Como usar a Validação de Dados no Excel 2021

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

Microsoft OfficeExcelValidação de DadosControle de EntradaPlanilhaJanelasMacProdutividadeProfissional

Introdução à validação de dados

A validação de dados no Excel é uma ferramenta poderosa que ajuda a garantir a precisão e qualidade dos dados inseridos na sua planilha. Ao estabelecer regras e restrições, os usuários podem limitar o tipo ou intervalo de dados que podem ser inseridos em uma célula. Isso garante a consistência e correção dos dados, o que é fundamental para gerar resultados analíticos confiáveis. Este guia o levará pelas etapas para usar a validação de dados no Excel 2021, incluindo a configuração de validação para texto, número, data e personalizada, bem como a criação de mensagens de feedback significativas para orientar a entrada de dados.

Por que usar a validação de dados?

A validação de dados garante que apenas o tipo correto de dados seja inserido, reduzindo assim erros e mantendo a integridade dos dados. Aqui estão algumas razões para usar a validação de dados:

• Impede a entrada incorreta de dados ao restringir a inserção na célula.
• Reduz o risco de erros de cálculo em fórmulas envolvendo dados.
• Simplifica a entrada de dados para os usuários, tornando as planilhas mais amigáveis.
• Implementa regras de negócios que agilizam o processamento e análise de dados.

Acesso à validação de dados

Para começar a usar a Validação de Dados, abra o Excel 2021 e siga estas etapas:

1. Selecione as células nas quais deseja aplicar a validação. Você também pode selecionar uma coluna ou linha inteira.
2. Vá ao menu superior e clique na guia “Dados”.
3. No grupo "Ferramentas de Dados", clique em "Validação de Dados". Uma caixa de diálogo aparecerá fornecendo opções para personalizar suas configurações.

Tipos de validação de dados

O Excel 2021 permite que você aplique diferentes tipos de validação de dados dependendo de suas necessidades. Abaixo estão os principais tipos:

1. Verificação de número inteiro

Este tipo limita os usuários a entrar apenas números inteiros. Você pode definir valores mínimos e máximos para refinar ainda mais o intervalo.

Exemplo: Permitir apenas números entre 1 e 10.

1. Selecione as células nas quais deseja aplicar a validação.
2. Abra a caixa de diálogo de Validação de Dados.
3. No menu suspenso "Permitir", selecione "Inteiro".
4. Defina "Dados" e insira um valor mínimo e máximo (por exemplo, entre 1 e 10).
5. Clique em OK.

2. Validação decimal

Esta opção é para validar valores decimais. Assim como os números inteiros, você pode especificar um intervalo para as entradas aceitáveis.

Exemplo: Permitir valores decimais entre 0,50 e 2,50.

1. Selecione as células desejadas.
2. Abra a caixa de diálogo de Validação de Dados.
3. Selecione "Decimal" no menu suspenso "Permitir".
4. Defina o intervalo (por exemplo, entre 0,50 e 2,50) usando o menu suspenso "Dados".
5. Aplique clicando em “OK”.

3. Verificação de lista

Use a validação de lista para restringir as entradas com base em uma lista predefinida. Isso é útil para itens como nomes de estados, cargos ou qualquer lista predefinida de opções.

Exemplo: Permitir seleção apenas de uma lista de departamentos: RH, TI, Vendas.

1. Clique nas células para verificação.
2. Abra a caixa de diálogo de Validação de Dados e selecione "Lista" no menu suspenso "Permitir".
3. Na caixa "Fonte", digite os itens da lista separados por vírgula (por exemplo, RH, TI, Vendas) ou referência ao intervalo de células onde esses itens estão listados.
4. Pressione OK.

4. Verificação de data

Restrinja as entradas de data a um intervalo específico ou a uma lista específica de datas aceitáveis.

Exemplo: Permitir datas após 1º de janeiro de 2021.

1. Selecione as células apropriadas.
2. Acesse as configurações de Validação de Dados e selecione “Data” no menu “Permitir”.
3. Defina critérios como "maior que" e insira a data (por exemplo, 01/01/2021).
4. Finalize clicando em “OK”.

5. Verificação de tempo

Semelhante à validação de data, isso garante que apenas entradas de tempo válidas sejam feitas.

Exemplo: Permitir entradas de tempo apenas entre 09:00 e 17:00.

1. Selecione o intervalo de células a verificar.
2. Abra a caixa de diálogo de Validação de Dados, selecione "Hora" nas opções "Permitir".
3. Especifique o intervalo de horas (por exemplo, entre 09:00 e 17:00).
4. Clique em OK.

6. Verificação do comprimento do texto

Imponha restrições ao comprimento do texto inserido nas células, ideal para campos como números de ID ou licença.

Exemplo: Limitar a entrada a apenas 6 caracteres.

1. Selecione as células alvo e abra a Validação de Dados.
2. Selecione "Comprimento do Texto" no menu "Permitir".
3. Defina a condição (por exemplo, "igual" a 6).
4. Aplique clicando em “OK”.

7. Validação personalizada

Para requisitos mais complexos, use a validação personalizada com fórmulas para especificar condições que devem ser atendidas para a entrada de dados.

Exemplo: Permitir apenas números pares.

1. Selecione as células a verificar.
2. Abra a Validação de Dados, selecione "Personalizado" em "Permitir".
3. Insira uma fórmula que reflita sua condição, como =MOD(A1,2)=0 (para a célula A1).
4. Clique em "OK" para terminar.

Mensagem de entrada para orientação de dados

O Excel permite que você defina uma mensagem que aparece quando o usuário seleciona uma célula. Isso é útil para fornecer instruções ou detalhes sobre a entrada de dados.

1. Na caixa de diálogo de Validação de Dados, mude para a guia "Mensagem de Entrada".
2. Marque "Mostrar mensagem de entrada quando a célula estiver selecionada".
3. Opcional: Insira um título e uma mensagem de entrada detalhada.
4. Clique em "OK" para salvar.

Mensagem de aviso de erro

Quando os dados inseridos não atendem aos critérios de validação, um alerta de erro aparece. Defina diferentes estilos de alerta para indicar a gravidade - Parar, Aviso ou Informação.

1. Abra a caixa de diálogo de Validação de Dados e mude para a guia "Alerta de Erro".
2. Marque "Mostrar alerta de erro após inserir dados inválidos".
3. Selecione o tipo de alerta: Impedir (impede acesso), Aviso (avisa, mas permite acesso) ou Informação (informa sobre o erro, mas não impede o acesso).
4. Insira o título e a mensagem para o alerta.
5. Clique em OK.

Gerenciando a validação de dados

Às vezes, pode ser necessário alterar ou excluir regras de validação. Siga estas etapas para gerenciar suas regras de validação:

1. Para revisar ou modificar a validação, selecione as células relevantes e reabra a caixa de diálogo de Validação de Dados.
2. Faça os ajustes necessários e clique em "OK" para aplicar as novas regras.
3. Para remover a validação, abra a caixa de diálogo de Validação de Dados e clique em "Limpar Tudo".
4. Clique em "OK" para confirmar a exclusão das regras de validação.

Coisas a considerar ao usar a validação de dados

• A validação de dados pode melhorar muito a qualidade dos seus dados, mas não é aplicada retroativamente. Certifique-se de aplicar as regras de validação antes de começar a inserção de dados.
• Tenha cuidado ao copiar e colar dados em células validadas porque isso pode substituir suas regras existentes. O Excel não notifica quando a validação é ignorada dessa forma.
• Se você usar listas suspensas dependentes, certifique-se de que as referências de célula e os itens da lista estejam corretamente vinculados para evitar a entrada incorreta de dados.
• Certifique-se de salvar a sua pasta de trabalho após configurar regras de validação complexas para evitar a perda de dados.

Conclusão

A validação de dados no Excel 2021 é uma ferramenta essencial que ajuda a manter a precisão e consistência de seus conjuntos de dados. Desde o estabelecimento de regras básicas, como intervalos numéricos, até fórmulas personalizadas complexas, compreender e usar a validação de dados fortalece a base do seu processo de gerenciamento de dados. Ao implementar a validação, você pode prevenir erros, orientar usuários e garantir que seus dados permaneçam confiáveis para todos os tipos de necessidades de negócios e análise.

  Compartilhe Este Artigo

Se você encontrar algo errado com o conteúdo do artigo, você pode solicitar uma atualização