Como usar a mala direta no Word 2016

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A mala direta é um recurso útil no Word 2016 que permite criar um lote de documentos personalizados para cada destinatário. Por exemplo, você pode usar mala direta para criar cartas, e-mails, etiquetas ou envelopes que são endereçados a pessoas diferentes, mas contêm as mesmas informações básicas. O principal benefício é que economiza tempo e garante consistência ao enviar comunicações em massa para uma lista de pessoas.

Compreendendo a mala direta

A mala direta funciona vinculando um documento padrão — que contém o mesmo texto para cada destinatário — com uma fonte de dados que mantém informações exclusivas para cada destinatário (como nomes, endereços e outros detalhes pessoais). Durante o processo de mesclagem, o Word combina os dois para criar uma versão personalizada do documento para cada entrada na fonte de dados.

Componentes da mala direta

• Documento principal: Este é o seu documento modelo. Ele contém o texto principal que é comum a todas as suas mensagens — como o conteúdo principal de uma carta.
• Fonte de dados: Esta contém todos os dados variáveis que você deseja incluir no documento, como uma lista de nomes e endereços. Isso pode ser uma planilha do Excel, um diretório, um banco de dados do Access ou até mesmo uma lista de contatos do Outlook.
• Campos de mesclagem: Estes são espaços reservados que você insere no documento principal. Eles atuam como marcadores para onde os dados variáveis irão, como <<primeiro nome>> ou <<endereço>>.

Um guia passo a passo para usar a mala direta

Passo 1: Prepare sua fonte de dados

O primeiro passo para usar a mala direta é preparar sua fonte de dados, que na maioria dos casos deve ser uma planilha do Excel, embora possa ser outras coisas também. Veja como você prepara sua folha do Excel:

1. Abra uma nova pasta de trabalho do Excel.
2. Crie uma nova folha e adicione todas as colunas necessárias (por exemplo, Primeiro Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade, CEP) a ela.
3. Digite seus dados em cada coluna.
4. Salve seu arquivo do Excel com um nome reconhecível.

É importante garantir que seus dados estejam limpos e precisos. Verifique se não há espaços extras no início ou no final de cada célula, e cada coluna deve ter um nome de cabeçalho diferente, pois esses cabeçalhos serão usados nos campos de mesclagem.

Passo 2: Configurando o documento principal

Em seguida, você trabalhará em seu documento principal. Abra o Word e inicie um novo documento. Este será o modelo de documento que você usará na sua mala direta.

1. Digite o texto padrão que deseja que apareça em cada documento. Esta é a parte do documento que não muda.
2. Decida onde deseja armazenar as informações pessoais.

Passo 3: Iniciando o assistente de mala direta

O Word 2016 inclui um assistente de mala direta passo a passo para ajudar você no processo. Veja como usá-lo:

1. Vá para a guia Correspondências na faixa de opções do Word.
2. Clique em Iniciar Mala Direta e, em seguida, selecione Assistente de Mala Direta Passo a Passo.

O assistente será aberto em um painel no lado direito da sua tela e guiará você através do processo de mala direta.

Passo 4: Selecionando o tipo de documento

A primeira opção no assistente é selecionar o tipo de documento que deseja criar. Você tem várias opções:

• Cartas: Perfeito para enviar o mesmo tipo de carta para várias pessoas.
• Mensagem de E-mail: Útil para enviar e-mails via Outlook.
• Envelopes: Ideal para impressão direta em envelopes.
• Etiquetas: Útil para criar etiquetas de endereço ou outras etiquetas.
• Diretório: Excelente para criar diretórios impressos.

Selecione o tipo de documento e, em seguida, clique em Próximo na parte inferior do painel do assistente.

Passo 5: Selecionando o documento inicial

Você terá a opção de usar um documento existente (o que você provavelmente está trabalhando), começar com um modelo fornecido pelo Word ou abrir um documento existente. Selecione Usar Documento Existente e clique em Próximo.

Passo 6: Selecionando destinatários

Agora, você escolherá uma lista de destinatários. No assistente:

1. Selecione Usar lista existente e clique em Procurar.
2. Selecione a planilha do Excel salva anteriormente e clique em Abrir.
3. O Word solicitará que você selecione uma tabela (se sua planilha tiver mais de uma folha). Selecione aquela que contém seus dados.
4. Verifique sua lista na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta. Você pode classificar e filtrar destinatários, se necessário.

Clique em OK e depois em Próximo para continuar.

Passo 7: Inserindo os campos de mesclagem

Esta etapa envolve inserir os campos da sua fonte de dados no seu documento:

1. Coloque o cursor onde deseja o primeiro campo personalizado (por exemplo, dentro da saudação).
2. Vá para a guia Correspondências e clique em Inserir Campo de Mesclagem.
3. Selecione um campo, como Primeiro Nome ou Endereço, no menu suspenso.

O Word substituirá pelo dado real do arquivo do Excel quando você fizer a mesclagem. Repita essas etapas para todos os campos em seu documento que você deseja personalizar.

Passo 8: Pré-visualizando suas cartas

O assistente permitirá que você pré-visualize seus documentos ou e-mails. Isso é importante para garantir que tudo esteja correto:

1. Clique em Pré-visualizar suas cartas no assistente.
2. Você pode usar os botões de seta para navegar pelas diferentes pré-visualizações do seu documento.

Se perceber algum erro, você pode clicar em Anterior para voltar à etapa anterior e fazer ajustes.

Passo 9: Concluindo a mesclagem

Quando tudo estiver em ordem, a etapa final é concluir a mesclagem e imprimir suas cartas ou enviá-las por e-mail.

1. Clique em Concluir e Mesclar no assistente.
2. Selecione Imprimir para imprimir diretamente seus documentos mesclados.
3. Ou, escolha Mensagem Eletrônica se estiver enviando um e-mail. Observe que você deve configurar o Outlook para enviar e-mails dessa forma.

Aprimorando sua mala direta

Embora a mala direta em si seja simples, existem alguns recursos e configurações que você deve estar familiarizado para melhorar seus resultados:

• Filtrar e classificar: Você pode ajustar os destinatários classificando ou filtrando seus dados diretamente no assistente de mala direta, adaptando as malas diretas para grupos específicos.
• Regras: Para personalizar ainda mais seus documentos, use o recurso Regras na guia Correspondências do Word para inserir lógica adicional, como afirmações If...Then...Else.
• Editar documentos individuais: Após a conclusão da mesclagem, você pode escolher criar um novo documento onde cada carta individual possa ser editada separadamente.

Erros a evitar

Existem alguns problemas comuns ao usar a mala direta que podem ser evitados com um pouco de precaução:

1. Certifique-se de que sua fonte de dados tenha todos os campos necessários. Dados ausentes causarão espaços em branco nos documentos mesclados.
2. Verifique todos os campos do documento para garantir que realmente correspondam aos cabeçalhos de coluna na sua fonte de dados. Uma incompatibilidade pode interromper completamente o processo.
3. Sempre visualize antes de finalizar a mesclagem para detectar qualquer texto de espaço reservado ou formatação incorreta.

Conclusão

A mala direta no Word 2016 é um recurso poderoso que simplifica e agiliza o processo de comunicação com várias pessoas usando documentos que seguem o mesmo modelo. Economiza seu tempo, automatizando a inserção de informações pessoais nos documentos e garante um nível de personalização e profissionalismo. Seguindo as etapas acima, você pode criar malas diretas eficazes para uma variedade de propósitos, desde o envio de convites até a compilação de boletins informativos abrangentes para diferentes públicos. Lembre-se de manter seus dados organizados e testar sua mesclagem para garantir precisão e eficiência.

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