Excel 2016 में लुकअप और रेफरेंस फंक्शंस का उपयोग कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Excel 2016 डेटा विश्लेषण और प्रबंधन के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। इसकी प्रमुख विशेषताओं में से एक फंक्शंस का सेट है जो उपयोगकर्ताओं को आसानी से डेटा लुकअप और रेफरेंस करने की अनुमति देता है। यह गाइड Excel 2016 में लुकअप और रेफरेंस फंक्शंस का उपयोग करने की विस्तृत जानकारी प्रदान करता है। ये फंक्शंस उपयोगकर्ताओं को एक स्प्रेडशीट के भीतर विशिष्ट मूल्य खोजने, कई शीट्स पर डेटा प्रबंधित करने, और यहां तक कि कुछ जटिल डेटा हेरफेर कार्यों को स्वचालित करने में मदद करते हैं।

लुकअप फंक्शन को समझना

Excel में लुकअप फंक्शंस का उद्देश्य आपको एक स्प्रेडशीट में संग्रहीत जानकारी को जल्दी से खोजना है। ये फंक्शंस बड़े डेटा सेट के साथ काम करते समय उपयोगी होते हैं, क्योंकि ये आपको मैन्युअल खोज के बिना विशिष्ट जानकारी खोजने की अनुमति देते हैं। सबसे सामान्य लुकअप फंक्शंस VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP, और INDEX और MATCH हैं।

VLOOKUP फंक्शन

VLOOKUP फंक्शन शायद Excel के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले फंक्शंस में से एक है। यह "वर्टिकल लुकअप" के लिए है, जो उपयोगकर्ताओं को तालिका के पहले कॉलम में एक मान खोजने और फिर निर्दिष्ट कॉलम से उसी पंक्ति में मान लौटाने की अनुमति देता है।

VLOOKUP फंक्शन की सिंटैक्स इस प्रकार है:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: वह मूल्य जिसे आप खोजने के लिए चाहते हैं।
• table_array: सेल्स की वह श्रृंखला जो तालिका सरणी बनाती है।
• col_index_num: तालिका सरणी में वह कॉलम नंबर जिससे आप डेटा प्राप्त करना चाहते हैं।
• range_lookup: एक तर्कसंगत मान जो यह निर्धारित करता है कि क्या कोई अनुमानित मैच (true) या सटीक मैच (false) खोजना है।

निम्न उदाहरण पर विचार करें:

=VLOOKUP("Banana", A1:C10, 2, FALSE)

इस उदाहरण में, Excel शब्द "Banana" को श्रेणी A1:C10 के पहले कॉलम में खोजता है और पाई गई पंक्ति के दूसरे कॉलम से मान लौटाता है। यदि "Banana" के लिए कोई सटीक मैच नहीं मिलता है, तो Excel एक त्रुटि मान लौटाता है।

HLOOKUP फंक्शन

HLOOKUP फंक्शन VLOOKUP की तरह ही काम करता है, लेकिन यह कॉलम के बजाय पंक्ति में खोजता है, इसलिए यह "हॉरिजोन्टल लुकअप" करता है। यह डेटा को क्षैतिज रूप से प्रस्तुत करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

HLOOKUP फंक्शन की सिंटैक्स है:

=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: वह मान जिसे आप खोजने के लिए चाहते हैं।
• table_array: डेटा युक्त सेल्स की श्रेणी।
• row_index_num: तालिका सरणी में वह पंक्ति नंबर जिससे मान लौटाना है।
• range_lookup: एक तर्कसंगत मान जो यह निर्दिष्ट करता है कि सटीक मैच (FALSE) या अनुमानित मैच (TRUE) खोजा जाए।

उदाहरण:

=HLOOKUP(1020, A1:F2, 2, FALSE)

यह उदाहरण श्रेणी A1:F2 की पहली पंक्ति में मान 1020 को खोजेगा और वही मान लौटाएगा जो दूसरी पंक्ति की उसी कॉलम में पाया गया।

Lookup फंक्शन

Excel में LOOKUP फंक्शन क्षैतिज और वर्टिकल दोनों लुकअप कर सकता है, लेकिन इसका उपयोग VLOOKUP और HLOOKUP की सीमाओं के कारण कम होता है। LOOKUP फंक्शन के दो सिंटैक्स रूप हैं: वेक्टर और एरे।

वेक्टर फॉर्म:

=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• lookup_value: वह मान जिसे आप वेक्टर में समाहित करना चाहते हैं।
• lookup_vector: एकल पंक्ति या कॉलम लुकअप वेक्टर।
• result_vector: वैकल्पिक। एकल पंक्ति या कॉलम परिणाम वेक्टर जिससे परिणाम प्राप्त किया जाएगा।

एरे फॉर्म:

=LOOKUP(lookup_value, array)

• lookup_value: वह मान जिसे आप तालिका में मिलाना चाहते हैं।
• Table: कम से कम दो कॉलम के साथ मूल्य की श्रृंखला।

उदाहरण:

=LOOKUP("dog", A1:A3, B1:B3)

यह उदाहरण श्रेणी A1:A3 में "dog" शब्द खोजता है और B1:B3 में संबंधित सेल से मान लौटाता है।

रेफरेंस कार्यों को समझना

Excel में रेफरेंस फंक्शंस आपको सेल रेफरेंसेस और रेंजेस के साथ प्रभावी ढंग से काम करने में मदद करते हैं। ये फंक्शंस विशेष रूप से जटिल स्प्रेडशीट्स में उपयोगी होते हैं जहां आप कई डेटा स्रोतों का संदर्भ दे रहे हैं। प्रमुख रेफरेंस फंक्शंस में INDEX, MATCH, ADDRESS, INDIRECT, OFFSET, और अन्य शामिल हैं।

Index फंक्शन

INDEX फंक्शन एक दिए गए रेंज या एरे में पंक्ति और कॉलम के प्रतिच्छेदन पर सेल का मूल्य या संदर्भ लौटाता है। यह फंक्शन विशेष रूप से MATCH फंक्शन के साथ जटिल लुकअप्स को प्राप्त करने के लिए विभिन्न तरीकों से उपयोग किया जा सकता है।

INDEX फंक्शन की सिंटैक्स है:

=INDEX(array, row_num, [column_num])

• array: एक रेंज या एरे कॉन्सटेंट।
• row_num: तालिका में वह पंक्ति नंबर जिसमें से मान प्राप्त करना है।
• column_num: वैकल्पिक। जब एरे में एक से अधिक कॉलम होते हैं, तो वह कॉलम नंबर लौटाने के लिए।

उदाहरण:

=INDEX(A1:C3, 2, 3)

यह उदाहरण निर्दिष्ट श्रेणी A1:C3 में दूसरी पंक्ति और तीसरे कॉलम में मान लौटाएगा।

Match फंक्शन

MATCH फंक्शन कोशिकाओं की एक रेंज में किसी निर्दिष्ट आइटम की खोज करता है और फिर उस आईटम की सापेक्ष स्थिति रेंज में लौटाता है। यह मुख्य रूप से INDEX के साथ उन्नत लुकअप संचालन के लिए उपयोग किया जाता है।

The syntax of the MATCH function is:

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

• lookup_value: वह मान जिसे आप खोजने के लिए चाहते हैं।
• lookup_array: वह कोशिकाओं की रेंज जिसमें आप खोज मूल्य को खोजना चाहते हैं।
• match_type: वैकल्पिक। मान -1, 0, या 1। यह इस पर निर्भर करता है कि आप कैसे खोजना चाहते हैं।

• यदि match_type 1 है, तो MATCH सबसे बड़ा मान ढूंढता है जो lookup_value से कम या समान है। डेटा को बढ़ते क्रम में होना चाहिए।
• यदि match_type 0 है, तो MATCH पहला मान ढूंढता है जो lookup_value से बिल्कुल समान होता है। डेटा किसी भी क्रम में हो सकता है।
• यदि match_type -1 है, तो MATCH सबसे छोटा मान ढूंढता है जो lookup_value से बड़ा या समान होता है। डेटा घटते क्रम में होना चाहिए।

उदाहरण:

=MATCH(39, A1:A5, 0)

यह उदाहरण मान 39 की स्थिति को A1:A5 रेंज के भीतर लौटाएगा। यदि 39 तीसरे सेल में स्थित है, तो यह फंक्शन संख्या 3 लौटाता है।

INDEX और MATCH का एक साथ उपयोग

INDEX और MATCH फंक्शंस का संयोजन VLOOKUP या HLOOKUP का एक शक्तिशाली विकल्प है क्योंकि इसकी लचीलेपन के कारण। VLOOKUP की तरह, जो केवल बाएँ कॉलम में खोज सकता है, INDEX और MATCH किसी भी कॉलम या पंक्ति में खोज सकते हैं।

उदाहरण:

=INDEX(B1:B10, MATCH("Orange", A1:A10, 0))

इस उदाहरण में, Excel MATCH का उपयोग करके A1:A10 रेंज में "orange" की खोज करता है, उसकी स्थिति ढूंढता है, फिर INDEX का उपयोग करके B1:B10 से संबंधित मान लौटाता है।

Address फंक्शन

ADDRESS फंक्शन एक निर्दिष्ट पंक्ति और कॉलम नंबर के लिए टेक्स्ट के रूप में एक संदर्भ लौटाता है। यह तब उपयोगी हो सकता है जब आपको स्ट्रिंग स्वरूप में संदर्भ की आवश्यकता होती है।

