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マイクロソフト・ワードで差し込み印刷を使用する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
マイクロソフト・ワードの差し込み印刷は、手紙、招待状、ラベル、または個別のカスタマイズが必要なバッチ文書を作成するプロセスを簡素化する有用なツールです。この機能は、標準コンテンツを持つマスタードキュメントを作成し、データソースと組み合わせて個々のフィールドを自動的に埋めることができます。差し込み印刷を効果的に使用する方法を理解することにより、特に繰り返しの文書作成タスクにおいて、時間を節約し生産性を向上させることができます。
差し込み印刷の理解
差し込み印刷は、CSVファイル、Excelスプレッドシート、Accessデータベース、またはOutlookのアドレス帳からのデータをWord文書に統合する機能です。これにより、同じテンプレートから一連の個別文書を作成することができます。テンプレートはメインドキュメントとして機能し、ファイルの各バージョンに共通するコンテンツを含めることができます。差し込みフィールドは、データソースからの実際のデータに置き換えられるプレースホルダーです。
開始前の準備
差し込み印刷を開始する前に、データを適切に整理することが重要です。必要なもの:
- Word文書: 差し込み印刷を実行したいテンプレート。手紙、ラベル、メールなどです。
- データソース: 通常は、Excelのスプレッドシートやデータベース、個人情報が保存されている任意の種類の表形式のデータです。例として名前、住所、メールなどがあります。
データを列に整理し、各列に含まれるデータの種類を説明するヘッダーを付けてください。これにより、データをWordテンプレートのプレースホルダーにマッピングすることが容易になります。
差し込み印刷のステップバイステッププロセス
ステップ1: 文書の種類を選択する
Microsoft Wordで新規または既存の文書を開きます。リボンの「差し込み文書」タブに移動します。「差し込み印刷の開始」グループで「差し込み印刷の開始」をクリックします。ここで、作成したい文書の種類を選択できます。オプションには、手紙、メールメッセージ、封筒、ラベル、ディレクトリが含まれます。あなたのニーズに合ったオプションを選択してください。
ステップ2: 文書の設定
「手紙」を選択した場合、Wordは現在の文書の外観を維持します。ラベルや封筒の場合、Wordはフォーマットの設定をガイドします。使用したいラベルの製品番号や封筒のサイズを指定できます。メイン文書が適切にフォーマットされ、すべてのカスタマイズされた文書に共通するコンテンツが含まれていることを確認してください。
ステップ3: 受信者の選択
このステップでデータソースを選択する必要があります。「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリックすると、次の3つのオプションが表示されます:
- 既存のリストを使用: 既存のファイル（ExcelスプレッドシートやCSVファイルなど）を参照して選択します。
- Outlookの連絡先から選択: Outlookアドレス帳から直接連絡先を使用します。
- 新しいリストを入力: 差し込み印刷ウィザード内で新しいリストを作成します。
既存のリストを使用する場合は、ファイルの場所をナビゲートして「開く」をクリックします。Wordはデータのインポートを試みます。Excelスプレッドシートとデータを含むシートを指定する必要がある場合があります。新しいリストを入力する場合は、Word内に直接レコードを入力します。
ステップ4: 差し込みフィールドの挿入
受信者リストが選択されたら、文書に差し込みフィールドを挿入する時です。差し込みフィールドはデータのプレースホルダーとして機能します。「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。データソースから利用可能なすべての列のリスト（例: 名、姓、住所など）が表示されます。
個人データを表示したい場所にカーソルを慎重に配置し、適切なフィールドを選択します。例えば、手紙を作成している場合、次のようになります:
親愛なる <<名>> <<姓>>様、参加していただきありがとうございます…差し込みプロセスの間、Wordはこれらのプレースホルダーをデータソースの実際のデータに置き換えます。
ステップ5: 文書をプレビューする
データが正しく入力されていることを確認するために文書をプレビューします。「差し込み文書」タブで「結果のプレビュー」をクリックします。ツールバーに提供された矢印コントロールを使用してレコードをナビゲートします。各差し込み文書を確認して、精度とデータの位置が正しいことを確認してください。
ステップ6: 差し込みを完了する
プレビューに満足したら、差し込みを完了することができます。「差し込み文書」タブで「完了して差し込み」をクリックします。次のオプションから選択します:
- 個別文書の編集: すべてのパーソナライズされた手紙を含む新しい文書を作成し、印刷または送信する前に個々の文書を確認して変更することができます。
- 文書の印刷: すべての文書を直接プリンタに送信します。
- メールメッセージの送信: メール文書で作業している場合、直接送信できます。メールアドレスを含むフィールドを指定し、件名を入力し、メールが送信される形式を選択します。
希望するオプションを選択すると、Microsoft Wordはデータを処理し、新しいWord文書を作成するか、プリンターに直接送信するか、メールを送信します。
よくある間違いとトラブルシューティング
差し込み印刷は一般的に簡単ですが、注意すべき潜在的な問題があります:
- フィールドの不一致: データソースのフィールド名がWord文書のプレースホルダーと一致していることを確認してください。
- ファイルの互換性: データソースがサポートされた形式で保存されていることを確認してください。
- データ品質: 受信者リストにエラーや不完全なレコードが含まれていないことを確認してください。
- 大規模なリスト: 非常に大きなデータセットを処理するとシステムが遅くなる可能性があります。Microsoft Wordがフリーズしたり動作が遅くなったりする場合は、大きな差し込みをバッチで実行することを試みてください。
高度な機能
差し込み印刷は、役立ちますいくつかの高度な機能をサポートしています:
- 条件: 特定の基準に基づいてパーソナライズされた文書をさらにカスタマイズするための条件（例: if…then…else文）を追加します。
- 挨拶行: 異なる命名規則を考慮して、冒頭をパーソナライズするための挨拶行を挿入します。
- ラベルアシスタント: Wordが異なるサイズやレイアウトに合わせて住所ラベルをフォーマットする方法をカスタマイズします。
これらの機能は、データセットに個人的なタッチを保ちながら、カスタマイズの機会を広げます。
結論
Microsoft Wordで差し込み印刷を使用することは、大量の文書作成を効率的に処理する方法です。ビジネスにおいては、顧客への通信、発送用ラベルの作成、大規模なグループとのコミュニケーションを容易にします。定期的な使用により、個別の送信に関わる手作業を大幅に削減し、エラーを減らし効率を高めることができます。
上記のステップに従うことで、差し込み印刷を簡単に実行し、プレビューを通じて結果を表示し、印刷、編集、またはメール配信のために最終化することができます。データを適切に準備し、適切なオプションを選択し、高度な機能を使用して、Microsoft Wordでの差し込み印刷の力を真に活用しましょう。
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