Как использовать проверку данных в Excel 2021

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelПроверка данныхКонтроль вводаЭлектронная таблицаWindowsMacПродуктивностьПрофессиональный

Введение в проверку данных

Проверка данных в Excel — это мощный инструмент, который помогает обеспечить точность и качество данных, введенных в вашу рабочую таблицу. Устанавливая правила и ограничения, пользователи могут ограничивать тип или диапазон данных, которые можно ввести в ячейку. Это обеспечивает согласованность и правильность данных, что необходимо для получения надежных аналитических результатов. Это руководство проведет вас через шаги по использованию проверки данных в Excel 2021, включая настройку проверки текста, чисел, даты и пользовательских данных, а также предоставление осмысленных сообщений, помогающих при вводе данных.

Зачем использовать проверку данных?

Проверка данных гарантирует, что вводится только правильный тип данных, тем самым уменьшая количество ошибок и поддерживая целостность данных. Вот несколько причин, по которым следует использовать проверку данных:

• Предотвращает ввод некорректных данных путем ограничения ввода в ячейку.
• Снижает риск ошибок вычислений в формулах, связанных с данными.
• Упрощает ввод данных для пользователей, делая Sheets более удобным для пользователя.
• Реализует бизнес-правила, которые упрощают обработку и анализ данных.

Доступ к проверке данных

Чтобы начать использовать проверку данных, откройте Excel 2021 и выполните следующие шаги:

1. Выберите ячейки, к которым необходимо применить проверку. Вы также можете выбрать весь столбец или строку.
2. Перейдите в верхнее меню и нажмите на вкладку "Данные".
3. В группе "Инструменты данных" нажмите "Проверка данных". Появится окно, предоставляющее параметры настройки ваших настроек.

Типы проверки данных

Excel 2021 позволяет применять различные типы проверки данных в зависимости от ваших потребностей. Ниже приведены основные типы:

1. Проверка целых чисел

Этот тип ограничивает пользователей вводом только целых чисел. Вы можете установить минимальные и максимальные значения для более точного определения диапазона.

Пример: Разрешить только числа от 1 до 10.

1. Выберите ячейки, к которым хотите применить проверку.
2. Откройте диалоговое окно проверки данных.
3. В раскрывающемся списке "Разрешить" выберите "Целое число".
4. Установите "Данные" и введите минимальное и максимальное значение (например, от 1 до 10).
5. Нажмите ОК.

2. Проверка десятичных чисел

Этот вариант предназначен для проверки десятичных значений. Как и целые числа, вы можете указать диапазон допустимых значений.

Пример: Разрешить десятичные значения от 0.50 до 2.50.

1. Выберите необходимые ячейки.
2. Откройте диалоговое окно проверки данных.
3. Выберите "Десятичное" из раскрывающегося списка "Разрешить".
4. Установите диапазон (например, от 0.50 до 2.50), используя раскрывающийся список "Данные".
5. Примените, нажав "ОК".

3. Проверка списка

Используйте проверку списка, чтобы ограничить ввод на основе заранее определенного списка. Это полезно для таких элементов, как названия штатов, должности или любой заранее определенный список вариантов.

Пример: Разрешить выбор только из списка отделов: HR, IT, Sales.

1. Щелкните на ячейках для проверки.
2. Откройте диалоговое окно проверки данных и выберите "Список" из раскрывающегося списка "Разрешить".
3. В поле "Источник" введите элементы списка через запятую (например, HR, IT, Sales) или укажите диапазон ячеек, где эти элементы указаны.
4. Нажмите ОК.

4. Проверка даты

Ограничьте ввод даты определенным диапазоном или списком допустимых дат.

Пример: Разрешить даты после 1 января 2021 года.

1. Выберите соответствующие ячейки.
2. Откройте настройки проверки данных и выберите “Дата” в меню “Разрешить”.
3. Установите критерии, такие как "больше чем", и введите дату (например, 01/01/2021).
4. Завершите, нажав “ОК.”

5. Проверка времени

Как и в случае с проверкой даты, это гарантирует, что вводятся только допустимые времена.

Пример: Разрешить ввод времени только между 09:00 и 17:00.

1. Выберите диапазон ячеек для проверки.
2. Откройте диалоговое окно проверки данных, выберите "Время" из параметров "Разрешить".
3. Укажите диапазон времени (например, между 09:00 и 17:00).
4. Нажмите ОК.

6. Проверка длины текста

Наложите ограничения на длину текста, вводимого в ячейки, что идеально подходит для таких полей, как идентификационные или номерные знаки.

Пример: Ограничьте ввод до 6 символов.

1. Выберите целевые ячейки и откройте проверку данных.
2. Выберите "Длина текста" из меню "Разрешить".
3. Определите условие (например, "равно" 6).
4. Примените, нажав “ОК”.

7. Пользовательская проверка

Для более сложных требований используйте пользовательскую проверку с формулами, чтобы указать условия, которые должны выполняться для ввода данных.

Пример: Разрешить только четные числа.

1. Выберите ячейки для проверки.
2. Откройте проверку данных, выберите "Пользовательская" из "Разрешить".
3. Введите формулу, отражающую ваше условие, например =MOD(A1,2)=0 (для ячейки A1).
4. Нажмите "ОК" для завершения.

Сообщение для руководства по вводу данных

Excel позволяет установить сообщение, которое появляется, когда пользователь выбирает ячейку. Это полезно для предоставления инструкций или деталей о вводе данных.

1. В окне проверки данных перейдите на вкладку "Сообщение для ввода".
2. Отметьте "Показывать сообщение для ввода при выборе ячейки".
3. Необязательно: введите заголовок и подробное сообщение для ввода.
4. Нажмите "ОК" для сохранения.

Сообщение об ошибке

Когда введенные данные не соответствуют критериям проверки, появляется предупреждение об ошибке. Установите разные стили предупреждения, чтобы указать на серьезность - Стоп, Предупреждение или Информация.

1. Откройте окно проверки данных и перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".
2. Отметьте "Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных".
3. Выберите тип предупреждения: Предотвратить (не позволяет), Предупреждение (предупреждает, но позволяет), или Информация (информирует об ошибке, но не препятствует).
4. Введите заголовок и сообщение для предупреждения.
5. Нажмите ОК.

Управление проверкой данных

Иногда может понадобиться изменить или удалить правила проверки. Выполните указанные ниже шаги, чтобы управлять своими правилами проверки:

1. Чтобы просмотреть или изменить проверку, выберите соответствующие ячейки и снова откройте диалоговое окно проверки данных.
2. Сделайте необходимые корректировки и нажмите "ОК", чтобы применить новые правила.
3. Чтобы удалить проверку, откройте диалоговое окно проверки данных и нажмите "Очистить все".
4. Нажмите "ОК", чтобы подтвердить удаление правил проверки.

Что учитывать при использовании проверки данных

• Проверка данных может значительно улучшить качество ваших данных, но она не применяется ретроактивно. Обязательно применяйте правила проверки до начала ввода данных.
• Будьте осторожны при копировании и вставке данных в проверенные ячейки, так как это может переписать существующие правила. Excel не уведомляет о том, что проверка обошлась таким образом.
• Если вы используете зависимые выпадающие списки, убедитесь, что ссылки на ячейки и элементы списка правильно связаны, чтобы предотвратить некорректный ввод данных.
• Будьте уверены, что сохраните свою книгу после настройки сложных правил проверки, чтобы избежать потери данных.

Заключение

Проверка данных в Excel 2021 является незаменимым инструментом, который помогает поддерживать точность и согласованность ваших наборов данных. От установки простых правил, таких как числовые диапазоны, до сложных пользовательских формул - понимание и использование проверки данных укрепляет основу вашего процесса управления данными. Внедряя проверку, вы можете предотвращать ошибки, направлять пользователей и обеспечивать надежность данных для всех видов бизнес- и аналитических потребностей.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление