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如何在 Microsoft Access 中使用表单进行数据输入
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翻译更新 2 几周前
Microsoft Access 是来自 Microsoft 的一种数据库管理系统，它结合了关系型 Microsoft Jet 数据库引擎、图形用户界面和软件开发工具。它是一个强大的程序，可允许个人及中小型企业以专业和有序的方式捕获、管理和报告数据。
Microsoft Access 的强大功能之一是能够创建表单，表单用于输入、显示和编辑 Access 数据库中的数据。表单可以控制数据如何呈现给用户，并通过提供简单的屏幕表单供用户交互，使数据输入相对简单且无错误。在这篇详细解释中，我们将探讨如何有效地在 Microsoft Access 中使用表单进行数据输入。
在 Microsoft Access 中开始使用表单
在开始创建表单之前，了解数据的结构非常重要。您应该设置存储所有必要数据的表，并在需要时建立它们之间的关系。您可以将表单视为您的数据的一个窗口：它不是数据，而是访问和修改存储在表中的数据的工具。
要在 Microsoft Access 中创建表单，您可以使用“表单向导”，它会一步步引导您，也可以使用设计视图从头开始设计表单。让我们来看看这两种方法：
使用表单向导创建表单
- 打开您的数据库：首先，打开您要在其中创建表单的 Microsoft Access 数据库。
- 选择表单向导：在 Access 屏幕左侧的导航窗格中，找到您想用作表单数据源的表或查询。然后，转到功能区上的“创建”选项卡，单击“表单”组下的“表单向导”。
- 选择字段：表单向导将打开。您需要从“可用字段”列表中选择要在表单上显示的字段，并将它们移到“选择的字段”列表中。这些字段将在表单中可访问和可编辑。
- 选择表单布局：接下来，您将选择表单的布局。向导提供不同的布局选项，如纵向、表格、数据表和宽松布局。纵向通常适合于单记录视图，而表格式可能更适合于您需要显示多个记录的情况。
- 选择样式：布局之后，您将被要求为表单选择一种样式。选择一种与您的数据库设计相匹配且易于阅读的样式。
- 命名表单：最后，您需要为表单命名。这将是您在 Microsoft Access 应用程序中引用表单的方式。
- 完成并查看：单击“完成”以完成向导并查看新表单。如果您的表单视图成功加载，您可以立即开始输入数据。
表单向导对于初学者或任何想快速高效创建表单的人来说是一个非常有用的工具。但是，您可能希望通过添加新控件、调整布局或修改属性来进一步自定义表单。
从头开始设计表单
为了获得对表单外观和功能的更多控制，您可以使用设计视图手动设计表单。这种方法为您提供最大灵活性，并有机会创建具有各种控件（如按钮、组合框等）的高级表单。
- 创建新表单：单击功能区中的“创建”并从表单部分选择“表单设计”。这将在设计视图中打开一个空白表单。
- 设置记录源：在设计视图中，第一步是设置表单的记录源。转到属性表窗格（如果不可见，您可以按 F4）并将“记录源”属性设置为您要基于的表或查询。
- 向表单添加字段：使用功能区中的“添加现有字段”工具，将所需字段从字段列表拖到空白表单上。您可以自由排列它们。
- 自定义控件：使用“设计”选项卡中的各种控件，例如文本框、标签、按钮等。例如，您可以添加命令按钮以在记录之间导航或保存数据。
- 设置控件属性：单击您要自定义的控件，并使用属性表更改其属性，例如名称、格式和事件处理代码。例如，您可以更改标签控件以使其更具描述性。
- 设计视图工具：利用设计视图功能区中的工具对表单上的字段进行对齐、选择颜色、设置字段大小和其他设计功能。
- 启用导航和数据输入：您可以创建帮助用户在记录之间导航或执行某些操作的按钮，必要时使用命令按钮向导或通过使用宏或 VBA 进行手动编码。
- 测试您的表单：切换到表单视图并查看表单如何处理真实数据。这是您进行额外更改以确保一切按预期工作的地方。
改进您的数据输入表单
在设置基本表单后，考虑添加功能以改进用户交互和数据功能：
使用组合框创建列表
可以提供下拉列表以便于使用表单上的组合框选择项目。要添加组合框：
- 单击“设计”选项卡下“控件”中的“组合框”。
- 将其放置在您认为合适的表单上。
- 组合框向导将出现。按照其说明从其他表选择值或手动输入值。
- 通过属性表设置任何其他属性。
添加命令按钮
命令按钮可以自动化任务，例如保存记录、在记录之间移动、打开新表单，甚至打印报告。以下是添加一个的方法：
- 从“设计”选项卡控件组中选择“按钮”。
- 将其放置在表单上。
- 命令按钮向导将指导您完成按钮可能执行的各种操作。
整合数据验证
为了确保数据完整性，通常很有必要添加验证规则以防止用户输入错误数据。您可以：
- 在表级别设置验证规则和文本，以便它们出现在使用该表字段的任何表单上。
- 在属性表中编辑字段属性以包含验证。
使用宏自动化操作
在 Access 表单中，宏是用于自动化任务（例如打开其他表单、打印或添加记录）的操作：
- 在“设计”选项卡中，单击“宏”以创建一个新宏。
- 定义操作并说明它们应如何触发（例如，通过按钮单击）。
使用子表单进行组织
如果您的数据库中有相关数据，请考虑使用子表单。子表单非常适合在主表单中显示一对多关系的多个方面。这是设置它们的基本指南：
- 通过从设计选项卡中选择“子表单/子报表”将子表单放到主表单上。
- 通过属性表链接父字段和子字段。这确保您在主表单上浏览记录时子表单显示相关数据。
- 以与主表单相同的方式设计子表单，使用可用的控件并根据需要进行自定义。
故障排除常见问题
在 Microsoft Access 中使用表单时，您可能会遇到一些常见问题：
- 数据未显示：确保您的记录源设置正确，并验证表关系是否完好。
- 控件重叠：通过在设计视图中拖动和调整控件大小来调整布局。对齐工具在这里可能非常有用。
- 错误消息：检查属性表设置、验证规则以及任何基础查询是否生成错误。
使用 Access 表单的最终提示
- 定期保存您的工作以避免更改丢失。
- 在对表单进行重大更改之前，请制作数据库的备份副本。
- 用不同的数据输入场景彻底测试表单，以确保它们能够正确处理所有预期数据。
- 使用辅助功能帮助功能来获取有关您可能遇到的任何特定问题或您可能不熟悉的功能的指南。
- 考虑使用拆分表单，该表单同时提供表单视图和数据表视图，为用户提供更多与数据交互的方式。
在 Microsoft Access 中使用表单是一项随着实践而提高的技能。随着您在创建表单方面变得更加熟练，您会发现您的数据库变得更加用户友好和高效，使数据输入变得更加顺畅、更快且更准确。
这结束了我们对在 Microsoft Access 中使用表单进行数据输入的深入研究。通过使用这些分步方法并定期进行改进，您可以充分利用 Access 的潜力来有效满足您的数据库需求。
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