स कई पृष्ठों पर विज़ुअलाइज़ेशन का संग्रह होती हैं, जिसे दृश्य मापदंड भी कहा जाता है। डैशबोर्ड्स एक पृष्ठ में होते हैं और अक्सर एक त्वरित अवलोकन प्रदान करने के लिए रिपोर्ट्स से दृश्य पिन करके बनाए जाते हैं।

अपनी पहली रिपोर्ट बनाएं

एक बुनियादी रिपोर्ट बनाने के लिए:

1. अपने 'मेरा कार्यक्षेत्र' में, उस डेटा सेट का चयन करें जिससे आप एक रिपोर्ट बनाना चाहते हैं।
2. 'रिपोर्ट बनाएं' पर क्लिक करें। इससे रिपोर्ट संपादक खुल जाएगा।
3. अब आप अपने डेटा सेट से फील्ड्स को रिपोर्ट कैनवास पर खींचकर अपनी रिपोर्ट में दृश्य जोड़ना शुरू कर सकते हैं।
4. उदाहरण के लिए, एक सरल स्तंभ चार्ट बनाने के लिए बिक्री राशि फील्ड को कैनवास पर खींचें।

विभिन्न विज़ुअलाइज़ेशन के साथ अपनी रिपोर्ट में सुधार करें

माइक्रोसॉफ्ट पावर BI कई प्रकार के विज़ुअलाइज़ेशन प्रदान करता है जैसेकि बार चार्ट, लाइन चार्ट, पाई चार्ट, मानचित्र, तालिकाएँ आदि। आपको एक विज़ुअलाइज़ेशन चुनना चाहिए जो आपके डेटा का सर्वोत्तम रूप से प्रतिनिधित्व करता है।

विज़ुअलाइज़ेशन का प्रकार बदलने के लिए:

1. रिपोर्ट संपादक कैनवास में चार्ट पर क्लिक करें।
2. विज़ुअलाइज़ेशन पैन पर, आप विभिन्न विज़ुअलाइज़ेशन प्रकारों का चयन करके देख सकते हैं कि प्रत्येक के साथ डेटा कैसा दिखता है।
3. सही चार्ट प्रकार का चुनना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह निर्धारित करता है कि आपके डेटा की कहानी कितनी प्रभावी हो।

अपने पावर BI रिपोर्ट को कस्टमाइज़ करना

फिल्टर और स्लाइसर का उपयोग करना

फिल्टर और स्लाइसर आपको एक रिपोर्ट में विशिष्ट जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम करते हैं:

• फिल्टर: यदि आप विशेष परिस्थितियों पर आधारित डेटा दिखाना चाहते हैं तो एक फिल्टर लागू करें। आप फिल्टर लगाने के लिए विज़ुअलाइज़ेशन पैन में 'फिल्टर' क्षेत्र में एक फील्ड खींच सकते हैं।
• स्लाइसर: स्लाइसर का उपयोग फिल्टर के समान प्रभाव प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है, लेकिन वे रिपोर्ट में दृश्य रूप से दर्शाए जाते हैं ताकि उपयोगकर्ता उनके साथ इंटरैक्ट कर सकें।

उदाहरण के लिए, एक बिक्री रिपोर्ट को केवल एक विशेष वर्ष का डेटा दिखाने के लिए फिल्टर करने के लिए, डेटासेट में वर्ष फ़ील्ड को 'फिल्टर' पैन में खींचें और आवश्यक वर्ष का चयन करें।

एक ड्रिलथ्रू पृष्ठ जोड़ें

ड्रिलथ्रू आपको अपनी रिपोर्ट में एक विशेष इकाई पर केंद्रित एक पृष्ठ बनाने की अनुमति देता है। यह तब उपयोगी होता है जब आप अपने डेटासेट के एक विशेष पहलू पर अधिक ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं:

1. अपनी रिपोर्ट में एक नया पृष्ठ बनाएं।
2. विवरण पर ध्यान केंद्रित करते हुए विज़ुअलाइज़ेशन जोड़ें जिन पर आप ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं।
3. 'ड्रिलथ्रू फिल्टर' क्षेत्र में रुचिकर फील्ड्स जोड़ें।
4. उपयोगकर्ता अब आपके अन्य रिपोर्टों में किसी भी डेटा बिंदु पर राइट-क्लिक करके इस नए पृष्ठ तक पहुंच सकेंगे।

रिपोर्ट साझा करना और सहयोग करना

रिपोर्ट और डैशबोर्ड साझा करने के तरीके

एक बार जब आपने एक रिपोर्ट या डैशबोर्ड बना लिया हो, तो आप इसे अपने संगठन में दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं:

