Word 2021 में डिक्टेशन का उपयोग कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 में डिक्टेशन नामक एक शक्तिशाली सुविधा शामिल है। यह टूल आपके बोले गए शब्दों को टेक्स्ट में बदल सकता है, जिससे दस्तावेज़ निर्माण तेज़ और अधिक सुविधाजनक हो जाता है। चाहे आप एक पत्र लिख रहे हों, एक रिपोर्ट बना रहे हों, या नोट्स लिख रहे हों, डिक्टेशन का उपयोग करना सीखना आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकता है।

डिक्टेशन का परिचय

वर्ड में डिक्टेशन फीचर आवाज़ पहचानने वाली तकनीक का उपयोग करता है ताकि आपकी आवाज़ को समझा जा सके। यह सॉफ़्टवेयर को आपके द्वारा कही गई बातों को लिखित टेक्स्ट में बदलने की अनुमति देता है। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपको बहुत अधिक सामग्री बनानी होती है और आप टाइप करने के बजाय बोलना पसंद करते हैं। इसके अतिरिक्त, यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए भी फायदेमंद हो सकता है जिन्हें शारीरिक विकलांगताएं होती हैं जिनसे टाइप करना मुश्किल हो जाता है।

सिस्टम आवश्यकताएँ

Word 2021 में डिक्टेशन का उपयोग करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपका सिस्टम निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है:

• माइक्रोसॉफ्ट विंडोज 10 या बाद का संस्करण वाला कंप्यूटर।
• माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2021 या माइक्रोसॉफ्ट 365 सब्सक्रिप्शन के हिस्से के रूप में इंस्टॉल किया गया है।
• आपके कंप्यूटर से जुड़ा एक संगत माइक्रोफ़ोन (बिल्ट-इन या बाहरी)।
• चूंकि आवाज़ को क्लाउड में प्रोसेस किया जाता है, इसलिए एक सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन आवश्यक है।

एक बार जब ये आवश्यकताएँ पूरी हो जाती हैं, तो आप Word 2021 में डिक्टेशन का पता लगाने के लिए तैयार होते हैं।

डिक्टेशन सेट अप करें

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डिक्टेशन टूल सेट अप करने और इसका उपयोग शुरू करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें। वर्ड एप्लिकेशन को अपने कंप्यूटर पर स्टार्ट मेनू में वर्ड आइकन पर क्लिक करके या अपने इंस्टॉल किए गए प्रोग्रामों में से इसे ढूँढ़कर लॉन्च करें।
2. दस्तावेज़ बनाएँ या खोलें: आप मौजूदा दस्तावेज़ को खोल सकते हैं या एक नया प्रारंभ कर सकते हैं। डिक्टेशन टूल दोनों मामलों में काम करेगा।
3. होम टैब का चयन करें: ऊपर के मेनू रिबन पर, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप 'होम' टैब में हैं, जहाँ आपको सभी आवश्यक उपकरण मिलेंगे, जिसमें डिक्टेशन भी शामिल है।
4. डिक्टेट बटन ढूंढें: 'होम' टैब के टूलबार में दाईं ओर रखें, डिक्टेट बटन खोजें। यह आमतौर पर माइक्रोफोन आइकन के रूप में दिखाई देता है। डिक्टेशन फीचर को सक्रिय करने के लिए इस पर क्लिक करें।

जब आप पहली बार डिक्टेशन को सक्रिय करते हैं, तो आपसे आवश्यक अनुमतियाँ और सेटिंग्स सक्षम करने के लिए कहा जा सकता है। सुनिश्चित करें कि आप फीचर के इष्टतम प्रदर्शन के लिए सभी आवश्यक अनुमतियाँ प्रदान करते हैं।

डिक्टेशन फीचर का उपयोग करना

एक बार जब डिक्टेशन टूल सक्रिय हो जाए, तो आप बोलना शुरू करने के लिए तैयार हैं। डिक्टेशन अनुभव का अधिकतम लाभ उठाने के लिए यहां कुछ सुझाव और दिशानिर्देश दिए गए हैं:

1. स्पष्ट रूप से बोलें: स्पष्ट और विशिष्ट भाषा का प्रयोग करें। टूल मानक भाषाओं को समझता है, लेकिन आपके शब्दों को सही तरीके से लिखने के लिए स्पष्टता आवश्यक है।
2. गति: बोलते समय एक प्राकृतिक गति बनाए रखें। बहुत तेज़ी से बोलने से गलतफहमी हो सकती है, जबकि बहुत धीरे बोलने से संदर्भ खो सकता है।
3. विराम चिह्न कमांड: Word 2021 में डिक्टेशन कई मौखिक कमांड को पहचानता है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
   • अवधि: अवधि डालने के लिए 'अवधि' कहें।
   • अल्पविराम: अल्पविराम डालने के लिए 'अल्पविराम' कहें।
   • प्रश्नवाचक चिह्न: प्रश्नवाचक चिह्न डालने के लिए 'प्रश्नवाचक चिह्न' कहें।
   • विस्मयादिबोधक चिह्न: विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग करने के लिए 'विस्मयादिबोधक चिह्न' कहें।
   • नई पंक्ति: नई पंक्ति पर ले जाने के लिए "नई पंक्ति" कहें।
   • नया अनुच्छेद: नए अनुच्छेद को प्रारंभ करने के लिए "नया अनुच्छेद" कहें।
4. संपादन: जब आप डिक्टेशन समाप्त कर लें, तो टेक्स्ट की प्रूफरीडिंग करें। आवाज पहचान सॉफ्टवेयर हमेशा पूरी तरह से सटीक नहीं होता है और कुछ मैन्युअल समायोजन आवश्यक हो सकते हैं।

