Cómo usar el servicio Microsoft Power BI

Editado 3 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Power BI es un conjunto de herramientas de análisis de negocios que te ayuda a obtener información sobre tu organización. Este potente servicio en la nube te permite recopilar, analizar, visualizar y compartir datos en una interfaz fácil de usar. El propósito de este documento es brindarte información detallada sobre cómo transformar tus datos en bruto en información significativa usando el servicio Microsoft Power BI. Esta explicación cubrirá lo básico, demostrará cómo conectar tus datos al servicio, te guiará en la creación de visualizaciones y explicará cómo compartir tus informes con otros. Comencemos paso a paso.

Comenzando con el servicio Microsoft Power BI

Crear una cuenta e iniciar sesión

El primer paso para usar el servicio Microsoft Power BI es crear una cuenta. Puedes proceder de la siguiente manera:

1. Visita el sitio web oficial de Power BI y haz clic en el botón 'Registrarse'.
2. Ingresa tu dirección de correo electrónico de trabajo y sigue las instrucciones en la pantalla. Esto te guiará a través del proceso de verificar tu correo electrónico y crear una contraseña.
3. Una vez que hayas creado tu cuenta, puedes iniciar sesión usando el botón 'Iniciar sesión' disponible en la página de inicio de Power BI.

Ten en cuenta que usar una dirección de correo electrónico de trabajo o escuela puede ofrecerte beneficios adicionales, especialmente en entornos organizacionales.

Navegando por la interfaz de Power BI

Al iniciar sesión, serás recibido por el panel de Power BI. Así es como puedes navegar por la interfaz:

• Inicio: Este es tu espacio de trabajo principal donde puedes ver informes, paneles y conjuntos de datos recientes.
• Mi espacio de trabajo: Sirve como tu espacio personal para crear y administrar tu contenido de Power BI.
• Compartido conmigo: Encuentra informes y paneles que otros han compartido contigo.
• Aplicaciones: Las aplicaciones agrupan paneles e informes relacionados en un único contenedor. Pueden ser creadas y compartidas dentro de las organizaciones.

Conectando tus datos a Power BI

Entendiendo las fuentes de datos

Power BI puede conectarse a una amplia variedad de fuentes de datos. Ya sea que tus datos estén en fuentes basadas en la nube como Azure, Salesforce o servicios en línea como Google Analytics, o en fuentes locales como SQL Server o Excel, Power BI es lo suficientemente flexible para manejarlos todos.

Conectando a fuentes de datos

Aquí hay un ejemplo simple de cómo conectar Power BI a un archivo de Excel:

1. Primero, inicia sesión en tu cuenta de Power BI en la web.
2. Haz clic en 'Obtener datos' en la parte inferior del panel de navegación.
3. Selecciona 'Archivos' y elige 'Archivo local' si el archivo está almacenado en tu computadora.
4. Navega a la ubicación del archivo, selecciónalo y haz clic en ‘Abrir’. Power BI cargará el archivo y preparará los datos.

De manera similar, puedes conectarte a otras fuentes de datos seleccionando la opción adecuada en la sección ‘Obtener datos’.

Creando visualizaciones

Introducción a los informes y paneles de Power BI

En Power BI, los informes son colecciones de visualizaciones en una o más páginas, también llamadas métricas visuales. Los paneles consisten en una página y a menudo se crean fijando visualizaciones de los informes para proporcionar una visión rápida de tus datos.

Crea tu primer informe

Para crear un informe básico:

1. En tu Espacio de trabajo, selecciona el conjunto de datos del que quieres crear un informe.
2. Haz clic en ‘Crear informe’. Esto abrirá el editor de informes.
3. Puedes comenzar a agregar visualizaciones a tu informe arrastrando campos de tu conjunto de datos al lienzo del informe.
4. Por ejemplo, arrastra el campo Cantidad de Ventas al lienzo para crear un gráfico de columnas simple.

Mejora tus informes con diferentes visualizaciones

Microsoft Power BI proporciona varios tipos de visualizaciones como gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos de pastel, mapas, tablas, etc. Deberías elegir una visualización que represente mejor tus datos para ayudarte a entenderlos mejor.

Para cambiar el tipo de visualización:

1. Haz clic en el gráfico en el lienzo del editor de informes.
2. En el panel de Visualización, puedes seleccionar diferentes tipos de visualizaciones para ver cómo se ven los datos con cada uno de ellos.
3. Elegir el tipo de gráfico correcto es importante porque determina cuán efectivamente tu 数据 cuenta una historia.

Personalizando tu informe de Power BI

Usando filtros y divisores

Los filtros y divisores te permiten centrarte en información específica de un informe:

• Filtro: Aplica un filtro si deseas mostrar datos basados en condiciones específicas. Puedes arrastrar un campo al área de 'Filtro' en el panel de visualización para aplicar un filtro.
• Divisores: Usa divisores para lograr el mismo efecto que los filtros, pero se representan visualmente en el informe para que los usuarios puedan interactuar con ellos.

Por ejemplo, para filtrar un informe de ventas para mostrar solo datos de un año en particular, arrastra el campo Año en el conjunto de datos al panel de 'Filtro' y selecciona el año requerido.

Agrega una página de drillthrough

El drillthrough te permite crear una página enfocada en una entidad específica en tu informe. Esto es útil cuando quieres centrarte más en un aspecto específico de tu conjunto de datos:

1. Crea una nueva página en tu informe.
2. Agrega visualizaciones, enfocándote en los detalles que quieras enfatizar.
3. Agrega los campos que te interesan al área de 'Filtro de drillthrough'.
4. Los usuarios ahora podrán acceder a esta nueva página haciendo clic derecho en cualquier punto de datos en tus otros informes.

Compartición de informes y colaboración

Formas de compartir informes y paneles

Una vez que hayas creado un informe o panel, puedes compartirlo con otros en tu organización:

• Compartir via Power BI: En Power BI, haz clic en 'Compartir' en la parte superior del informe o panel. Ingresa las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y cualquier mensaje que quieras incluir. Puede que necesites una licencia Power BI Pro, o que tu organización almacene el informe en una capacidad de servicio Power BI.
• Publicar en la web: Si quieres hacer un informe público, utiliza la opción 'Incrustar informe'. Esto te permite crear un enlace al que cualquiera puede acceder sin necesidad de una cuenta de Power BI. Ten cuidado con esta opción, ya que hace que tus datos sean públicamente accesibles en Internet.

Colaborar en Power BI

El servicio Power BI permite trabajar colaborativamente a través de varias funcionalidades:

• Espacios de trabajo: Crea espacios de trabajo colaborativos para mejorar el trabajo en equipo. Esto permite que varios usuarios tengan acceso al mismo conjunto de recursos.
• Comentarios: Usa la función de comentarios en Power BI para discutir diferentes partes de un informe directamente en los informes y paneles.

Características avanzadas y mejores prácticas

Usar Power BI DAX para cálculos

DAX (Expresiones de Análisis de Datos) es una biblioteca de funciones y operadores que se pueden usar para crear expresiones y realizar cálculos dentro de Power BI. Usando DAX, podemos crear campos calculados que nos ayuden a obtener nueva información.

    Crecimiento de Ventas = ([VentasAñoActual] - [VentasAñoAnterior]) / [VentasAñoAnterior]

Esta fórmula DAX calcula el crecimiento en ventas en comparación con el año anterior.

Configurar la actualización de datos

Power BI te permite configurar actualizaciones de datos para asegurar que tus informes y paneles estén usando los datos más actuales:

1. Ve a la configuración de tu conjunto de datos en el servicio Power BI.
2. En la sección 'Actualización Programada', habilita la opción y especifica la frecuencia y hora de actualización.
3. Asegúrate de que las credenciales de tu fuente de datos estén actualizadas para que Power BI pueda acceder a tus conjuntos de datos.

Mejores prácticas para usar Power BI

Para obtener los mejores resultados de Power BI, sigue estas mejores prácticas:

• Mantén tu conjunto de datos ligero eliminando campos y tablas innecesarios antes de cargarlos en Power BI.
• Usa una convención de nombres intuitiva para tus campos y tablas para facilitar la comprensión de tus informes a otros usuarios.
• Asegúrate siempre de que tus datos estén limpios y bien organizados.
• Aprovecha los temas incorporados de Power BI para mantener una consistencia visual en todos los informes.

Conclusión

Microsoft Power BI es una herramienta extremadamente poderosa para transformar datos en información procesable. Siguiendo los pasos delineados en esta guía, podrás navegar por su interfaz, conectar tus datos, crear y compartir informes informativos y colaborar eficazmente con otros. Siempre recuerda explorar la amplia gama de visualizaciones y funcionalidades que ofrece. Este recorrido mejorará la forma en que gestionas tus datos y obtienes información de ellos, ayudándote a tomar decisiones comerciales informadas.

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