वर्ड 2016 में मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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मेल मर्ज वर्ड 2016 में एक उपयोगी सुविधा है जो आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए व्यक्तिगत दस्तावेजों का एक बैच बनाने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, आप मेल मर्ज का उपयोग पत्र, ईमेल, लेबल या लिफाफे बनाने के लिए कर सकते हैं जो विभिन्न लोगों को संबोधित होते हैं लेकिन उनमें समान बुनियादी जानकारी होती है। मुख्य लाभ यह है कि यह समय बचाता है और लोगों की सूची में बड़े पैमाने पर संदेश भेजते समय स्थिरता सुनिश्चित करता है।

मेल मर्ज को समझना

मेल मर्ज मानक दस्तावेज़ को लिंक करके काम करता है — जिसमें प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक ही टेक्स्ट होता है — डेटा स्रोत के साथ जो प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए अद्वितीय जानकारी रखता है (जैसे नाम, पते और अन्य व्यक्तिगत विवरण)। मर्ज प्रक्रिया के दौरान, वर्ड दोनों को जोड़ता है ताकि डेटा स्रोत की प्रत्येक प्रविष्टि के लिए दस्तावेज़ का एक कस्टम संस्करण बनाया जा सके।

मेल मर्ज के घटक

• मुख्य दस्तावेज़: यह आपका टेम्पलेट दस्तावेज़ है। इसमें मुख्य बॉडी टेक्स्ट होता है जो आपके सभी संदेशों में सामान्य होता है — जैसे पत्र की मुख्य सामग्री।
• डेटा स्रोत: इसमें वह सभी परिवर्तन विशिष्ट डाटा होता है जिसे आप दस्तावेज़ में शामिल करना चाहते हैं, जैसे नामों और पते की एक सूची। यह एक एक्सेल शीट, एक डायरेक्टरी, एक एक्सेस डेटाबेस, या यहां तक कि एक आउटलुक संपर्क सूची हो सकता है।
• मर्ज फील्ड: ये प्लेसहोल्डर होते हैं जिन्हें आप मुख्य दस्तावेज़ में डालते हैं। वे मार्कर की तरह काम करते हैं जहां परिवर्तनशील डेटा जाएगा, जैसे <<पहला नाम>> या <<पता>>।

मेल मर्ज का उपयोग करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

चरण 1: अपना डेटा स्रोत तैयार करें

मेल मर्ज का उपयोग करने में आपका पहला कदम आपका डेटा स्रोत तैयार करना है, जो ज्यादातर मामलों में एक एक्सेल शीट होना चाहिए, हालांकि यह अन्य चीजें भी हो सकता है। यहां बताया गया है कि आप अपनी एक्सेल शीट कैसे तैयार करें:

1. एक नया एक्सेल वर्कबुक खोलें।
2. एक नई शीट बनाएं और उसमें सभी आवश्यक कॉलम (जैसे प्रथम नाम, अंतिम नाम, पता, शहर, पिन कोड) जोड़ें।
3. प्रत्येक कॉलम के तहत अपना डेटा दर्ज करें।
4. अपनी एक्सेल फ़ाइल को एक परिचित नाम से सहेजें।

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपका डेटा साफ और सटीक है। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक सेल की शुरुआत या अंत में कोई अतिरिक्त स्थान नहीं है, और प्रत्येक कॉलम का शीर्षक अलग होना चाहिए, क्योंकि इन शीर्षकों का उपयोग मर्ज फील्ड में किया जाएगा।

चरण 2: मुख्य दस्तावेज़ सेट करना

इसके बाद, आप अपने मुख्य दस्तावेज़ पर काम करेंगे। वर्ड खोलें और एक नया दस्तावेज़ शुरू करें। यह वह दस्तावेज़ टेम्पलेट होगा जिसे आप अपने मेल मर्ज में उपयोग करेंगे।

1. मानक टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप प्रत्येक दस्तावेज़ में प्रकट करना चाहते हैं। यह उस दस्तावेज़ का वह भाग है जो बदलता नहीं है।
2. निर्धारित करें कि आप व्यक्तिगत जानकारी कहां रखना चाहते हैं।

