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如何在Word 2016中使用邮件合并
已编辑 2 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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邮件合并是Word 2016中的一个有用功能，它可以让您为每个收件人创建一批个性化文档。例如，您可以使用邮件合并来创建信件、电子邮件、标签或信封，这些都是发给不同的人但包含相同基本信息的文件。主要好处是它节省时间，并在向一组人发送大规模通信时确保一致性。
了解邮件合并
邮件合并通过链接一个标准文档——它包含每个收件人相同的文本——和一个数据源，该数据源保存每个收件人独特的信息（例如姓名、地址和其他个人详细信息）。在合并过程中，Word结合两者为数据源中的每个条目创建文档的自定义版本。
邮件合并的组件
- 主文档：这是您的模板文档。它包含所有消息中的主要正文文本，例如信件的主要内容。
- 数据源：这包含您要包含在文档中的所有可变数据，例如姓名和地址列表。这可以是Excel电子表格、目录、Access数据库甚至Outlook联系人列表。
- 合并字段：这些是您插入到主文档中的占位符。它们用作可变数据将放置的位置的标记，例如<<名字>>或<<地址>>。
使用邮件合并的分步指南
步骤1：准备您的数据源
使用邮件合并的第一步是准备您的数据源，在大多数情况下应该是一个Excel电子表格，虽然它也可以是其他东西。以下是准备Excel表的方法：
- 打开一个新的Excel工作簿。
- 创建一个新的工作表，并向其中添加所有必需的列（例如，名字、姓氏、地址、城市、邮政编码）。
- 在每一列下输入您的数据。
- 用可识别的名称保存您的Excel文件。
确保您的数据干净且准确非常重要。确保在每个单元格的开头或结尾没有额外的空格，每列应有不同的标题名称，因为这些标题将用于合并字段。
步骤2：设置主文档
接下来，您将处理您的主文档。打开Word并开始一个新文档。这将是您在邮件合并中使用的文档模板。
- 输入您希望在每个文档中显示的标准文本。这是文档中不变的部分。
- 决定您希望存储个人信息的位置。
步骤3：启动邮件合并向导
Word 2016包括一个分步邮件合并向导来帮助引导您完成该过程。以下是使用它的方法：
- 转到Word功能区上的邮件标签。
- 点击开始邮件合并，然后选择分步邮件合并向导。
向导将在屏幕右侧的面板中打开，并引导您完成邮件合并过程。
步骤4：选择文档类型
向导中的第一个选项是选择您要创建的文档类型。您有几个选择：
- 信件：非常适合向多人发送相同类型的信件。
- 电子邮件：适合通过Outlook发送电子邮件。
- 信封：理想的直接打印到信封上。
- 标签：用于创建地址或其他标签。
- 目录：非常适合创建印刷目录。
选择文档类型，然后点击向导面板底部的下一步。
步骤5：选择起始文档
您将可以选择使用现有文档（您可能正在编辑的文档）、从Word提供的模板开始或打开现有文档。选择使用现有文档并点击下一步。
步骤6：选择收件人
现在，您将选择收件人列表。在向导中：
- 选择使用现有列表，然后点击浏览。
- 选择先前保存的Excel电子表格并点击打开。
- 如果您的电子表格有多个工作表，Word会要求您选择一个表格。选择包含您数据的表格。
- 在邮件合并收件人对话框中验证您的列表。如有必要，您可以对收件人进行排序和筛选。
点击确定，然后点击下一步继续。
步骤7：插入合并字段
这一步涉及将数据源中的字段插入到您的文档中：
- 在您希望第一个个性化字段（例如，在问候语中）的位置放置光标。
- 转到邮件标签并点击插入合并字段。
- 从下拉菜单中选择一个字段，例如名字或地址。
在合并时，Word将用Excel文件中的实际数据替换它。对文档中要个性化的所有字段重复这些步骤。
步骤8：预览您的信件
向导将允许您预览您的文档或电子邮件。这很重要，以确保一切都正确：
- 点击向导中的预览您的信件。
- 您可以使用箭头按钮浏览文档的不同预览。
如果您发现任何错误，可以点击上一步返回上一步并进行调整。
步骤9：完成合并
当一切都就绪时，最后一步是完成合并并打印您的信件或通过电子邮件发送它们。
- 点击向导中的完成合并。
- 选择打印以直接打印新合并的文档。
- 或者，如果您要发送电子邮件，请选择电子邮件。请注意，必须配置Outlook以这种方式发送电子邮件。
改进您的邮件合并
尽管邮件合并本身很简单，但您应该熟悉一些功能和设置，以便可以改善您的结果：
- 筛选和排序：您可以直接在邮件合并向导中通过对数据进行排序或筛选来调整收件人，从而将邮件发送给特定群体。
- 规则：利用Word中邮件选项卡下的规则功能插入其他逻辑，如If...Then...Else语句，以进一步自定义文档。
- 编辑单个文档：合并完成后，您可以选择创建一个新文档，其中每封信可以单独编辑。
避免的错误
在使用邮件合并时，有一些常见问题可以通过一些预见性来避免：
- 确保您的数据源具有所有必需的字段，缺失的数据将导致合并文档中出现空白。
- 仔细检查您的所有文档字段，以确保它们确实与数据源中的列标题匹配。错误匹配可能会完全停止您的过程。
- 在完成合并之前，请始终预览以捕捉任何占位符文本或格式错误。
结论
Word 2016中的邮件合并是一项强大的功能，它简化并加速了使用相同模板的多个个体之间的通信过程。通过自动将个人信息插入到文档中，它为您节省时间，并确保一定的个性化和专业化。通过遵循上述步骤，您可以为各种目的创建有效的邮件合并，从发送邀请到为不同受众编制综合通讯。请记住保持数据有序，并测试您的合并以确保准确性和效率。
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