Cómo utilizar la función de preguntas y respuestas de Microsoft Power BI

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Power BI es un servicio de análisis de negocios que proporciona capacidades de visualización interactiva e inteligencia empresarial, con una interfaz lo suficientemente simple para que los usuarios finales puedan crear sus propios informes y paneles. Entre sus muchas características poderosas, Power BI ofrece una función de preguntas y respuestas que es notablemente amigable para el usuario. Permite a los usuarios hacer preguntas sobre sus datos utilizando procesamiento de lenguaje natural, lo que significa que puedes escribir una pregunta en inglés simple y Power BI la interpretará y generará una respuesta, usualmente en forma de visualización. Esta guía te mostrará cómo aprovechar al máximo esta función.

Entendiendo los conceptos básicos de Power BI Q&A

La función de preguntas y respuestas en Power BI te da la capacidad de acceder y comprender tus datos de manera intuitiva. Aprovecha el aprendizaje automático y el procesamiento de lenguaje natural para interpretar tus preguntas y presentar datos relevantes. Puedes usar esta función en informes, paneles y el servicio Power BI. Esto significa que, ya sea que estés en un escritorio o en una aplicación móvil, siempre que tengas acceso a tu espacio de trabajo de Power BI, puedes usar preguntas y respuestas.

Cómo configurar preguntas y respuestas

Antes de comenzar a hacer preguntas, asegúrate de que tus conjuntos de datos estén debidamente preparados. Datos bien estructurados con nombres claros de columnas y relaciones entre tablas proporcionarán respuestas más precisas. A continuación, se detallan los pasos para configurar preguntas y respuestas:

Prepara tu conjunto de datos

• Asegúrate de que todos los campos tengan nombres descriptivos para que coincidan con las palabras probables que usarás al hacer una pregunta. Usa sinónimos si es necesario.
• Agrega descripciones a columnas y tablas en tu modelo de datos. Esto ayuda a Power BI a entender el contexto de ciertos campos.
• Define correctamente las relaciones entre tablas en tu modelo de datos. Esto permite que Power BI agregue datos con precisión de múltiples tablas al responder preguntas.

Crear informe

Una vez que tu conjunto de datos esté listo, crea un informe donde podrás utilizar preguntas y respuestas. Así es como se hace:

1. Abre Power BI Desktop y ve a tu espacio de trabajo de informes.
2. Haz clic en "Archivo" > "Nuevo" para crear un nuevo informe.
3. Carga tu conjunto de datos haciendo clic en “Obtener datos” y selecciona tu fuente de datos.

Usando la función de preguntas y respuestas en Power BI

Una vez que hayas configurado tu informe y tus conjuntos de datos estén listos, puedes comenzar a usar la función de preguntas y respuestas. Así es cómo se hace:

1. Ve a la vista de informe en Power BI Desktop.
2. Haz clic en el cuadro "Haz una pregunta", generalmente ubicado en la parte superior de tu informe o panel. En algunos casos, es posible que debas agregar un visual de preguntas y respuestas seleccionándolo desde el panel de visualizaciones.
3. Escribe tu pregunta en el cuadro. Por ejemplo, puedes preguntar: "¿Cuáles son las ventas en 2022?" o "Muéstrame ventas por producto."
4. Observa las sugerencias que aparecen al comenzar a escribir. Las sugerencias pueden ayudarte a refinar tu pregunta para obtener respuestas más precisas.
5. Revisa la visualización o respuesta generada por Power BI. Si no es lo que esperabas, intenta reformular tu pregunta, usa sinónimos o especifica más detalles.

Personalizando las preguntas y respuestas

Si crees que preguntas y respuestas no está entendiendo correctamente tus preguntas, es posible que necesites mejorar o personalizar sus configuraciones. Aquí hay algunas maneras de personalizar la experiencia de preguntas y respuestas:

Creación de sinónimos

Para ayudar a preguntas y respuestas a entender mejor tu terminología, puedes agregar sinónimos para los nombres de campo. Por ejemplo, si tienes una columna "Ingresos", puedes agregar "Renta" o "Ingreso" como sinónimo. Para agregar un sinónimo:

1. Selecciona el conjunto de datos en Power BI Desktop.
2. En el panel de campos, haz clic derecho en el campo para el que deseas agregar sinónimos y selecciona "Administrar sinónimos".
3. Ingresa sinónimos para cada campo en el cuadro proporcionado.

Enseñando a preguntas y respuestas

Educando a preguntas y respuestas sobre palabras y frases comúnmente usadas, puedes mejorar su rendimiento. Usa los siguientes métodos:

1. En el servicio Power BI, selecciona el conjunto de datos.
2. Haz clic en el panel "Configuración de preguntas y respuestas".
3. Utiliza la función "Enseñar a preguntas y respuestas" para ingresar preguntas comunes y seleccionar manualmente la escena o respuestas correctas para entrenar el sistema.

Consejos para un uso efectivo de preguntas y respuestas

Para maximizar el potencial de preguntas y respuestas de Power BI, considera los siguientes consejos:

• Mantén tus preguntas lo más específicas posible para limitar el alcance de los datos.
• Usa términos comunes y evita jerga, a menos que hayas definido tales términos utilizando sinónimos en tu conjunto de datos.
• Tener un conjunto de datos bien organizado y limpio para obtener los resultados más precisos.
• Continúa educando la herramienta de preguntas y respuestas para que se alinee mejor con tu terminología empresarial y especificaciones del conjunto de datos.

Ejemplos prácticos del uso de preguntas y respuestas

Veamos algunos ejemplos prácticos de cómo usar preguntas y respuestas de manera efectiva:

Ejemplo 1: Informe de ventas

Imagina que tienes un conjunto de datos con datos de ventas que incluye campos como "fecha", "producto", "monto de ventas" y "región". Puedes hacer preguntas como estas:

• “¿Cuáles son las ventas totales para el primer trimestre de 2023?”
• "¿Qué región tuvo más ventas el año pasado?"
• "Muestra ventas por categoría de producto."

Con conjuntos de datos bien elaborados, preguntas y respuestas proporcionará visuales como gráficos de barras, gráficos de pastel o gráficos de líneas correspondientes a estas preguntas.

Ejemplo 2: Panel de control de RRHH

Para un conjunto de datos de RRHH que contiene "Nombre del empleado", "Departamento", "Fecha de inicio", "Salario", puedes usar preguntas y respuestas de esta manera:

• "¿Cuántos empleados se unieron en 2022?".
• "Crea una lista de empleados por departamento."
• "Muestra el salario promedio por departamento."

Power BI creará listas, gráficos o gráficos relevantes para informar tus métricas de RRHH.

Ventajas y limitaciones de preguntas y respuestas

Beneficio

Hay varios beneficios de usar la función de preguntas y respuestas en Power BI:

• Facilidad de uso: Proporciona una forma amigable para interactuar con tus datos sin necesidad de conocimientos técnicos.
• Información rápida: Puedes obtener información rápida con solo una pregunta.
• Presentación visual: Las respuestas a una pregunta generalmente resultan en una presentación de datos visualmente atractiva.

Limitaciones

A pesar de sus beneficios, tiene algunas limitaciones de las que debes estar al tanto:

• Dependencia de la calidad de los datos: La calidad y precisión de las respuestas dependen en gran medida de la calidad del conjunto de datos.
• Tratamiento de la ambigüedad: A veces, preguntas ambiguas o palabras desconocidas en una pregunta pueden llevar a resultados incorrectos.
• Consultas personalizadas limitadas: Para consultas muy complejas, puede ser necesario realizar modelado y consultas de datos manuales generales.

Conclusión

La función de preguntas y respuestas de Power BI es una herramienta poderosa que brinda accesibilidad a datos a una variedad de usuarios en diferentes niveles de experiencia. Baja la barrera de consulta de datos y obtención de información mediante el uso de un lenguaje simple en lugar de lenguaje técnico especializado o scripts. Sin embargo, obtener los mejores resultados de preguntas y respuestas requiere un conjunto de datos bien estructurado y cierta personalización para alinearse con la terminología empresarial. Al incorporar una preparación exhaustiva de datos y una mejora continua del sistema de preguntas y respuestas, las organizaciones pueden aprovechar esta función para desbloquear información valiosa y mejorar los procesos de toma de decisiones.

Recuerda, cuanto más uses y personalices la función de preguntas y respuestas, mejor se volverá interpretando tus preguntas y proporcionándote información valiosa. A medida que Power BI continúa evolucionando, las funciones como preguntas y respuestas probablemente se volverán aún más poderosas, cambiando aún más la forma en que interactuamos con los datos.

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