Word 2021でメールマージを使用する方法

編集済み 1 1週間前 によって ExtremeHow 編集チーム

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メールマージはMicrosoft Word 2021の非常に便利な機能で、一度に複数のドキュメントを作成できます。この機能は、手紙、ラベル、封筒、大量の電子メールにしばしば使用されます。アイデアはドキュメントのテンプレートを作成し、通常はスプレッドシートやデータベースから来るデータをインポートしてテンプレート内の特定のフィールドを埋めることです。このガイドでは、Word 2021でメールマージを使用して作業効率を上げる方法を説明します。

メールマージとは何ですか？

メールマージは、パーソナライズされた手紙やラベルをスケールで迅速に作成できる強力なツールです。基本的には、Wordドキュメントをデータソースに接続し、個別のドキュメントのバッチを作成できるようにします。作成された各ドキュメントには同じレイアウト、フォーマット、テキスト、グラフィックスが含まれます。各ドキュメントの特定のセクションだけが異なり、これらは入力したデータフィールドのリストに依存します。このため、手紙、封筒、電子メールを手動で作成する必要がなくなり、テンプレートを作成し、残りは自動化されます。

要件の理解

メールマージを開始する前に、次のコンポーネントが必要です:

1. メインドキュメント、つまり使用するテンプレート（手紙や電子メールなど）。
2. 特定の情報がどこから来るのかを示すデータソース（名前や住所が含まれるExcelスプレッドシートなど）。
3. データソースをメインドキュメントに接続する方法。この場合は、Wordのメールマージ機能です。

データソースを準備する

メールマージプロセスの最初のステップは、データソースを準備することです。これはExcelシート、Outlookの連絡先リスト、またはアクセス可能なデータベースです。データソースに各列の明確に定義されたヘッダーがあることを確認してください。たとえば、Excelファイルの場合、列のヘッダーは「名」、「性」、「電子メールアドレス」などになることがあります。ヘッダーの下の各行には、メールマージに含めたい各個人の情報が含まれています。

メールマージを行う手順

ステップ1: メールマージを開始する

Word 2021でメールマージウィザードを開始するには:

1. 新しいまたは既存のMicrosoft Wordドキュメントを開きます。
2. リボンの「差し込み文書」タブに移動します。
3. 「差し込み文書の開始」をクリックします。これにより、手紙、電子メールメッセージ、封筒、ラベル、ディレクトリなどのオプションが表示されるドロップダウンメニューが開きます。
4. 作成したいドキュメントの種類を選択します。この例では、「手紙」を選択したとします。

ステップ2: ドキュメントの種類を選択する

前のステップでの選択に応じて、Wordはメールマージプロセスをカスタマイズします。たとえば、ラベルを作成している場合は、手紙を作成する場合とは異なるプロセスを案内します。ただし、基本的なステップはほとんど同じです。

ステップ3: 開始ドキュメントを選択する

今、3つのオプションがあります:

1. 現在のドキュメントを開始点として使用する。この場合、作業中のドキュメントを使用してメールマージの手紙を作成したい場合に行います。
2. テンプレートから開始: このオプションを使用すると、いくつかのWordテンプレートから選ぶことができます。
3. 既存のドキュメントから開始: メールマージドキュメントをすでに設計している場合に使用します。

ステップ4: 受取人を選択する

次のステップは、受取人リストを選択または作成し、これには以前に準備したデータソースを使用します:

1. 「受取人の選択」をクリックします。ドロップダウンが表示され、「既存のリストを使用」「Outlookの連絡先から選択」「新しいリストを入力」のようなオプションが表示されます。
2. このガイドでは、「既存のリストを使用」を選択したとします。
3. データソースファイルに移動し、それを選択し、「開く」をクリックします。
4. Wordがデータを読み込み、「受取人リストの編集」オプションを使用して受取人リストを確認および編集できます。

「受取人リストの編集」では、データを並べ替えたりフィルタリングしたりして、必要なレコードを正確に取得できます。この洗練されたオプションは、重複を除外したり、場所や購入履歴などの特定の基準に基づいてレコードをフィルタリングしたりする必要がある人にとって便利です。

ステップ5: 手紙を書く

このステップでは、手紙の本文を書きます。この時点では、テンプレートを作成しています。変数フィールドのプレースホルダーを追加できます。Word 2021では、これらのプレースホルダーはマージフィールドとして知られており、挿入するには:

1. 変数フィールド（受取人の名前など）を挿入したいドキュメントの位置にカーソルを置きます。
2. 「差し込み文書」タブに移動し、「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
3. 挿入したいフィールドを選択します。たとえば、Excelに「FirstName」というフィールドがある場合は、テンプレートに合わせて挿入し、マージ時にデータソースの各行から名前を取得します。

手紙の続きを書き、必要に応じて追加のフィールドを挿入します。これが完了すると、マージするためのテンプレートができあがります。

ステップ6: 手紙をプレビューする

メールマージプロセスを終了する前に、すべてのフィールドが正しくマージされ、ドキュメントが希望通りに見えることを確認するために手紙をプレビューすることをお勧めします:

1. 「差し込み文書」タブで「結果のプレビュー」をクリックして、マージ後のドキュメントの外観を確認します。
2. リボンの前後の矢印を使用して、マージされた手紙の例を順に表示します。

エラーを見つけた場合、マージを完了する前に修正することができます。

ステップ7: マージを完了する

プレビューに満足したら、メールマージプロセスの最終ステップはマージを完了することです:

1. 「差し込み文書」タブの「完了とマージ」をクリックします。
2. ドロップダウンメニューが表示され、「個別のドキュメントを編集」「ドキュメントを印刷」「電子メールメッセージを送信」の3つのオプションがあります。
3. すべてのマージ情報を含む新しいファイルを保存したい場合は「個別のドキュメントを編集」を選択し、マージされたドキュメントを直接プリンタに送信したい場合は「ドキュメントを印刷」、初期のドキュメント選択が電子メールだった場合は「電子メールメッセージを送信」を選択します。

「個別のドキュメントを編集」を選択することで、印刷や配布の前に最後の調整を行うことができます。

高度なメールマージ機能

基本的なメールマージ機能に加えて、Word 2021にはいくつかの高度な機能があります:

条件付きメールマージ

Wordは、データソースの値に基づいてコンテンツを条件付きで挿入することを許可します。現在の顧客と元の顧客の両方に手紙を書き、ステータスに基づいて挨拶を変更したいとします。

<<if then else>> <<field>> <condition> <value>

このアプローチは特定の状況に合わせたカスタマイズを可能にし、ドキュメントに洗練されたレイヤーを追加します。

ルールの追加

「差し込み文書」タブでは、「尋ねる」「もしも...ならば...さもなければ」「独自のものを書く」などのルールを追加できます。これは高度ですが、複雑な要件に対して大きな価値を加えることができます:

• たとえば、「if...then...else」ルールを使用して、フィールドの値に応じて異なるテキストを挿入します。

一般的なメールマージの問題と解決策

メールマージは非常にユーザーフレンドリーですが、時には問題が発生することがあります。ここでは、一般的な問題とその解決策を紹介します。

正しくフォーマットされていないデータ

Excelシートやデータソースのフォーマットがメールマージと互換性があることを確認してください。たとえば、日付や数字が誤ってフォーマットされることがあります。

受取人リストが正しく表示されない

これは通常、データソース内のヘッダーが整列されていないことが原因です。挿入したいフィールドとヘッダーが一致していることを確認してください。

出力が正しくない

データフィールドが一致しない場合やエラーが表示される場合は、データソースのフィールド名とWordのマージフィールドが正確に一致していることを再確認してください。

結論

Word 2021のメールマージは、大量の個別の専門的なドキュメントを迅速に作成するためのオールインワンソリューションです。この機能に慣れることで、大量のドキュメント作成が必要なタスクの生産性と効率性を大幅に向上させることができます。それが顧客へのカスタマイズされた手紙であれ、パーソナライズされた配送ラベルであれ、あるいはパーソナライズされたメールブラスティングであれ。この多用途の機能は、データソースとの統合によって、通常は時間のかかる作業を効率化します。

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