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如何在 Excel 2021 中使用数据验证
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翻译更新 1 一周前
数据验证简介
Excel 中的数据验证是一个强大的工具，可以帮助确保输入到您的工作表中的数据的准确性和质量。通过设置规则和限制，用户可以限制可以输入到单元格中的数据类型或范围。这样可以确保数据的一致性和正确性，这对于生成可靠的分析结果至关重要。本指南将指导您使用 Excel 2021 中的数据验证的步骤，包括设置文本、数字、日期和自定义验证，以及提供有意义的反馈消息以指导数据输入。
为什么使用数据验证？
数据验证确保只有正确类型的数据被输入，从而减少错误并维护数据的完整性。以下是使用数据验证的一些原因：
- 通过限制单元格输入来防止不正确的数据输入。
- 减少涉及数据的公式中的计算错误的风险。
- 简化用户的数据输入，使表格更加用户友好。
- 实施简化数据处理和分析的业务规则。
访问数据验证
要开始使用数据验证，请打开 Excel 2021 并按照以下步骤操作：
- 选择要应用验证的单元格。您还可以选择整列或整行。
- 转到顶部菜单并单击“数据”选项卡。
- 在“数据工具”组中，单击“数据验证”。将出现一个对话框，提供自定义设置的选项。
数据验证的类型
Excel 2021 允许您根据需要应用不同类型的数据验证。下面是主要类型：
1. 整数验证
此类型限制用户仅输入整数。您可以设置最小值和最大值以进一步细化范围。
示例：仅允许介于 1 到 10 之间的数字。
- 选择要应用验证的单元格。
- 打开数据验证对话框。
- 在“允许”下拉菜单中，选择“整数”。
- 设置“数据”并输入最小值和最大值（例如，介于 1 和 10 之间）。
- 单击确定。
2. 小数验证
此选项用于验证小数值。与整数一样，您可以为可接受的条目指定一个范围。
示例：允许介于 0.50 和 2.50 之间的小数值。
- 选择所需的单元格。
- 打开数据验证对话框。
- 从“允许”下拉菜单中选择“小数”。
- 使用“数据”下拉列表设置范围（例如，介于 0.50 和 2.50 之间）。
- 单击“确定”应用。
3. 列表验证
使用列表验证基于预定义列表限制条目。这对于项目如州名、职位名称或任何预定义的选项列表很有用。
示例：仅允许从部门列表中选择：HR、IT、销售。
- 单击用于验证的单元格。
- 打开数据验证对话框，并从“允许”下拉菜单中选择“列表”。
- 在“来源”框中输入以逗号分隔的列表项（例如，HR、IT、销售）或引用列出这些项目的单元格范围。
- 按确定。
4. 日期验证
将日期条目限制为特定范围或特定可接受日期列表。
示例：允许在 2021 年 1 月 1 日之后的日期。
- 选择适当的单元格。
- 访问数据验证设置，并从“允许”菜单中选择“日期”。
- 设置条件，如“大于”，并输入日期（例如，01/01/2021）。
- 通过单击“确定”完成。
5. 时间验证
类似于日期验证，这确保仅输入有效的时间。
示例：仅允许在 09:00 AM 和 05:00 PM 之间输入时间。
- 选择要验证的单元格范围。
- 打开数据验证对话框，从“允许”选项中选择“时间”。
- 指定时间范围（例如，介于 09:00 和 17:00 之间）。
- 单击确定。
6. 文本长度验证
对输入到单元格中的文本长度进行限制，适用于 ID 或许可号码等字段。
示例：将输入限制为仅限 6 个字符。
- 选择目标单元格并打开数据验证。
- 从“允许”菜单中选择“文本长度”。
- 定义条件（例如，“等于” 6）。
- 单击“确定”应用。
7. 自定义验证
对于更复杂的需求，使用带公式的自定义验证可以指定数据输入必须满足的条件。
示例：仅允许偶数。
- 选择要验证的单元格。
- 打开数据验证，从“允许”中选择“自定义”。
- 输入反映条件的公式，例如
=MOD(A1,2)=0（对于单元格 A1）。 - 单击“确定”完成。
数据指导的输入消息
Excel 允许您设置用户选择单元格时出现的消息。这对于提供输入说明或详细信息很有用。
- 在数据验证对话框中，切换到“输入消息”选项卡。
- 勾选“选择单元格时显示输入消息”。
- 可选：输入标题和详细输入消息。
- 单击“确定”保存。
错误警告消息
当输入的数据不符合验证标准时，会显示错误警报。设置不同的警报样式以指示严重性 - 停止、警告或信息。
- 打开数据验证对话框并切换到“错误警报”选项卡。
- 勾选“输入无效数据后显示错误警告”。
- 选择警告类型：阻止（防止访问）、警告（警告但允许访问）或信息（通知错误但不阻止访问）。
- 输入警报的标题和消息。
- 单击确定。
管理数据验证
有时，您可能需要更改或删除验证规则。按照以下步骤管理您的验证规则：
- 要查看或修改验证，请选择相关单元格并重新打开数据验证对话框。
- 进行必要的调整并单击“确定”以应用新规则。
- 要删除验证，请打开数据验证对话框并单击“全部清除”。
- 单击“确定”以确认删除验证规则。
使用数据验证时需要考虑的事项
- 数据验证可以大大提高数据的质量，但不会被追溯应用。请务必在数据输入开始之前应用验证规则。
- 在将数据复制粘贴到已验证的单元格时要小心，因为这可能会覆盖您现有的规则。Excel 不会在以这种方式绕过验证时通知。
- 如果使用相关下拉列表，请确保单元格引用和列表项准确链接以防止输入错误的数据。
- 设置复杂的验证规则后，请务必保存工作簿以避免数据丢失。
结论
Excel 2021 中的数据验证是保持数据集准确性和一致性的重要工具。从设置基本规则如数字范围到复杂的自定义公式，理解和使用数据验证加强了数据管理过程的基础。通过实施验证，您可以防止错误、指导用户，并确保您的数据始终可靠，用于各种商业和分析需求。
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