ADDRESS फंक्शन का सिंटैक्स है:

=ADDRESS(row_num, column_num, [abs_num], [a1], [sheet_text])

• row_num: उसके सेल संदर्भ में उपयोग की गई पंक्ति संख्या।
• column_num: उसके सेल संदर्भ में उपयोग की गई कॉलम संख्या।
• abs_num: वैकल्पिक। एक संख्या (1 से 4) जो संदर्भ प्रकार को निर्दिष्ट करती है।
• a1: वैकल्पिक। तर्कसंगत मान जो संदर्भ शैली को निर्दिष्ट करता है।
• sheet_text: वैकल्पिक। उस वर्कशीट का नाम जिसका उपयोग करना है।

उदाहरण:

=ADDRESS(2, 3)

यह उदाहरण $C$2 लौटाएगा, जो दूसरी पंक्ति और तीसरे कॉलम में स्थित सेल के लिए एक अपरिवर्तनीय संदर्भ है।

Indirect फंक्शन

INDIRECT फंक्शन एक टेक्स्ट स्ट्रिंग द्वारा निर्दिष्ट संदर्भ लौटाता है। यह विशेष रूप से वर्कबुक में डायनामिक सेल संदर्भ बनाने में उपयोगी होता है।

INDIRECT फंक्शन का सिंटैक्स है:

=INDIRECT(ref_text, [a1])

• ref_text: एक सेल का संदर्भ जिसमें A1 शैली संदर्भ, R1C1 शैली संदर्भ, एक नाम जो संदर्भ के रूप में परिभाषित है, या एक टेक्स्ट स्ट्रिंग के रूप में एक सेल का संदर्भ शामिल है।
• a1: वैकल्पिक। एक तर्कसंगत मान जो यह निर्दिष्ट करता है कि सेल संदर्भ तर्क में किस प्रकार का संदर्भ है।

उदाहरण:

=INDIRECT("A" & 1)

यह उदाहरण INDIRECT फंक्शन का उपयोग करके सेल A1 में स्थित मान लौटाता है।

Offset फंक्शन

OFFSET फंक्शन एक संदर्भ बनाता है जो एक निर्दिष्ट संख्या की पंक्तियों और कॉलमों द्वारा एक सेल या सेल्स की रेंज से ऑफसेट होता है, एक प्रारंभिक बिंदु के आधार पर।

The syntax of the OFFSET function is:

=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

• Reference: संदर्भ जिससे आप ऑफसेट को आधार बनाना चाहते हैं। यह एक सेल का रेंज या एक साथ मौजूद कोशिकाओं की श्रेणी होनी चाहिए।
• Lines: वह पंक्तियों की संख्या जो ऊपर या नीचे है जिसे आप टॉप-लेफ्ट सेल को संदर्भित करने के लिए चाहते हैं।
• cols: वह कॉलमों की संख्या जो बाईं या दाईं तरफ है जिसे आप रेफरेंस के टॉप-लेफ्ट सेल को संदर्भित करने के लिए चाहते हैं।
• height: वैकल्पिक। ऊंचाई, पंक्तियों की संख्या में, जिसे आप लौटाए गए संदर्भ के लिए चाहते हैं।
• width: वैकल्पिक। चौड़ाई, कॉलमों की संख्या में, जिसे आप लौटाए गए संदर्भ के लिए चाहते हैं।

उदाहरण:

=OFFSET(A1, 3, 2)

यह उदाहरण उस सेल संदर्भ को लौटाएगा जो सेल A1 से 3 पंक्तियाँ नीचे और 2 कॉलम दाईं ओर है।

निष्कर्ष

VLOOKUP, HLOOKUP, और अन्य लुकअप और रेफरेंस फंक्शंस Excel 2016 को डेटा विश्लेषण और हेरफेर के लिए एक बेहद शक्तिशाली उपकरण बनाते हैं। इन फंक्शंस की शक्ति का उपयोग करके, आप एक शीट या वर्कबुक में डेटा को कुशलतापूर्वक प्रबंधित और संदर्भित कर सकते हैं, उन्नत डेटा खोजें कर सकते हैं, और जटिल गणनाओं को स्वचालित कर सकते हैं।

इन फंक्शंस को मास्टर करने के लिए उनके सिंटैक्स, वे कैसे बातचीत करते हैं, और किस परिदृश्यों में लागू होते हैं, इसे समझना आवश्यक है। इन फंक्शंस को विभिन्न संयोजनों में उपयोग करने का अभ्यास करें ताकि यह समझने में मदद मिल सके कि वे एक साथ कैसे काम करते हैं और शक्तिशाली, डायनामिक स्प्रेडशीट्स बनाने के लिए कैसे योगदान करते हैं।

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