• पावर BI के माध्यम से साझा करना: पावर BI में, रिपोर्ट या डैशबोर्ड के शीर्ष पर 'शेयर' पर क्लिक करें। प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते और किसी भी संदेश का टाइप करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं। आपको पावर BI प्रो लाइसेंस की आवश्यकता हो सकती है, या आपका संगठन रिपोर्ट को पावर BI सेवा क्षमता पर स्टोर कर सकता है।
• वेब पर प्रकाशित करना: यदि आप रिपोर्ट को सार्वजनिक बनाना चाहते हैं, तो 'रिपোর্ট एम्बेड करें' विकल्प का उपयोग करें। इससे आपको एक लिंक बनाने की सुविधा मिलती है जिसे कोई भी पावर BI खाता न होने पर भी पहुंच सकता है। इस विकल्प के साथ सावधान रहें क्योंकि यह आपके डेटा को इंटरनेट पर सार्वजनिक रूप से उपलब्ध कराता है।

पावर BI में सहयोग करना

पावर BI सेवा सहयोगात्मक कार्य को विभिन्न कार्यक्षमताओं के माध्यम से सक्षम करती है:

• वर्कस्पेसेस: बेहतर टीमवर्क के लिए सहयोगात्मक वर्कस्पेस बनाएं। इससे कई उपयोगकर्ताओं को एक ही संसाधनों के सेट तक पहुंचने की सुविधा मिलती है।
• टिप्पणियाँ: पावर BI में टिप्पणी सुविधा का उपयोग करें ताकि विभिन्न रिपोर्ट के भागों पर सीधे रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड्स में चर्चा की जा सके।

उन्नत विशेषताएं और सर्वोत्तम प्रथाएं

गणनाओं के लिए पावर BI DAX का उपयोग करना

DAX (डेटा विश्लेषण अभिव्यक्तियाँ) एक फ़ंक्शन और ऑपरेटर की लाइब्रेरी है जिसका उपयोग पावर BI में अभिव्यक्तियाँ बनाने और गणनाएँ प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है। DAX का उपयोग करके, हम ऐसी गणना फ़ील्ड्स बना सकते हैं जो हमें नई जानकारी प्राप्त करने में मदद करती हैं।

    Sales Growth = ([CurrentYearSales] - [PreviousYearSales]) / [PreviousYearSales]

यह DAX सूत्र पिछले वर्ष की तुलना में बिक्री में वृद्धि की गणना करता है।

डेटा ताज़गी सेट करें

पावर BI आपको डेटा ताज़गी सेट करने की अनुमति देता है ताकि आपकी रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड्स सबसे वर्तमान डेटा का उपयोग कर सकें:

1. पावर BI सेवा में अपने डेटासेट की सेटिंग्स में जाएं।
2. 'अनुसूचित ताज़गी' अनुभाग के अंतर्गत, विकल्प को सक्षम करें और अपनी ताज़गी आवृत्ति और समय निर्दिष्ट करें।
3. सुनिश्चित करें कि आपके डेटा स्रोत प्रमाणीकरण अद्यतन हैं ताकि पावर BI आपकी डेटासेट्स तक पहुंच सके।

पावर BI का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

पावर BI से सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए, इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:

• अनावश्यक फील्ड्स और टेबल्स को हटाकर अपने डेटासेट को हल्का रखें इससे पहले कि पावर BI पर अपलोड करें।
• अपने फील्ड्स और टेबल्स के लिए एक सहज नामकरण सम्मेलन का उपयोग करें ताकि अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए आपकी रिपोर्ट्स को समझना आसान हो सके।
• हमेशा यह सुनिश्चित करें कि आपका डेटा स्वच्छ और सुव्यवस्थित हो।
• विज़ुअल स्थिरता बनाए रखने के लिए पावर BI की इनबिल्ट थीम का लाभ उठाएं।

निष्कर्ष

माइक्रोसॉफ्ट पावर BI डेटा को कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टियों में बदलने के लिए अत्यंत शक्तिशाली उपकरण है। इस गाइड में दिए गए चरणों का पालन करके, आप इसके इंटरफेस को नेविगेट करने, अपने डेटा को जोड़ने, सूचनात्मक रिपोर्ट्स बनाने और साझा करने, और दूसरों के साथ प्रभावी ढंग से सहयोग करने में सक्षम होंगे। हमेशा उन विज़ुअलाइज़ेशन और कार्यात्मकताओं की विस्तृत श्रृंखला का अन्वेषण करना याद रखें जो यह प्रदान करता है। यह यात्रा उस तरीके को अपग्रेड करेगी जिससे आप अपने डेटा को संभालते हैं और उससे अंतर्दृष्टियाँ प्राप्त करते हैं, अंततः आपको सूचित व्यावसायिक निर्णय लेने में मदद करेगी।

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