Cómo usar la combinación de correspondencia en Word 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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La combinación de correspondencia es una función útil de Word 2016 que te permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, puedes usar la combinación de correspondencia para crear cartas, correos electrónicos, etiquetas o sobres dirigidos a diferentes personas pero contienen la misma información básica. El principal beneficio es que ahorra tiempo y asegura consistencia al enviar comunicaciones masivas a una lista de personas.

Entendiendo la combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia funciona vinculando un documento estándar —que contiene el mismo texto para cada destinatario— con una fuente de datos que contiene información única para cada destinatario (como nombres, direcciones y otros detalles personales). Durante el proceso de combinación, Word combina los dos para crear una versión personalizada del documento para cada entrada en la fuente de datos.

Componentes de la combinación de correspondencia

• Documento principal: Este es tu documento plantilla. Contiene el texto principal que es común a todos tus mensajes, como el contenido principal de una carta.
• Fuente de datos: Esta contiene todos los datos variables que deseas incluir en el documento, como una lista de nombres y direcciones. Podría ser una hoja de Excel, un directorio, una base de datos de Access o incluso una lista de contactos de Outlook.
• Campos de combinación: Estos son marcadores de posición que insertas en el documento principal. Actúan como marcadores de donde irá la información variable, como o .

Guía paso a paso para usar la combinación de correspondencia

Paso 1: Prepara tu fuente de datos

Tu primer paso al usar la combinación de correspondencia es preparar tu fuente de datos, que en la mayoría de los casos debería ser una hoja de Excel, aunque podría ser otras cosas también. Así preparas tu hoja de Excel:

1. Abre un nuevo libro de Excel.
2. Crea una nueva hoja y agrega todas las columnas necesarias (por ejemplo, Nombre, Apellido, Dirección, Ciudad, Código Postal).
3. Ingresa tus datos debajo de cada columna.
4. Guarda tu archivo de Excel con un nombre reconocible.

Es importante asegurarse de que tus datos estén limpios y precisos. Asegúrate de que no haya espacios extra al principio o final de cada celda, y que cada columna tenga un nombre de encabezado diferente, ya que estos encabezados se utilizarán en los campos de combinación.

Paso 2: Configuración del documento principal

A continuación, trabajarás en tu documento principal. Abre Word y comienza un nuevo documento. Este será el documento plantilla que usarás en tu combinación de correspondencia.

1. Escribe el texto estándar que deseas que aparezca en cada documento. Esta es la parte del documento que no cambia.
2. Decide dónde deseas almacenar la información personal.

Paso 3: Comenzando el asistente de combinación de correspondencia

Word 2016 incluye un asistente paso a paso de combinación de correspondencia para ayudarte a guiar a través del proceso. Así es como lo usas:

1. Ve a la pestaña Correspondencia en la cinta de opciones de Word.
2. Haz clic en Iniciar combinación de correspondencia, y luego selecciona Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

El asistente se abrirá en un panel en el lado derecho de tu pantalla y te guiará a través del proceso de combinación de correspondencia.

Paso 4: Selección del tipo de documento

La primera opción en el asistente es seleccionar el tipo de documento que deseas crear. Tienes varias opciones:

• Cartas: Perfectas para enviar el mismo tipo de carta a múltiples personas.
• Mensajes de correo electrónico: Útil para enviar correos electrónicos a través de Outlook.
• Sobres: Ideales para imprimir directamente en sobres.
• Etiquetas: Útiles para crear etiquetas de dirección u otras etiquetas.
• Directorio: Excelente para crear directorios impresos.

Selecciona el tipo de documento, y luego haz clic en Siguiente en la parte inferior del panel del asistente.

Paso 5: Selección del documento de inicio

Tendrás la opción de usar un documento existente (en el que probablemente estés trabajando), empezar con una plantilla proporcionada por Word o abrir un documento existente. Selecciona Usar documento existente y haz clic en Siguiente.

Paso 6: Selección de destinatarios

Ahora, elegirás una lista de destinatarios. En el asistente:

1. Selecciona Usar lista existente, y haz clic en Buscar.
2. Selecciona la hoja de Excel guardada previamente y haz clic en Abrir.
3. Word te pedirá que selecciones una tabla (si tu hoja de cálculo tiene más de una hoja). Selecciona la que contiene tus datos.
4. Verifica tu lista en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia. Puedes ordenar y filtrar destinatarios si es necesario.

Haz clic en OK y luego en Siguiente para continuar.

Paso 7: Inserción de los campos de combinación

Este paso implica insertar los campos de tu fuente de datos en tu documento:

1. Coloca tu cursor donde quieras que esté el primer campo personalizado (por ejemplo, dentro del saludo).
2. Ve a la pestaña Correspondencia y haz clic en Insertar campo de combinación.
3. Selecciona un campo, como Nombre o Dirección, del menú desplegable.

Word lo reemplazará con los datos reales de tu archivo de Excel cuando combines. Repite estos pasos para todos los campos en tu documento que desees personalizar.

Paso 8: Vista previa de tus cartas

El asistente te permitirá previsualizar tus documentos o correos electrónicos. Esto es importante para asegurarte de que todo se vea correcto:

1. Haz clic en Vista previa de tus cartas en el asistente.
2. Puedes usar los botones de flecha para navegar a través de las diferentes previsualizaciones de tu documento.

Si notas algún error, puedes hacer clic en Anterior para regresar al paso anterior y hacer ajustes.

Paso 9: Completando la combinación

Cuando todo está en orden, el último paso es completar la combinación e imprimir tus cartas o enviarlas por correo electrónico.

1. Haz clic en Completar combinación en el asistente.
2. Selecciona Imprimir para imprimir tus documentos recién combinados directamente.
3. O, elige Correo electrónico si vas a enviar un correo electrónico. Ten en cuenta que debes configurar Outlook para enviar correo de esta manera.

Mejora tu combinación de correspondencia

Aunque la combinación de correspondencia en sí es simple, hay algunas características y configuraciones con las que deberías estar familiarizado para mejorar tus resultados:

• Filtrar y ordenar: Puedes ajustar los destinatarios ordenando o filtrando tus datos directamente dentro del asistente de combinación de correspondencia, adaptando las correspondencias a grupos específicos.
• Reglas: Para personalizar aún más tus documentos, usa la función Reglas bajo la pestaña Correspondencia en Word para insertar lógica adicional, como declaraciones If...Then...Else.
• Editar documentos individuales: Después de completar la combinación, puedes optar por crear un nuevo documento donde cada carta individual se edite por separado.

Errores a evitar

Hay algunos problemas comunes al usar la combinación de correspondencia que se pueden evitar con un poco de previsión:

1. Asegúrate de que tu fuente de datos tenga todos los campos requeridos. Los datos faltantes causarán espacios en blanco en los documentos combinados.
2. Verifica todos tus campos de documento para asegurarte de que realmente coinciden con los encabezados de columna en tu fuente de datos. Un desajuste podría detener completamente tu proceso.
3. Siempre previsualiza antes de finalizar la combinación para detectar cualquier texto de marcador de posición o formato incorrecto.

Conclusión

La combinación de correspondencia en Word 2016 es una poderosa característica que simplifica y agiliza el proceso de comunicarse con múltiples individuos utilizando documentos que siguen la misma plantilla. Te ahorra tiempo al automatizar la inserción de información personal en documentos, y asegura un nivel de personalización y profesionalismo. Al seguir los pasos anteriores, puedes crear combinaciones de correspondencia efectivas para una variedad de propósitos, desde enviar invitaciones hasta compilar boletines informativos completos para diferentes audiencias. Recuerda mantener tus datos organizados y probar tu combinación para asegurar precisión y eficiencia.

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