स्वरूपण के लिए वॉयस कमांड

वर्ड 2021 का डिक्टेशन फीचर आधारभूत स्वरूपण के लिए वॉयस कमांड का भी समर्थन करता है, जिससे आपको टेक्स्ट की उपस्थिति पर अधिक सहज नियंत्रण मिल जाता है। यहां कुछ सामान्य वॉयस कमांड दिए गए हैं:

• बोल्ड: टेक्स्ट को बोल्ड करने के लिए, चयनित टेक्स्ट के बाद "बोल्ड वह" कहें।
• इटैलिक: चयनित टेक्स्ट को इटैलिक करने के लिए "इटैलिक" कहें।
• अंडरलाइन: चयनित टेक्स्ट को अंडरलाइन करने के लिए "अंडरलाइन यह" कहें।
• हटाएं: उस शब्द या वाक्यांश को हटाने के लिए "हटाएं" कहें जिसे आप मिटाना चाहते हैं।
• चुनें: एक शब्द या वाक्यांश का चयन करने के लिए "चुनें" कहें इसके बाद शब्द या वाक्यांश का नाम बताएं।

वॉयस कमांड डिक्टेशन फीचर की उपयोगिता में सुधार करते हैं और कीबोर्ड हस्तक्षेप की आवश्यकता को कम करते हैं।

चुनौतियों को दूर करने के लिए सुझाव और सुझाव

हालांकि डिक्टेशन वर्ड 2021 में एक मजबूत फीचर है, उपयोगकर्ताओं को कभी-कभी चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है। इन समस्याओं से निपटने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:

• पर्यावरणीय शोर: सुनिश्चित करें कि वातावरण शांत है। पृष्ठभूमि शोर और प्रतिध्वनि डिक्टेशन की सटीकता में बाधा डाल सकते हैं।
• माइक्रोफोन की गुणवत्ता: बेहतर ध्वनि कैप्चर के लिए उच्च गुणवत्ता वाला माइक्रोफोन का उपयोग करें। माइक्रोफोन सेटिंग्स को सुनिश्चित करने के लिए समायोजित करें इष्टतम प्रदर्शन।
• उच्चारण: मानक भाषा उच्चारण के लिए डिक्टेशन अनुकूलित है। यदि आपके पास एक क्षेत्रीय लहजा है या कुछ विशेष बोलचाल के शब्दों का उपयोग करते हैं, तो गलतफहमियाँ कभी-कभी हो सकती हैं। ऐसे मामलों में, धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें।
• नेटवर्क कनेक्टिविटी: सुनिश्चित करें कि आपका इंटरनेट कनेक्शन स्थिर है; खराब कनेक्शन डिक्टेशन प्रक्रिया को बाधित कर सकता है।
• रियल-टाइम फीडबैक: जैसे ही आप बोलते हैं, वर्ड 2021 वास्तविक समय में टेक्स्ट को ट्रांसक्राइब करेगा। यह फीडबैक आपको डिक्टेशन सत्र के दौरान आवश्यक संशोधन करने की अनुमति देता है।

Word 2021 में डिक्टेशन के उपयोग के मामले

Word 2021 में डिक्टेशन फीचर बहुमुखी है और इसे विभिन्न संदर्भों और व्यवसायों में उपयोग किया जा सकता है:

• शिक्षा: छात्र और शिक्षक तेजी से निबंध, रिपोर्ट, या शैक्षिक नोट्स बना सकते हैं।
• व्यापार: पेशेवर तेजी से बैठक के नोट्स लिख सकते हैं, ईमेल ड्राफ्ट कर सकते हैं और व्यावसायिक दस्तावेज बना सकते हैं।
• रचनात्मक लेखन: लेखक मौखिक रूप से विचार उठा सकते हैं, जिससे उनकी विचारधारा को तेजी से प्रवाहित करने की अनुमति मिलती है।
• निजी उपयोग: व्यक्ति व्यक्तिगत जर्नलिंग या दैनिक कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए डिक्टेशन का उपयोग कर सकते हैं।

डिक्टेशन की क्षमता के कारण एक सहज और कुशल वर्कफ्लो की अनुमति मिलती है, जिससे उपयोगकर्ता सामग्री निर्माण पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं बजाय टाइप करने के।

निष्कर्ष

वर्ड 2021 में डिक्टेशन एक शक्तिशाली सुविधा है जो दस्तावेज़ों के निर्माण के तरीके को बदलते हुए सुविधा के साथ तकनीकी परिष्कार को जोड़ती है। वॉयस कमांड का लाभ उठाकर, उपयोगकर्ता टाइपिंग में खर्च किए गए समय को काफी हद तक कम कर सकते हैं और दस्तावेज़ निर्माण में उत्पादकता के एक नए स्तर को प्राप्त कर सकते हैं।

इस उपकरण की क्षमताओं और सीमाओं को समझना इसके उपयोग को अनुकूलित करने के लिए आवश्यक है। इसके सूक्ष्म पहलुओं को समझने और समय के साथ सटीकता बढ़ाने के लिए नियमित रूप से डिक्टेशन टूल का अभ्यास करने की सलाह दी जाती है।

आपकी दैनिक दिनचर्या में वॉयस डिक्टेशन को शामिल करना शुरुआत में कुछ समायोजन की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यह दक्षता में सुधार कर सकता है और उपयोगकर्ताओं के लिए नए अवसर खोल सकता है जो टाइपिंग को कम आनंददायक या कम सुलभ पाते हैं।

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