Word 2016での差し込み印刷の使い方

編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム

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差し込み印刷は、Word 2016 の便利な機能で、各受取人のためにパーソナライズされた文書のバッチを作成できます。たとえば、差し込み印刷を使用して、異なる人々に宛てられた手紙、メール、ラベル、または封筒を作成できますが、基本情報は同じです。主な利点は、複数の人への大量のコミュニケーションを送信する際に時間を節約し、統一性を確保できることです。

差し込み印刷の理解

差し込み印刷は、各受取人に同じテキストを含む標準文書を、各受取人に固有の情報（名前、住所、その他の個人情報など）を含むデータ ソースとリンクすることで機能します。結合プロセス中に、Word はこれら 2 つを組み合わせて、データ ソースの各エントリに合わせてカスタマイズされたバージョンのドキュメントを作成します。

差し込み印刷のコンポーネント

• 主文書: これはテンプレート文書です。手紙の本体の内容など、すべてのメッセージに共通する本文テキストが含まれています。
• データ ソース: これは、名前や住所のリストなど、文書に含める可変データをすべて含みます。これは、Excel スプレッドシート、ディレクトリ、Access データベース、または Outlook の連絡先リストである場合があります。
• 差し込みフィールド: これらは、主文書に挿入するプレースホルダーです。<<first name>>や<<address>>など、可変データを配置する場所のマーカーとして機能します。

差し込み印刷の使用に関するステップバイステップガイド

ステップ 1: データ ソースの準備

差し込み印刷を使用する最初のステップは、ほとんどの場合、Excel スプレッドシートであるデータ ソースを準備することです。他にもいろいろなものがあります。Excel シートの準備方法は次のとおりです。

1. 新しい Excel ワークブックを開きます。
2. 新しいシートを作成し、必要なすべての列 (例: 名、姓、住所、市、郵便番号) を追加します。
3. 各列の下にデータを入力します。
4. 認識できる名前で Excel ファイルを保存します。

データがクリーンで正確であることを確認することが重要です。 各セルの先頭または末尾に余分なスペースがないようにし、各列に異なるヘッダー名が付いている必要があります。これらのヘッダーは、結合フィールドで使用されるためです。

ステップ 2: 主文書の設定

次に、主文書に取り組みます。 Word を開き、新しいドキュメントを開始します。これが、差し込み印刷で使用するドキュメント テンプレートになります。

1. すべてのドキュメントに表示したい標準テキストを入力します。 これは、ドキュメントの変更されない部分です。
2. 個人情報を保存する場所を決定します。

ステップ 3: 差し込み印刷ウィザードの開始

Word 2016 には、プロセスをガイドするのに役立つステップバイステップの差し込み印刷ウィザードが含まれています。 その使用方法は次のとおりです。

1. Word リボンの 差し込み印刷 タブに移動します。
2. 差し込み印刷の開始 をクリックし、次に、ステップバイステップ差し込み印刷ウィザード を選択します。

ウィザードは画面の右側のパネルに開き、差し込み印刷のプロセスを案内します。

ステップ 4: ドキュメント タイプの選択

ウィザードの最初のオプションは、作成したいドキュメントの種類を選択することです。いくつかの選択肢があります。

• 手紙: 同じタイプの手紙を複数の人に送るのに最適です。
• 電子メール メッセージ: Outlook 経由でメールを送信するのに便利です。
• 封筒: 封筒に直接印刷するのに理想的です。
• ラベル: アドレスやその他のラベルを作成するのに便利です。
• ディレクトリ: 印刷されたディレクトリを作成するのに最適です。

ドキュメントの種類を選択し、ウィザード パネルの下部にある次へをクリックします。

ステップ 5: 開始ドキュメントの選択

既存のドキュメント（おそらく現在作業中のもの）を使用するか、Word が提供するテンプレートを開始するか、既存のドキュメントを開くオプションがあります。既存のドキュメントを使用する を選択し、次へ をクリックします。

ステップ 6: 受取人の選択

次に、受取人のリストを選択します。ウィザードで:

1. 既存のリストを使用するを選択し、参照をクリックします。
2. 前に保存した Excel スプレッドシートを選択し、開くをクリックします。
3. Word はテーブルを選択するように求めます (スプレッドシートに複数のシートがある場合)。データが含まれているテーブルを選択します。
4. 差し込み印刷受取人 ダイアログ ボックスでリストを確認します。必要に応じて受取人を並べ替えたりフィルタリングしたりできます。

OK をクリックしてから、次へをクリックして続行します。

ステップ 7: 差し込みフィールドの挿入

この手順では、データ ソースからのフィールドをドキュメントに挿入します。

1. 最初のパーソナライズされたフィールド (たとえば、挨拶内) を配置する場所にカーソルを置きます。
2. 差し込み印刷 タブに移動し、差し込みフィールドの挿入 をクリックします。
3. ドロップダウン メニューから名前または住所などのフィールドを選択します。

差し込み印刷時に Word はこれを Excel ファイルの実際のデータに置き換えます。パーソナライズしたいドキュメント内のすべてのフィールドについてこれらの手順を繰り返します。

ステップ 8: 手紙のプレビュー

ウィザードでは、ドキュメントやメールをプレビューできます。これにより、すべてが正しく表示されていることを確認できます。

1. ウィザードで手紙をプレビューをクリックします。
2. 矢印ボタンを使用して、ドキュメントのさまざまなプレビューをナビゲートできます。

エラーが見つかった場合は、前へ をクリックして前の手順に戻り、調整を行うことができます。

ステップ 9: 結合の完了

すべてが整ったら、最終段階は結合を完了し、手紙を印刷するか、電子メールで送信することです。

1. ウィザードで結合の完了をクリックします。
2. 印刷 を選択して、新しく結合されたドキュメントを直接印刷します。
3. または、電子メールを選択して、電子メールを送信します。この方法でメールを送信するには、Outlook を構成する必要があることに注意してください。

差し込み印刷を改善する

差し込み印刷自体は単純ですが、結果を改善するために知っておくべきいくつかの機能と設定があります。

• フィルターと並べ替え: メール マージ ウィザード内でデータを直接並べ替えたりフィルタリングしたりすることで、受取人を調整し、特定のグループ用にメールをカスタマイズできます。
• ルール: ドキュメントをさらにカスタマイズするには、Word の 差し込み印刷 タブの規則機能を使用して、If...Then...Else 文などの追加のロジックを挿入します。
• 個々の文書の編集: 結合を完了した後、各個別の手紙が別々に編集される新しい文書を作成することを選択できます。

避けるべきミス

差し込み印刷を使用する際に一般的な問題がいくつかありますが、少しの予見を持つことで回避できます。

1. データ ソースに必要なすべてのフィールドがあることを確認してください。データが不足していると、結合された文書に空欄が表示されます。
2. データ ソースの列見出しと実際に一致するようにドキュメント フィールドをすべて再確認してください。不一致が発生すると、プロセスが完全に停止する可能性があります。
3. プレースホルダー テキストや不適切な書式設定を確認するために、結合を確定する前に必ずプレビューしてください。

結論

Word 2016 の差し込み印刷は、同じテンプレートに従うドキュメントを使用して複数の個人と通信するプロセスを簡素化し合理化する強力な機能です。 個人情報の挿入を自動化することで時間を節約でき、パーソナライズとプロフェッショナリズムのレベルが確実に維持されます。 上記の手順に従うことで、招待状の送信からさまざまな読者向けの包括的なニュースレターの編集まで、さまざまな目的のために効果的な差し込み印刷を作成できます。データを整理し、マージをテストして精度と効率を確保することを忘れないでください。

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