Комментарии
Как использовать слияние почты в Word 2016
Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда
Microsoft OfficeWordДокументыЯрлыкиПисьмаАвтоматизацияWindowsMacШаблоныНастройкаПродуктивность
Перевод обновлен 2 Несколько недель назад
Слияние почты - это полезная функция в Word 2016, позволяющая создавать пакет персонализированных документов для каждого получателя. Например, вы можете использовать слияние почты для создания писем, электронных писем, этикеток или конвертов, адресованных разным людям, но содержащих одинаковую основную информацию. Основное преимущество заключается в экономии времени и обеспечении согласованности при отправке массовых сообщений списку людей.
Понимание слияния почты
Слияние почты работает за счет связи стандартного документа, который содержит одинаковый текст для каждого получателя, с источником данных, содержащим уникальную информацию для каждого получателя (например, имена, адреса и другие личные данные). Во время процесса слияния Word объединяет их, создавая персонализированную версию документа для каждой записи в источнике данных.
Компоненты слияния почты
- Основной документ: Это ваш шаблонный документ. Он содержит основной текст, который является общим для всех ваших сообщений, например, основное содержание письма.
- Источник данных: Это содержит все переменные данные, которые вы хотите включить в документ, такие как список имен и адресов. Это может быть таблица Excel, каталог, база данных Access или даже список контактов Outlook.
- Поля слияния: Это заполнители, которые вы вставляете в основной документ. Они служат маркерами для размещения переменных данных, например, <<имя>> или <<адрес>>.
Пошаговое руководство по использованию слияния почты
Шаг 1: Подготовьте ваш источник данных
Первый шаг в использовании слияния почты - это подготовка вашего источника данных, который в большинстве случаев должен быть таблицей Excel, хотя это могут быть и другие варианты. Вот как подготовить вашу таблицу Excel:
- Откройте новую рабочую книгу Excel.
- Создайте новый лист и добавьте все необходимые столбцы (например, Имя, Фамилия, Адрес, Город, Почтовый индекс).
- Введите ваши данные под каждым столбцом.
- Сохраните ваш файл Excel с узнаваемым именем.
Важно, чтобы ваши данные были чистыми и точными. Убедитесь, что в начале или конце каждой ячейки нет лишних пробелов, и каждый столбец должен иметь уникальное имя заголовка, так как эти заголовки будут использоваться в полях слияния.
Шаг 2: Настройка основного документа
Далее вы будете работать над вашим основным документом. Откройте Word и создайте новый документ. Это будет шаблон документа, который вы будете использовать в слиянии почты.
- Введите стандартный текст, который вы хотите видеть в каждом документе. Это часть документа, которая не изменяется.
- Решите, где вы хотите разместить личную информацию.
Шаг 3: Запуск мастера слияния почты
Word 2016 включает пошаговый мастер слияния почты, который помогает вам пройти через процесс. Вот как его использовать:
- Перейдите на вкладку Рассылки на ленте Word.
- Нажмите Начать слияние, а затем выберите Пошаговый мастер слияния писем.
Мастер откроется в панели справа от вашего экрана и направит вас через процесс слияния почты.
Шаг 4: Выбор типа документа
Первый параметр в мастере - выбрать тип документа, который вы хотите создать. У вас есть несколько вариантов:
- Письма: Идеально для отправки однотипных писем нескольким людям.
- Электронное сообщение: Полезно для отправки электронных писем через Outlook.
- Конверты: Идеально для печати прямо на конвертах.
- Этикетки: Полезно для создание адресных или других этикеток.
- Каталог: Отлично подходит для создания печатных каталогов.
Выберите тип документа, затем нажмите Далее в нижней части панели мастера.
Шаг 5: Выбор начального документа
У вас будет возможность использовать существующий документ (тот, над которым вы, возможно, работаете), начать с шаблона, предоставляемого Word, или открыть существующий документ. Выберите Использовать существующий документ и нажмите Далее.
Шаг 6: Выбор получателей
Теперь вы выберете список получателей. В мастере:
- Выберите Использовать существующий список и нажмите Обзор.
- Выберите ранее сохраненную таблицу Excel и нажмите Открыть.
- Word попросит вас выбрать таблицу (если в вашей таблице несколько листов). Выберите тот, который содержит ваши данные.
- Проверьте ваш список в диалоговом окне Получатели слияния писем. Вы можете сортировать и фильтровать получателей, если это необходимо.
Нажмите ОК, а затем Далее, чтобы продолжить.
Шаг 7: Вставка полей слияния
На этом этапе вы вставите поля из вашего источника данных в ваш документ:
- Поместите курсор в то место, где вы хотите поставить первое персонализированное поле (например, в приветствии).
- Перейдите на вкладку Рассылки и нажмите Вставить поле слияния.
- Выберите поле, например, Имя или Адрес, из раскрывающегося меню.
Word заменит его фактическими данными из вашего файла Excel при слиянии. Повторите эти шаги для всех полей в вашем документе, которые вы хотите персонализировать.
Шаг 8: Предварительный просмотр ваших писем
Мастер позволит вам просмотреть ваши документы или электронные письма. Это важно, чтобы убедиться, что все выглядит правильно:
- Нажмите Предварительный просмотр ваших писем в мастере.
- Вы можете использовать кнопки со стрелками, чтобы перейти к различным предварительным просмотрам вашего документа.
Если вы заметите какие-либо ошибки, вы можете нажать Назад, чтобы вернуться к предыдущему шагу и внести изменения.
Шаг 9: Завершение слияния
Когда все в порядке, последний шаг - завершить слияние и распечатать ваши письма или отправить их по электронной почте.
- Нажмите Завершить слияние в мастере.
- Выберите Печать, чтобы напрямую распечатать ваши новые документы.
- Или выберите Электронная почта, если вы отправляете электронное письмо. Обратите внимание, что вам нужно настроить Outlook для отправки электронной почты таким образом.
Улучшите свое слияние почты
Хотя слияние почты само по себе просто, существуют несколько функций и настроек, с которыми вы должны быть знакомы, чтобы вы могли улучшить свои результаты:
- Фильтр и сортировка: Вы можете изменить получателей, сортируя или фильтруя ваши данные непосредственно в мастере слияния почты, настраивая рассылки для определенных групп.
- Правила: Чтобы еще больше персонализировать ваши документы, используйте функцию Правила на вкладке Рассылки в Word для вставки дополнительной логики, такой как операторы If...Then...Else.
- Редактирование отдельных документов: После завершения слияния вы можете выбрать создание нового документа, где каждое отдельное письмо редактируется отдельно.
Ошибки, которых следует избегать
Есть некоторые распространенные проблемы при использовании слияния почты, которых можно избежать при небольшом предвидении:
- Убедитесь, что в вашем источнике данных есть все необходимые поля. Отсутствующие данные вызовут появление пустых мест в объединенных документах.
- Дважды проверьте все поля в вашем документе, чтобы убедиться, что они действительно совпадают с заголовками столбцов в вашем источнике данных. Несоответствие может полностью остановить ваш процесс.
- Всегда предварительно просматривайте перед окончательным слиянием, чтобы выявить любое заполнительное текст или неверное форматирование.
Заключение
Слияние почты в Word 2016 - это мощная функция, которая упрощает и оптимизирует процесс общения с несколькими людьми с использованием документов, которые следуют одному и тому же шаблону. Это экономит ваше время, автоматизируя вставку личной информации в документы, и обеспечивает уровень персонализации и профессионализма. Следуя приведенным выше шагам, вы можете создавать эффективные слияния почты для различных целей, от отправки приглашений до составления комплексных новостных рассылок для различных аудиторий. Помните, что необходимо поддерживать порядок в ваших данных и тестировать ваше слияние, чтобы обеспечить точность и эффективность.
Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете