Como usar mala direta no Word 2021

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A mala direta é um recurso muito útil no Microsoft Word 2021 que permite criar vários documentos de uma vez. Este recurso é frequentemente usado para cartas, etiquetas, envelopes e e-mails em massa. A ideia é criar um modelo para o seu documento e, em seguida, importar dados de uma fonte diferente, geralmente uma planilha ou banco de dados, que preenche campos específicos no seu modelo. Neste guia, vamos abordar como você pode usar a mala direta no Word 2021 para tornar seu trabalho mais eficiente.

O que é mala direta?

A mala direta é uma ferramenta poderosa que permite criar rapidamente cartas e etiquetas personalizadas em escala. Essencialmente, ela conecta um documento do Word a uma fonte de dados e permite criar um lote de documentos individuais. Cada documento criado tem o mesmo layout, formatação, texto e gráficos. Apenas seções específicas de cada documento diferem e estas dependem da lista de campos de dados que você insere. Isso economiza tempo porque você não precisa criar manualmente cada carta, envelope ou e-mail. Você cria um modelo, e o resto é automatizado.

Entendendo os requisitos

Antes de começar uma mala direta, você precisará destes componentes:

1. Um documento principal, que é o modelo que você usará (como uma carta ou e-mail).
2. A fonte de dados, de onde vêm as informações específicas (como uma planilha do Excel contendo nomes e endereços).
3. Uma maneira de conectar a fonte de dados ao documento principal, que, neste caso, é o recurso de Mala Direta no Word.

Prepare sua fonte de dados

O primeiro passo no processo de mala direta é preparar sua fonte de dados. Isso pode ser uma planilha do Excel, uma lista de contatos do Outlook ou qualquer banco de dados acessível. Certifique-se de que sua fonte de dados tenha cabeçalhos claramente definidos para cada coluna. Por exemplo, para um arquivo do Excel, seus cabeçalhos de coluna podem ser coisas como "Primeiro Nome", "Sobrenome", "Endereço de Email", etc. Cada linha abaixo do cabeçalho contém as informações correspondentes para cada entrada individual que você deseja incluir na mala direta.

Etapas para realizar uma mala direta

Etapa 1: Iniciar a mala direta

Para iniciar o Assistente de Mala Direta no Word 2021:

1. Abra um documento novo ou existente no Microsoft Word.
2. Vá para a guia "Correspondências" na faixa de opções.
3. Clique em "Iniciar Mala Direta". Isso abrirá um menu suspenso onde você encontrará várias opções, como cartas, mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas e diretórios.
4. Selecione o tipo de documento que você deseja criar. Vamos supor que para este exemplo, selecionamos "Carta".

Etapa 2: Selecione o tipo de documento

Dependendo das suas escolhas na etapa anterior, o Word personaliza o processo de mala direta de forma correspondente. Por exemplo, se você estiver criando etiquetas, ele irá guiá-lo através de um processo diferente do que se estivesse criando cartas. Mas as etapas básicas continuam praticamente as mesmas.

Etapa 3: Escolha o documento inicial

Agora você tem três opções:

1. Use o documento atual como ponto de partida. Faça isso se você quiser criar sua carta de mala direta usando um documento no qual você já está trabalhando.
2. Começar com um modelo: Esta opção permitirá que você escolha entre vários modelos do Word.
3. Inicie com um documento existente. Use esta opção se você já tiver projetado seu documento de mala direta.

Etapa 4: Selecione os destinatários

A próxima etapa é selecionar ou criar uma lista de destinatários, e isso usará a fonte de dados que você preparou anteriormente:

1. Clique em "Selecionar Destinatários". Aparecerá um menu suspenso contendo opções como "Usar uma lista existente", "Escolher em contatos do Outlook" e "Digitar uma nova lista".
2. Para este guia, vamos supor que você selecionou "Usar lista existente".
3. Navegue até o arquivo de sua fonte de dados, selecione-o e clique em "Abrir".
4. O Word carregará os dados e você poderá confirmar e editar sua lista de destinatários usando a opção "Editar Lista de Destinatários".

Em "Editar Lista de Destinatários", você tem opções para classificar e filtrar seus dados para obter exatamente os registros que precisa. Esta opção de refinamento é útil para aqueles que precisam de mais personalização, o que pode incluir filtrar duplicatas ou filtrar registros com base em critérios específicos, como localização, histórico de compras, etc.

Etapa 5: Escreva sua carta

Nesta etapa, escreva o corpo de sua carta. Você está essencialmente criando um modelo neste ponto. Você pode adicionar espaços reservados para campos variáveis. No Word 2021, esses espaços reservados são conhecidos como campos de combinação, e para inseri-los:

1. Coloque o cursor no documento onde você deseja inserir um campo variável, como o primeiro nome do destinatário.
2. Vá para a guia "Correspondências" e clique em "Inserir Campo de Combinação".
3. Selecione o campo que deseja inserir. Por exemplo, se você tiver um campo chamado "PrimeiroNome" no Excel, você o inseriria no seu modelo de forma que, quando for realizada a combinação, ele pegue o Primeiro Nome de cada linha na sua fonte de dados.

Continue escrevendo a carta e insira quaisquer campos adicionais conforme necessário. Quando isso estiver completo, você terá um modelo pronto para a combinação.

Etapa 6: Visualize as cartas

Antes de finalizar o processo de mala direta, é útil visualizar as cartas para garantir que todos os campos tenham sido combinados corretamente e que o documento esteja exatamente como você deseja:

1. Ainda na guia "Correspondências", clique em "Visualizar Resultados" para ver como seus documentos ficarão após a combinação.
2. Use as setas para frente e para trás na faixa de opções para navegar por exemplos de cartas combinadas.

Se você notar algum erro, poderá voltar e corrigi-los antes de finalizar a combinação.

Etapa 7: Concluir a combinação

Depois de ficar satisfeito com a visualização, a etapa final no processo de mala direta é concluir a combinação:

1. Clique em "Concluir & Combinar" na guia "Correspondências".
2. Aparecerá um menu suspenso com três opções: "Editar documentos individuais", "Imprimir documentos" ou "Enviar mensagem de e-mail".
3. Selecione "Editar Documentos Individuais" se você quiser salvar um novo arquivo com todas as informações combinadas, selecione "Imprimir Documentos" para enviar os documentos combinados diretamente para a impressora ou selecione "Enviar como Mensagem de E-mail" se sua escolha inicial de documento foi e-mail, por exemplo.

Selecionar "Editar Documento Individual" permite que você visualize e faça quaisquer ajustes finais antes de imprimir ou distribuir.

Recursos avançados de mala direta

Além dos recursos básicos de mala direta, o Word 2021 oferece algumas funcionalidades avançadas:

Mala direta condicional

O Word permite inserir condicionalmente conteúdo com base em valores na sua fonte de dados usando regras. Digamos que você esteja escrevendo para clientes atuais e antigos e queira mudar a saudação com base no status deles.

 <<if then else>> <<campo>> <condição> <valor>

Essa abordagem permite personalização para se adequar a circunstâncias específicas e adiciona uma camada de sofisticação aos seus documentos.

Adicionando regras

Na guia "Correspondências", você pode adicionar regras como "Perguntar", "Se...Então...Senão", "Escrever sua própria", etc. Isso é avançado, mas pode agregar valor significativo para alguns requisitos complexos:

• Por exemplo, use uma regra "se...então...senão" para inserir diferentes trechos de texto dependendo do valor de um campo.

Problemas comuns de mala direta e soluções

Embora a mala direta seja bastante amigável, às vezes surgem problemas. Aqui estão problemas comuns e suas soluções:

Dados formatados incorretamente

Certifique-se de que seus formatos de planilha do Excel ou fonte de dados são compatíveis com a mala direta. Por exemplo, datas e números podem, às vezes, ser formatados incorretamente.

A lista de destinatários não é exibida corretamente

Geralmente isso é causado por cabeçalhos desalinhados na sua fonte de dados. Certifique-se de que os cabeçalhos estejam alinhados com os campos que você deseja inserir.

Saída incorreta

Quando os campos de dados não correspondem ou mostram erros, verifique se os nomes dos campos na sua fonte de dados correspondem exatamente aos campos de combinação no Word.

Conclusão

A Mala Direta no Word 2021 é uma solução completa para criar rapidamente grandes volumes de documentos personalizados e profissionais. Familiarizar-se com esse recurso pode aumentar significativamente a produtividade e a eficiência para tarefas que requerem a criação de documentos em larga escala, seja para cartas personalizadas para clientes, etiquetas de envio personalizadas ou envios de e-mail personalizados. Esse recurso versátil aproveita o poder da integração com fontes de dados para simplificar uma tarefa que, de outra forma, consome muito tempo.

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