चरण 3: मेल मर्ज विज़ार्ड शुरू करना

वर्ड 2016 एक कदम-दर-कदम मेल मर्ज विज़ार्ड शामिल करता है ताकि प्रक्रिया के माध्यम से आपकी मार्गदर्शन की जा सके। यहां बताया गया है कि आप इसका उपयोग कैसे करें:

1. वर्ड रिबन में मेलिंग टैब पर जाएं।
2. स्टार्ट मेल मर्ज पर क्लिक करें, और फिर वार्m-Merge दृश्य अंत का चयन करें।

विज़ार्ड आपकी स्क्रीन के दाईं ओर एक पैनल में खुलेगा और मेल मर्ज प्रक्रिया में आपकी मदद करेगा।

चरण 4: दस्तावेज़ प्रकार का चयन करना

विज़ार्ड में पहला विकल्प उस प्रकार के दस्तावेज़ का चयन करना है जिसे आप बनाना चाहते हैं। आपके पास कई विकल्प हैं:

• पत्र: कई लोगों को एक ही प्रकार का पत्र भेजने के लिए आदर्श।
• ईमेल संदेश: आउटलुक के माध्यम से ईमेल भेजने के लिए उपयोगी।
• लिफाफे: सीधे लिफाफों पर प्रिंट करने के लिए आदर्श।
• लेबल: पता या अन्य लेबल बनाने के लिए उपयोगी।
• डायरेक्टरी: मुद्रित डायरेक्टरी बनाने के लिए उत्कृष्ट।

दस्तावेज़ प्रकार का चयन करें, और फिर विज़ार्ड पैनल के नीचे अगला पर क्लिक करें।

चरण 5: शुरूआती दस्तावेज़ का चयन करना

आपके पास एक मौजूदा दस्तावेज़ (जिस पर आप शायद काम कर रहे हैं) का उपयोग करने का विकल्प होगा, वर्ड द्वारा प्रदान किए गए टेम्पलेट के साथ शुरू करना, या एक मौजूदा दस्तावेज़ खोलना होगा। मौजूदा दस्तावेज़ का उपयोग करें का चयन करें और अगला पर क्लिक करें।

चरण 6: प्राप्तकर्ताओं का चयन करना

अब, आप प्राप्तकर्ताओं की सूची चुनेंगे। विज़ार्ड में:

1. मौजूदा सूची का उपयोग करें का चयन करें, और ब्राउज़ करें पर क्लिक करें।
2. पहले से सहेजे गए एक्सेल शीट का चयन करें और खोलें पर क्लिक करें।
3. वर्ड आपसे एक टेबल का चयन करने के लिए कहेगा (यदि आपकी शीट में एक से अधिक शीट है)। उस शीट का चयन करें जिसमें आपका डाटा है।
4. मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में अपनी सूची को सत्यापित करें। यदि आवश्यक हो तो आप प्राप्तकर्ताओं को क्रमबद्ध और फ़िल्टर कर सकते हैं।

ओके पर क्लिक करें और फिर जारी रखने के लिए अगला पर क्लिक करें।

चरण 7: मर्ज फील्ड डालना

यह चरण आपके डेटा स्रोत से फील्ड को अपने दस्तावेज़ में डालने का होता है:

1. पहला व्यक्तिगत फील्ड (उदाहरण के लिए, अभिवादन के अंदर) जहां आप डालना चाहते हैं वहां अपने कर्सर को रखें।
2. मेलिंग टैब पर जाएं और मर्ज फील्ड डालें पर क्लिक करें।
3. ड्रॉपडाउन मेनू से एक फील्ड, जैसे प्रथम नाम या पता का चयन करें।

जब आप मर्ज करेंगे, वर्ड इसे आपके एक्सेल फ़ाइल से वास्तविक डेटा से बदल देगा। उन सभी फील्ड के लिए इन चरणों को दोहराएं जिन्हें आप अपने दस्तावेज़ में व्यक्तिगत बनाना चाहते हैं।

चरण 8: अपने पत्रों की पूर्वावलोकन करना

विज़ार्ड आपको अपने दस्तावेज़ों या ईमेल का पूर्वावलोकन करने की अनुमति देगा। यह महत्वपूर्ण है कि यह सुनिश्चित करने के लिए सब कुछ ठीक दिखता है:

1. विज़ार्ड में अपने पत्र का पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें।
2. अपने दस्तावेज़ के विभिन्न पूर्वावलोकन के माध्यम से नेविगेट करने के लिए आप तीर बटन का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आपको किसी प्रकार की त्रुटि दिखाई देती है, तो आप पिछला पर क्लिक कर सकते हैं और पिछले चरण पर वापस जाकर समायोजन कर सकते हैं।

चरण 9: मर्ज को पूरा करना

जब सब कुछ सही हो, तो अंतिम चरण मर्ज को पूरा करना और अपने पत्रों को प्रिंट करना या ईमेल द्वारा भेजना है।

1. विज़ार्ड में मर्ज को पूरा करें पर क्लिक करें।
2. अपनी नई मर्ज दस्तावेज़ों को सीधे प्रिंट करने के लिए प्रिंट का चयन करें।
3. या, यदि आप ईमेल भेज रहे हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक मेल का चयन करें। ध्यान दें कि आपको इस तरह से ईमेल भेजने के लिए आउटलुक को कॉन्फ़िगर करना होगा।

अपने मेल मर्ज को सुधारें

हालांकि मेल मर्ज अपने आप में सरल है, आपको कुछ विशेषताओं और सेटिंग्स के बारे में जानकारी होनी चाहिए ताकि आप अपने परिणामों को सुधार सकें:

• फ़िल्टर और सॉर्ट: आप सीधे मेल मर्ज विज़ार्ड के भीतर अपने डेटा को क्रमबद्ध या फिल्टर करके प्राप्तकर्ताओं को समायोजित कर सकते हैं, विशेष समूहों के लिए मेलिंग को दर्जी बना सकते हैं।
• नियम: अपने दस्तावेज़ों को और अधिक अनुकूलित करने के लिए, वर्ड में मेलिंग टैब के अंतर्गत नियम सुविधा का उपयोग करके अतिरिक्त तर्क, जैसे If...Then...Else कथन डालें।
• व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को संपादित करें: मर्ज को पूरा करने के बाद, आप एक नया दस्तावेज़ बना सकते हैं जहां प्रत्येक व्यक्तिगत पत्र को अलग से संपादित किया जाता है।

बचने के लिए गलतियाँ

मेल मर्ज का उपयोग करते समय कुछ सामान्य समस्याएँ होती हैं जिन्हें थोड़ी सी पूर्वान्वेषण के साथ टाला जा सकता है:

1. सुनिश्चित करें कि आपके डेटा स्रोत में सभी आवश्यक फील्ड हैं। गायब डेटा मर्ज दस्तावेज़ों में खाली स्थान उत्पन्न करेगा।
2. अपने दस्तावेज़ के सभी फील्ड का दोबारा जांचें कि वे वास्तव में आपके डेटा स्रोत के कॉलम शीर्षकों से मेल खाते हैं। एक बेमेल आपकी प्रक्रिया को पूरी तरह से रोक सकता है।
3. अंतिम रूप देने से पहले पूर्वावलोकन हमेशा करें ताकि आप किसी प्लेसहोल्डर टेक्स्ट या गलत फॉर्मेटिंग को पकड़ सकें।

निष्कर्ष

वर्ड 2016 में मेल मर्ज एक शक्तिशाली विशेषता है जो समान टेम्पलेट का पालन करने वाले दस्तावेज़ों का उपयोग करके कई व्यक्तियों के साथ संवाद करने की प्रक्रिया को सरल और सुव्यवस्थित करती है। यह व्यक्तिगत जानकारी को दस्तावेज़ों में डालने के स्वचालन से आपका समय बचाता है, और यह निजीकृत और पेशेवरता का स्तर सुनिश्चित करता है। उपरोक्त चरणों का पालन करके, आप विभिन्न उद्देश्यों के लिए प्रभावी मेल मर्ज बना सकते हैं, जैसे कि निमंत्रण भेजना या विभिन्न श्रोताओं के लिए व्यापक न्यूज़लेटर संकलित करना। अपने डेटा को संगठित रखना और अपने मर्ज का परीक्षण करना याद रखें ताकि सटीकता और दक्षता सुनिश्चित हो सके।

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