Как использовать слияние писем в Word 2021

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeWordПисьмаЯрлыкиWindowsMacСвязьВвод данныхПродвинутый

Слияние писем — это очень полезная функция в Microsoft Word 2021, которая позволяет создавать несколько документов одновременно. Эта функция часто используется для писем, этикеток, конвертов и массовых электронных писем. Идея заключается в создании шаблона для вашего документа, а затем импортировании данных из другого источника, обычно из таблицы или базы данных, которые заполняют определенные поля в вашем шаблоне. В этом руководстве мы расскажем, как можно использовать слияние писем в Word 2021, чтобы сделать вашу работу более эффективной.

Что такое слияние писем?

Слияние писем — это мощный инструмент, который позволяет быстро создавать персонализированные письма и этикетки в больших объемах. В сущности, это связывает документ Word с источником данных и позволяет создавать пакет отдельных документов. Каждый созданный документ имеет одинаковую компоновку, форматирование, текст и графику. Изменяются только конкретные части каждого документа, и эти изменения зависят от списка полей данных, которые вы вводите. Это экономит время, так как вам не нужно вручную создавать каждое письмо, конверт или электронное письмо. Вы создаете шаблон, и остальное автоматизируется.

Понимание требований

Прежде чем начать слияние писем, вам понадобятся следующие компоненты:

1. Основной документ, который является используемым вами шаблоном (например, письмо или электронное письмо).
2. Источник данных, из которого поступает конкретная информация (например, таблица Excel с именами и адресами).
3. Способ подключения источника данных к основному документу, в данном случае — функция слияния писем в Word.

Подготовьте ваш источник данных

Первым шагом в процессе слияния писем является подготовка источника данных. Это может быть таблица Excel, список контактов Outlook или любая доступная база данных. Убедитесь, что ваш источник данных обладает четкими заголовками для каждого столбца. Например, в файле Excel заголовками столбцов могут быть такие вещи, как "Имя", "Фамилия", "Адрес электронной почты" и т. д. Каждая строка под заголовком содержит соответствующую информацию для каждой отдельной записи, которую вы хотите включить в слияние писем.

Шаги для выполнения слияния писем

Шаг 1: Начало слияния писем

Чтобы запустить мастер слияния писем в Word 2021:

1. Откройте новый или существующий документ Microsoft Word.
2. Перейдите на вкладку "Рассылки" на ленте.
3. Нажмите "Начать слияние писем". Это откроет выпадающее меню, где вы найдете различные варианты, такие как письма, электронные сообщения, конверты, этикетки и каталоги.
4. Выберите тип документа, который хотите создать. Допустим, в этом примере мы выбрали "Письмо".

Шаг 2: Выбор типа документа

В зависимости от ваших предыдущих выборов Word настраивает процесс слияния писем соответствующим образом. Например, если вы создаете этикетки, вас проведут через другой процесс, чем если бы вы создавали письма. Но основные шаги остаются практически одинаковыми.

Шаг 3: Выбор начального документа

Теперь у вас есть три варианта:

1. Используйте текущий документ в качестве начальной точки. Сделайте это, если хотите создать свое письмо слияния, используя документ, над которым вы уже работаете.
2. Начать с шаблона: этот вариант позволит вам выбрать из нескольких шаблонов Word.
3. Начать с существующего документа. Используйте этот вариант, если вы уже разработали свой документ для слияния.

Шаг 4: Выбор получателей

Следующим шагом является выбор или создание списка получателей, и для этого вы будете использовать источник данных, который вы подготовили ранее:

1. Нажмите "Выбрать получателей". Появится выпадающее меню с такими вариантами, как "Использовать существующий список", "Выбрать из контактов Outlook" и "Создать новый список".
2. Для этого руководства предположим, что вы выбрали "Использовать существующий список".
3. Перейдите к файлу вашего источника данных, выберите его и нажмите "Открыть".
4. Word загрузит данные, и вы сможете подтвердить и отредактировать свой список получателей, используя вариант "Изменить список получателей".

В "Изменение списка получателей" у вас есть варианты для сортировки и фильтрации ваших данных, чтобы получить именно те записи, которые вам нужны. Эта функция удобна для тех, кому нужна большая настройка, которая может включать удаление дубликатов или фильтрацию записей на основе определенных критериев, таких как местоположение, история покупок и т. д.

