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वर्ड 2021 में मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें
संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 1 सप्ताह पहले
मेल मर्ज माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 में एक बहुत ही उपयोगी फ़ीचर है जो आपको एक साथ कई दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देता है। इस सुविधा का अक्सर पत्र, लेबल, लिफाफे और सामूहिक ईमेल बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। इसका विचार आपके दस्तावेज़ के लिए एक टेम्पलेट बनाना और फिर एक अलग स्रोत से डेटा आयात करना है, आमतौर पर कोई स्प्रेडशीट या डेटाबेस, जो आपके टेम्पलेट में विशिष्ट फ़ील्ड भरती है। इस गाइड में, हम कवर करेंगे कि वर्ड 2021 में मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें ताकि आपका काम अधिक कुशल हो सके।
मेल मर्ज क्या है?
मेल मर्ज एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको पैमाने पर व्यक्तिगत पत्र और लेबल जल्दी से बनाने देता है। मूल रूप से, यह वर्ड दस्तावेज़ को एक डेटा स्रोत से जोड़ता है और आपको एकल दस्तावेज़ों का बैच बनाने की अनुमति देता है। प्रत्येक बनाया गया दस्तावेज़ एक ही लेआउट, फॉर्मेटिंग, टेक्स्ट और ग्राफिक्स वाला होता है। केवल प्रत्येक दस्तावेज़ के विशिष्ट अनुभाग भिन्न होते हैं और ये आपके द्वारा दर्ज किए गए डेटा फ़ील्ड की सूची पर निर्भर करते हैं। इससे समय की बचत होती है क्योंकि आपको प्रत्येक पत्र, लिफाफे या ईमेल को मैन्युअल रूप से नहीं बनाना पड़ता। आप एक टेम्पलेट बनाते हैं, और बाकी स्वतः होता है।
आवश्यकताओं को समझना
मेल मर्ज शुरू करने से पहले, आपको इन घटकों की आवश्यकता होगी:
- मुख्य दस्तावेज़, जो वह टेम्पलेट है जिसका आप उपयोग करेंगे (जैसे पत्र या ईमेल)।
- डेटा स्रोत, जहाँ से विशिष्ट जानकारी आती है (जैसे नाम और पतों वाली एक्सेल स्प्रेडशीट)।
- डेटा स्रोत को मुख्य दस्तावेज़ से कनेक्ट करने का एक तरीका, जो इस मामले में, वर्ड में मेल मर्ज फीचर है।
अपने डेटा स्रोत को तैयार करें
मेल मर्ज प्रक्रिया का पहला कदम अपना डेटा स्रोत तैयार करना है। यह एक एक्सेल शीट, आउटलुक संपर्क सूची, या कोई भी सुलभ डेटाबेस हो सकता है। सुनिश्चित करें कि आपके डेटा स्रोत में प्रत्येक कॉलम के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित हेडर हैं। उदाहरण के लिए, एक एक्सेल फाइल के लिए, आपके कॉलम हेडर "प्रथम नाम", "अंतिम नाम", "ईमेल पता", आदि हो सकते हैं। हेडर के नीचे की प्रत्येक पंक्ति आपके मेल मर्ज में शामिल करने के लिए प्रत्येक व्यक्तिगत प्रविष्टि की संबंधित जानकारी होती है।
मेल मर्ज करने के चरण
चरण 1: मेल मर्ज शुरू करें
वर्ड 2021 में मेल मर्ज विज़ार्ड शुरू करने के लिए:
- एक नए या मौजूदा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ को खोलें।
- रिबन पर "मेलिंग्स" टैब पर जाएं।
- "स्टार्ट मेल मर्ज" पर क्लिक करें। यह एक ड्रॉप-डाउन मेनू खोलेगा जहाँ आपको विभिन्न विकल्प मिलेंगे जैसे पत्र, ई-मेल संदेश, लिफाफे, लेबल और डायरेक्टरियाँ।
- उस दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करें जिसे आप बनाना चाहते हैं। मान लें कि इस उदाहरण के लिए, हमने "पत्र" चुना।
चरण 2: दस्तावेज़ प्रकार का चयन करें
पिछले चरण में आपके विकल्पों के आधार पर, वर्ड मेल मर्ज प्रक्रिया को तदनुसार अनुकूलित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप लेबल बना रहे हैं, तो यह आपको पत्र बनाने की तुलना में एक अलग प्रक्रिया के माध्यम से निर्देशित करेगा। लेकिन आधारभूत कदम लगभग समान रहते हैं।
चरण 3: प्रारंभिक दस्तावेज़ चुनें
अब आपके पास तीन विकल्प हैं:
- वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग प्रारंभिक बिंदु के रूप में करें। यह तब करें अगर आप ऐसा मेल मर्ज पत्र बनाना चाहते हैं जिसका उपयोग आप पहले से कर रहे दस्तावेज़ पर कर रहे हों।
- टेम्पलेट के साथ शुरू करें: यह विकल्प आपको कई वर्ड टेम्पलेट्स में से चुनने की अनुमति देगा।
- एक मौजूदा दस्तावेज़ के साथ शुरू करें। इस विकल्प का उपयोग करें अगर आपने पहले से ही अपना मेल मर्ज दस्तावेज़ डिज़ाइन किया है।
चरण 4: प्राप्तकर्ताओं का चयन करें
अगला कदम प्राप्तकर्ता सूची का चयन या निर्माण करना है, और यह आपके द्वारा पहले से तैयार किए गए डेटा स्रोत का उपयोग करेगा:
- "प्राप्तकर्ताओं का चयन करें" पर क्लिक करें। एक ड्रॉप-डाउन विकल्प जैसे "एक मौजूदा सूची का उपयोग करें", "आउटलुक संपर्कों से चुनें" और "नई सूची टाइप करें" विकल्पों को दर्शाते हुए पॉप-अप होगा।
- इस गाइड के लिए, मान लें कि आपने "मौजूदा सूची का उपयोग करें" विकल्प चुना।
- अपने डेटा स्रोत फ़ाइल पर नेविगेट करें, इसे चुनें, और "खोलें" पर क्लिक करें।
- वर्ड डेटा को लोड करेगा, और आप "एडिट प्राप्तकर्ता सूची" विकल्प का उपयोग करके अपनी प्राप्तकर्ता सूची की पुष्टि और संपादन कर सकते हैं।
"एडिट प्राप्तकर्ता सूची" में, आपका डेटा सटीक दर से सुनिश्चित करने हेतु डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के विकल्प होते हैं। यह परिष्करण विकल्प उन लोगों के लिए उपयोगी होता है जिन्हें अधिक अनुकूलन की आवश्यकता होती है, जिसे डुप्लिकेट फ़िल्टर करना या विशिष्ट मापदंडों जैसे कि स्थान, खरीद इतिहास आदि के आधार पर रिकॉर्ड फ़िल्टर करना शामिल हो सकता है।
चरण 5: अपना पत्र लिखें
इस चरण में, अपने पत्र के मुख्य भाग को लिखें। इस समय आप मूल रूप से एक टेम्पलेट बना रहे हैं। आप चर फ़ील्ड के लिए प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं। वर्ड 2021 में, इन प्लेसहोल्डर्स को मर्ज फ़ील्ड कहा जाता है, और इन्हें सम्मिलित करने के लिए:
- दस्तावेज़ में उस स्थान पर कर्सर रखें जहाँ आप कोई चर फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं, जैसे प्राप्तकर्ता का पहला नाम।
- "मेलिंग्स" टैब पर जाएं और "इन्सर्ट मर्ज फ़ील्ड" पर क्लिक करें।
- उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आपके पास एक्सेल में "फर्स्टनेम" नाम का फ़ील्ड है, तो आप इसे अपने टेम्पलेट में उसके अनुसार सम्मिलित करेंगे ताकि मर्ज करते समय यह आपके डेटा स्रोत में प्रत्येक पंक्ति से प्रथम नाम को उठा सके।
पत्र लिखना जारी रखें और आवश्यकतानुसार कोई भी अतिरिक्त फ़ील्ड सम्मिलित करें। जब यह पूरा हो जाता है, आपके पास मर्ज करने के लिए एक टेम्पलेट होगा।
चरण 6: पत्रों का पूर्वावलोकन करें
मेल मर्ज प्रक्रिया समाप्त करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए पत्रों का पूर्वावलोकन करना उपयोगी होता है कि सभी फ़ील्ड सही ढंग से मर्ज हो गई हैं और दस्तावेज़ बिल्कुल वैसे ही दिखता है जैसा आप चाहते हैं:
- अब भी "मेलिंग्स" टैब के तहत, "प्रीव्यू रिजल्ट्स" पर क्लिक करें ताकि यह देख सकें कि आपके दस्तावेज़ मर्ज के बाद कैसे दिखेंगे।
- मर्ज किए गए पत्रों के उदाहरणों के माध्यम से नेविगेट करने के लिए रिबन में आगे और पीछे तीरों का उपयोग करें।
अगर आपको कोई त्रुटियाँ दिखाई देती हैं, तो आप मर्ज को अंतिम रूप देने से पहले उन्हें ठीक करने के लिए वापस जा सकते हैं।
चरण 7: मर्ज पूरा करें
एक बार जब आप पूर्वावलोकन से संतुष्ट हो जाते हैं, तो मेल मर्ज प्रक्रिया का अंतिम चरण मर्ज पूरा करना है:
- "मेलिंग्स" टैब में "फिनिश & मर्ज" पर क्लिक करें।
- एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा जिसमें तीन विकल्प होंगे: "व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें", "दस्तावेज़ प्रिंट करें", या "ईमेल संदेश भेजें"।
- "व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें" का चयन करें यदि आप सभी मर्ज की गई जानकारी के साथ एक नई फाइल को संजोना चाहते हैं, "प्रिंट दस्तावेज़" को चयन करें यदि आप मर्ज किए गए दस्तावेज़ों को सीधे प्रिंटर में भेजना चाहते हैं, या "ईमेल संदेश भेजें" का चयन करें अगर आपकी प्रारंभिक दस्तावेज़ पसंद ईमेल थी, उदाहरण के लिए।
"व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें" का चयन करने से आपको प्रिंटिंग या वितरण से पहले अंतिम समायोजन करने और अंतिमपूर्वावलोकन करने की अनुमति मिलती है।
उन्नत मेल मर्ज विशेषताएं
मूल मेल मर्ज सुविधाओं के अलावा, वर्ड 2021 उन्नत कार्यक्षमताएँ भी प्रदान करता है:
शर्तीय मेल मर्ज
वर्ड आपको आपके डेटा स्रोत में मानों के आधार पर सामग्री को शर्तीय रूप से सम्मिलित करने की अनुमति देता है। मान लीजिए कि आप वर्तमान और पूर्व ग्राहकों से बात कर रहे हैं और उनकी स्थिति के आधार पर बधाई को बदलना चाहते हैं।
<<if then else>> <<field>> <condition> <value>
यह दृष्टिकोण विशेष परिस्थितियों के लिए अनुकूलन की अनुमति देता है, और आपके दस्तावेज़ों में परिष्कार की एक परत जोड़ता है।
नियम जोड़ना
"मेलिंग्स" टैब में, आप "आस्क", "इफ...देन...एल्स", "अपना स्वयं का लिखें", आदि जैसे नियम जोड़ सकते हैं। यह उन्नत है, लेकिन कुछ जटिल आवश्यकताओं के लिए महत्वपूर्ण मूल्य जोड़ सकता है:
- उदाहरण के लिए, एक "यदि...तब...अन्यथा" नियम का उपयोग विभिन्न पाठों के टुकड़ों को सम्मिलित करने के लिए करें जो फ़ील्ड के मान के आधार पर हों।
सामान्य मेल मर्ज समस्याएं और समाधान
हालांकि मेल मर्ज काफी उपयोगकर्ता-अनुकूल है, समस्याएं कभी-कभी उत्पन्न होती हैं। यहां सामान्य समस्याएं और उनके समाधान हैं:
गलत तरीके से स्वरूपित डेटा
सुनिश्चित करें कि आपकी एक्सेल शीट या डेटा स्रोत स्वरूप मेल मर्ज के साथ संगत हैं। उदाहरण के लिए, तिथियाँ और संख्याएँ कभी-कभी गलत तरीके से स्वरूपित हो सकती हैं।
प्राप्तकर्ता सूची सही ढंग से प्रदर्शित नहीं हो रही है
इसे आमतौर पर आपके डेटा स्रोत में गलत संरेखित शीर्षकों के कारण होता है। सुनिश्चित करें कि शीर्षक उन फ़ील्ड के साथ संरेखित हैं जिन्हें आप सम्मिलित करना चाहते हैं।
गलत आउटपुट
जब डेटा फ़ील्ड मेल नहीं खाते हैं या त्रुटियाँ दिखाते हैं, अपने डेटा स्रोत में फ़ील्ड नामों को दोबारा जांचे कि वे वर्ड में मर्ज फ़ील्ड से ठीक से मेल खा रहे हैं।
निष्कर्ष
वर्ड 2021 में मेल मर्ज तुरंत कई व्यक्तिगत पेशेवर दस्तावेज़ बनाने के लिए एक सर्व-समाधान है। इस सुविधा से परिचित होना बड़ी मात्रा में डॉक्यूमेंट बनाने के कार्यों के लिए उत्पादकता और दक्षता को काफी बढ़ा सकता है, चाहे वे ग्राहकों को लक्षित पत्र हों, कस्टमाइज्ड शिपिंग लेबल्स हों, या व्यक्ति personal ईमेल ब्लास्ट्स हों। यह बहुमुखी विशेषता डेटा स्रोतों के साथ एकीकरणशक्ति को उपयोग में लाकर समय-विशेष कार्य को सुव्यवस्थित करने के लिए काम करता है।
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