Cómo usar las funciones de búsqueda y referencia en Excel 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Excel 2016 es una herramienta poderosa para el análisis y gestión de datos. Una de sus características clave es el conjunto de funciones que permiten a los usuarios buscar y referenciar datos fácilmente. Esta guía proporciona información detallada sobre cómo usar las funciones de búsqueda y referencia en Excel 2016. Estas funciones ayudan a los usuarios a encontrar valores específicos dentro de una hoja de cálculo, gestionar datos a través de múltiples hojas e incluso automatizar algunas tareas complejas de manipulación de datos.

Comprender la función de búsqueda

Las funciones de búsqueda en Excel están diseñadas para ayudarte a encontrar rápidamente información almacenada en una hoja de cálculo. Estas funciones son útiles cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos, ya que permiten encontrar información específica sin tener que buscar manualmente. Las funciones de búsqueda más comunes son VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP, y INDEX y MATCH.

Función VLOOKUP

La función VLOOKUP es probablemente una de las funciones más utilizadas de Excel. Significa "búsqueda vertical," lo que permite a los usuarios encontrar un valor en la primera columna de una tabla y luego devolver el valor en la misma fila de una columna especificada.

La sintaxis de la función VLOOKUP es la siguiente:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: El valor que deseas buscar.
• table_array: El rango de celdas que conforma el arreglo de tabla.
• col_index_num: El número de columna en el arreglo de tabla del cual deseas recuperar datos.
• range_lookup: Un valor lógico que determina si se debe encontrar una coincidencia aproximada (verdadero) o una coincidencia exacta (falso).

Considera el siguiente ejemplo:

=VLOOKUP("Banana", A1:C10, 2, FALSE)

En este ejemplo, Excel busca la palabra "Banana" en la primera columna del rango A1:C10 y devuelve el valor de la segunda columna de la fila encontrada. Si no se encuentra una coincidencia exacta para "Banana", Excel devuelve un valor de error.

Función HLOOKUP

La función HLOOKUP funciona de la misma manera que VLOOKUP, pero busca en una fila en lugar de en una columna, por lo que realiza una "búsqueda horizontal." Es especialmente útil para datos presentados horizontalmente.

La sintaxis de la función HLOOKUP es:

=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: El valor que deseas buscar.
• table_array: El rango de celdas que contiene los datos.
• row_index_num: El número de fila en el arreglo de tabla del que debe devolverse el valor.
• range_lookup: Un valor lógico que especifica si se debe buscar una coincidencia exacta (FALSO) o una coincidencia aproximada (VERDADERO).

Ejemplo:

=HLOOKUP(1020, A1:F2, 2, FALSE)

Este ejemplo buscará el valor 1020 en la primera fila del rango A1:F2 y devolverá el valor encontrado en la misma columna en la segunda fila.

Función de búsqueda

La función LOOKUP en Excel puede realizar búsquedas tanto horizontales como verticales, pero no se usa tan comúnmente debido a sus limitaciones en comparación con VLOOKUP y HLOOKUP. La función LOOKUP tiene dos formas de sintaxis: Vectores y Matrices.

Forma Vectorial:

=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• lookup_value: El valor que deseas combinar en el vector.
• lookup_vector: Un vector de búsqueda de una sola fila o columna.
• result_vector: Opcional. Un vector de resultado de una sola fila o columna del cual obtener el resultado.

Forma Matriz:

=LOOKUP(lookup_value, array)

• lookup_value: El valor que deseas encontrar en la tabla.
• Tabla: Un rango de valores compuesto de al menos dos columnas.

Ejemplo:

=LOOKUP("dog", A1:A3, B1:B3)

Este ejemplo encuentra la palabra "dog" en el rango A1:A3 y devuelve el valor de la celda correspondiente en B1:B3.

Comprender las funciones de referencia

Las funciones de referencia en Excel te ayudan a trabajar de manera efectiva con referencias de celdas y rangos. Estas funciones son especialmente útiles en hojas de cálculo complejas donde se referencia a múltiples fuentes de datos. Las funciones de referencia más importantes incluyen INDEX, MATCH, ADDRESS, INDIRECT, OFFSET, y más.

Función Index

La función INDEX devuelve el valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en un rango o matriz dado. La función se puede usar de varias maneras, particularmente combinada con la función MATCH para llevar a cabo búsquedas más complejas.

La sintaxis de la función INDEX es:

=INDEX(array, row_num, [column_num])

• array: Un rango o constante de matriz.
• row_num: El número de fila en la tabla del que se desea recuperar el valor.
• column_num: Opcional. El número de columna a devolver cuando la matriz tiene más de una columna.

Ejemplo:

=INDEX(A1:C3, 2, 3)

Este ejemplo devolverá los valores en la segunda fila y tercera columna del rango especificado A1:C3.

Función Match

La función MATCH busca un elemento especificado en un rango de celdas y luego devuelve la posición relativa de ese elemento dentro del rango. Se usa principalmente con INDEX para operaciones de búsqueda avanzadas.

La sintaxis de la función MATCH es:

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

• lookup_value: El valor que deseas buscar.
• lookup_array: El rango de celdas en el que buscar el valor de búsqueda.
• match_type: Opcional. El número -1, 0, o 1. Esto depende de cómo desees buscar.

• Si match_type es 1, MATCH encuentra el valor más grande que es menor o igual a lookup_value. Los datos deben estar en orden ascendente.
• Si match_type es 0, MATCH encuentra el primer valor exactamente igual a lookup_value. Los datos pueden estar en cualquier orden.
• Si match_type es -1, MATCH encuentra el valor más pequeño que es mayor o igual a lookup_value. Los datos deben estar en orden descendente.

Ejemplo:

=MATCH(39, A1:A5, 0)

Este ejemplo devolverá la posición del valor 39 dentro del rango A1:A5. Si 39 está ubicado en la tercera celda, la función devuelve el número 3.

Uso de INDEX y MATCH juntos

La combinación de las funciones INDEX y MATCH es una alternativa poderosa a VLOOKUP o HLOOKUP debido a su flexibilidad. A diferencia de VLOOKUP, que solo puede buscar en la columna más a la izquierda, INDEX y MATCH pueden buscar a través de cualquier columna o fila.

Ejemplo:

=INDEX(B1:B10, MATCH("Orange", A1:A10, 0))

En este ejemplo, Excel usa MATCH para buscar "orange" en el rango A1:A10, encuentra su posición, luego usa INDEX para devolver el valor correspondiente de B1:B10.

Función Address

La función ADDRESS devuelve una referencia como texto para un número de fila y columna especificado. Esto puede ser útil cuando necesitas una referencia en formato de cadena.

La sintaxis de la función ADDRESS es:

=ADDRESS(row_num, column_num, [abs_num], [a1], [sheet_text])

• row_num: El número de fila usado en la referencia de celda.
• column_num: El número de columna usado en la referencia de celda.
• abs_num: Opcional. Un número (1 a 4) que especifica el tipo de referencia.
• a1: Opcional. Valor lógico que especifica el estilo de referencia.
• sheet_text: Opcional. El nombre de la hoja de trabajo a usar.

Ejemplo:

=ADDRESS(2, 3)

Este ejemplo devolverá $C$2, que es una referencia absoluta a la celda ubicada en la segunda fila y tercera columna.

Funciones Indirectas

La función INDIRECT devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Esto puede ser especialmente útil al crear referencias de celda dinámicas en un libro de trabajo.

La sintaxis de la función INDIRECT es:

=INDIRECT(ref_text, [a1])

• ref_text: Una referencia a una celda que incluye referencia de estilo A1, referencia de estilo R1C1, un nombre definido como una referencia o una referencia a una celda como una cadena de texto.
• a1: Opcional. Un valor lógico que especifica qué tipo de referencia contiene el argumento de referencia de celda.

Ejemplo:

=INDIRECT("A" & 1)

Este ejemplo usa la función INDIRECT para devolver el valor ubicado en la celda A1.

Función Offset

La función OFFSET crea una referencia que se compensa por un número especificado de filas y columnas a partir de una celda o rango de celdas, basándose en un punto de partida.

La sintaxis de la función OFFSET es:

=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

• Reference: La referencia de la cual deseas basar el desplazamiento. Esto debe referirse a una celda o a un rango de celdas adyacentes.
• Lines: El número de filas hacia arriba o abajo que deseas hacer referencia a la celda superior izquierda.
• cols: El número de columnas hacia la izquierda o derecha que deseas que la celda superior izquierda de la referencia haga referencia.
• height: Opcional. La altura, en número de filas, que deseas que la referencia devuelta tenga.
• width: Opcional. El ancho, en número de columnas, que deseas que la referencia devuelta tenga.

Ejemplo:

=OFFSET(A1, 3, 2)

Este ejemplo devuelve la referencia de celda que se encuentra 3 filas abajo y 2 columnas a la derecha de la celda A1.

Conclusión

VLOOKUP, HLOOKUP, y otras funciones de búsqueda y referencia convierten a Excel 2016 en una herramienta increíblemente poderosa para el análisis y manipulación de datos. Al aprovechar el poder de estas funciones, puedes gestionar y referenciar datos de manera eficiente en una hoja o libro de trabajo, realizar búsquedas avanzadas de datos y automatizar cálculos complejos.

Dominar estas funciones requiere comprender su sintaxis, cómo interactúan y a qué escenarios se aplican. Practica usando estas funciones en diferentes combinaciones para obtener una visión de cómo trabajan juntas para crear hojas de cálculo potentes y dinámicas.

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