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Cómo utilizar las herramientas de auditoría de fórmulas de Excel
Editado 3 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 3 Hace unas semanas
Microsoft Excel es una herramienta poderosa para realizar cálculos con diversas funciones y fórmulas. Cuando se trabaja con hojas de cálculo complejas que contienen muchas fórmulas, puede ser un desafío asegurarse de que todo funcione correctamente. Aquí es donde las herramientas de auditoría de fórmulas de Excel son muy útiles. Estas herramientas te ayudan a entender, verificar y corregir las fórmulas en tu libro de trabajo. En esta guía, exploraremos cómo utilizar eficazmente las herramientas de auditoría de fórmulas en Excel para aumentar la robustez de tu hoja de trabajo.
Entendiendo la auditoría de fórmulas en Excel
La auditoría de fórmulas en Excel proporciona varias herramientas que te ayudan a trazar y depurar fórmulas. Este conjunto de herramientas es particularmente útil para verificar dependencias entre celdas y entender cómo fluye la información a través de tu hoja de trabajo.
Accediendo a la herramienta de auditoría de fórmulas
Para comenzar a utilizar las herramientas de auditoría de fórmulas de Excel, debes ir a la pestaña de Fórmulas en la cinta de opciones. El grupo de Auditoría de Fórmulas incluye varias herramientas, cada una de las cuales cumple un propósito único para rastrear y resolver problemas relacionados con las fórmulas.
1. Encontrar precedentes
La función Rastrear Precedentes te ayuda a ver qué celdas están afectando o contribuyendo al valor de la celda seleccionada. Esto es útil para entender qué datos se están utilizando en una fórmula.
Ejemplo: Supón que la celda A1 contiene la fórmula
=B1 + C1. Al seleccionar la celda A1 y utilizar Rastrear Precedentes, las flechas apuntarán a las celdas B1 y C1, mostrando que contribuyen al cálculo en la celda A1.2. Encontrar dependientes
Rastrear Dependientes se utiliza para identificar qué celdas están afectadas o dependen del valor de la celda seleccionada. Esto es útil para entender el impacto de los cambios en una celda específica.
Ejemplo: Si la fórmula
=B1 * D1 ubicada en la celda E1 se usa en la celda B1, al seleccionar B1 y utilizar Rastrear Dependientes se mostrará una flecha apuntando a E1.3. Mostrar fórmulas
Mostrar Fórmulas es una herramienta que te permite ver todas las fórmulas en tu hoja de cálculo a la vez. En lugar de mostrar los resultados de una fórmula, muestra la fórmula en sí, facilitando su auditoría y corrección.
Ejemplo: En una hoja, cada celda puede mostrar un valor calculado como 100, 200, etc., pero al hacer clic en Mostrar Fórmulas, verás las fórmulas integradas como
=A1+B1, =C1*D1, etc.4. Evaluar fórmula
Evaluar una Fórmula es una herramienta paso a paso que te permite descomponer y examinar cada parte de una fórmula para ver cómo Excel calcula el valor resultante. Es especialmente útil para fórmulas complejas.
Ejemplo: Para una fórmula como
=IF(SUM(A1:A3)>100, "Sí", "No"), Evaluar fórmula te ayudará a ver el cálculo de SUM(A1:A3) antes de decidir el resultado final.5. Verificación de errores
La herramienta Verificación de Errores te ayuda a identificar errores en las fórmulas de tu hoja de cálculo. Proporciona sugerencias para mejorar y ayuda a garantizar que tu libro de trabajo esté libre de errores.
Ejemplo: Si tu hoja tiene un error de división por cero, al usar Verificación de Errores se resaltará la celda errónea y se sugerirán posibles formas de solucionar el problema.
6. Ventana de inspección
La Ventana de Inspección es especialmente útil para hojas de cálculo grandes. Te permite monitorear celdas importantes y sus fórmulas sin tener que navegar a diferentes hojas o desplazarte por grandes conjuntos de datos.
Ejemplo: Añade celdas importantes, como el beneficio total u otras métricas clave, a la Ventana de Inspección para que puedas ver los cambios en tiempo real mientras trabajas en otras partes del libro de trabajo.
7. Referencia circular
Las referencias circulares ocurren cuando una fórmula hace referencia directa o indirectamente a su propia celda, lo que podría crear un bucle interminable. Excel resalta tales errores, permitiéndote abordarlos y corregirlos.
Ejemplo: Si la celda A1 contiene la fórmula
=A1 + 1, se resaltará como una referencia circular porque se refiere a sí misma.Guía paso a paso para usar la herramienta de auditoría de fórmulas
Habilitar la auditoría de fórmulas
- Abre Excel y ve a la hoja de cálculo que contiene las fórmulas.
- Haz clic en la pestaña de Fórmulas.
- Busca el grupo de Auditoría de Fórmulas que tiene las herramientas que necesitas.
Detectar relaciones entre celdas
Usa Rastrear Precedentes o Rastrear Dependientes para hacer visibles las dependencias:
- Selecciona la celda que deseas analizar.
- Haz clic en Rastrear Precedentes o Rastrear Dependientes según sea necesario.
- Sigue las flechas azules para ver las celdas vinculadas.
Mostrar y evaluar fórmulas
- Haz clic en Mostrar Fórmulas para ver todas las fórmulas a la vez.
- Usa Evaluar Fórmula para seguir un paso específico:
- Selecciona la celda que contiene la fórmula que deseas evaluar.
- Haz clic en Evaluar Fórmula y presiona Evaluar para iniciar el proceso.
- Sigue presionando Evaluar para ver cada parte de la fórmula.
Tratar con errores
- En el grupo de Auditoría de Fórmulas, haz clic en Verificación de Errores.
- Revisa los errores señalados por Excel.
- Sigue las sugerencias o corrige los errores manualmente.
Usar la ventana de inspección
- Selecciona las celdas que deseas monitorear.
- En la pestaña de Fórmulas, haz clic en Ventana de Inspección.
- En el cuadro de diálogo de la Ventana de Inspección, haz clic en Agregar Inspección.
- Confirma tu selección y haz clic en Agregar.
- Ahora puedes monitorear estas celdas incluso mientras trabajas en otras partes del libro de trabajo.
Detectar y resolver referencias circulares
- Excel te notificará en la parte inferior de la hoja si hay referencias circulares.
- Haz clic en el mensaje de error para obtener más información.
- Ajusta manualmente tus fórmulas para eliminar las dependencias cíclicas.
Conclusión
Las herramientas de auditoría de fórmulas de Excel son invaluables para gestionar hojas de cálculo complejas, permitiéndote asegurar que tus cálculos sean precisos y que tus datos estén correctamente vinculados. Al entender cómo usar estas herramientas de manera efectiva, puedes solucionar problemas y mejorar la integridad y el funcionamiento de tus libros de trabajo en Excel. El uso regular de estas herramientas aumentará tu eficiencia y confianza al trabajar con conjuntos de datos complejos.
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