Шаг 5: Напишите свое письмо

На этом этапе напишите основную часть вашего письма. На данный момент вы создаете шаблон. Вы можете добавить заполнители для переменных полей. В Word 2021 эти заполнители известны как поля слияния, и чтобы вставить их:

1. Поместите курсор в документе в то место, куда вы хотите вставить переменное поле, например, имя получателя.
2. Перейдите на вкладку "Рассылки" и нажмите "Вставить поле слияния".
3. Выберите поле, которое хотите вставить. Например, если у вас есть поле, называемое "Имя" в Excel, вы вставляете его в свой шаблон так, чтобы при слиянии оно подбирало Имя из каждой строки в вашем источнике данных.

Продолжайте писать письмо и вставляйте дополнительные поля по мере необходимости. Когда это будет завершено, у вас будет готовый для соединения шаблон.

Шаг 6: Предварительный просмотр писем

Перед завершением процесса слияния писем полезно просмотреть письма, чтобы убедиться, что все поля правильно соединены, и что документ выглядит именно так, как вы хотите:

1. Все еще на вкладке "Рассылки", нажмите "Просмотр результатов", чтобы увидеть, как ваши документы будут выглядеть после слияния.
2. Используйте стрелки вперед и назад на ленте для навигации по примерам соединившихся писем.

Если вы заметите какие-либо ошибки, вы можете вернуться и исправить их перед завершением слияния.

Шаг 7: Завершение слияния

Когда вы довольны предварительным просмотром, последний шаг в процессе слияния писем — завершение слияния:

1. Нажмите "Завершить и объединить" на вкладке "Рассылки".
2. Появится выпадающее меню с тремя вариантами: "Редактировать отдельные документы", "Распечатать документы" или "Отправить сообщение по электронной почте".
3. Выберите "Редактировать отдельные документы", если вы хотите сохранить новый файл со всеми объединенными данными, выберите "Распечатать документы", чтобы отправить объединенные документы напрямую на принтер, или выберите "Отправить как сообщение по электронной почте", если вашим начальным выбором документа было электронное письмо, например.

Выбор "Редактировать отдельные документы" позволяет вам просмотреть и внести любые финальные корректировки перед печатью или распространением.

Расширенные функции слияния писем

В дополнение к основным функциям слияния писем, Word 2021 предлагает некоторые продвинутые функции:

Условное слияние писем

Word позволяет условно вставлять содержимое на основе значений в вашем источнике данных, используя правила. Допустим, вы пишете как текущим, так и бывшим клиентам и хотите изменить приветствие в зависимости от их статуса.

<<если то иначе>> <<поле>> <условие> <значение>

Этот подход позволяет настраивать документы в соответствии с конкретными обстоятельствами и добавляет уровень утонченности вашим документам.

Добавление правил

На вкладке "Рассылки" вы можете добавить такие правила, как "Задать вопрос", "Если...То...Иначе", "Напишите свое" и т. д. Это продвинуто, но может добавить значительную ценность для некоторых сложных требований:

• Например, используйте правило "если...то...иначе", чтобы вставить разные части текста в зависимости от значения поля.

Общие проблемы слияния писем и их решения

Несмотря на то, что слияние писем достаточно дружелюбно к пользователю, иногда возникают проблемы. Вот распространенные проблемы и их решения:

Неправильно отформатированные данные

Убедитесь, что форматы вашей таблицы Excel или источника данных совместимы со слиянием писем. Например, даты и числа иногда могут быть отформатированы неправильно.

Список получателей отображается некорректно

Это обычно вызвано неправильным выравниванием заголовков в вашем источнике данных. Убедитесь, что заголовки соответствуют полям, которые вы хотите вставить.

Некорректный результат

Когда поля данных не совпадают или показывают ошибки, дважды проверьте, что имена полей в вашем источнике данных точно соответствуют полям слияния в Word.

Заключение

Слияние писем в Word 2021 — это универсальное решение для быстрого создания больших объемов персонализированных профессиональных документов. Ознакомление с этой функцией может значительно повысить производительность и эффективность задач, требующих масштабного создания документов, будь то персонализированные письма клиентам, настраиваемые этикетки для доставки или индивидуальные массовые рассылки. Эта универсальная функция использует возможности интеграции с источниками данных для упрощения задачи, которая в противном случае заняла бы много времени.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление