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Excel 2021におけるデータ検証の使い方
編集済み 1 1週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
マイクロソフトオフィスエクセルデータ検証入力制御スプレッドシートウィンドウズマック生産性プロフェッショナル
翻訳が更新されました 1 1週間前
データ検証の紹介
Excelのデータ検証は、ワークシートに入力されるデータの正確性と品質を確保する強力なツールです。ルールと制約を設定することで、ユーザーはセルに入力できるデータの種類や範囲を制限できます。これにより、データの一貫性と正確性が保証され、信頼できる分析結果を得ることができます。このガイドでは、Excel 2021でのデータ検証の使用方法、テキスト、数値、日付、カスタム検証の設定、およびデータ入力をガイドする意味のあるフィードバックメッセージの提供について説明します。
なぜデータ検証を使用するのか？
データ検証は、正しいタイプのデータのみが入力されることを保証し、エラーの削減とデータの整合性の維持に役立ちます。データ検証を使用する理由は以下の通りです：
- セル入力を制限することにより、不正データの入力を防ぎます。
- データを含む数式の計算ミスのリスクを軽減します。
- データ入力をユーザーにとってより簡単にし、シートをよりユーザーフレンドリーにします。
- データ処理と分析を効率化するビジネスルールを実装します。
データ検証へのアクセス
データ検証を開始するには、Excel 2021を開いて次の手順に従ってください：
- 検証を適用したいセルを選択します。列や行全体を選択することもできます。
- 上部メニューの「データ」タブをクリックします。
- 「データツール」グループ内の「データ検証」をクリックします。ダイアログボックスが表示され、設定をカスタマイズするためのオプションが提供されます。
データ検証の種類
Excel 2021では、ニーズに応じてさまざまなタイプのデータ検証を適用できます。以下は主なタイプです：
1. 整数の検証
このタイプは、ユーザーが整数のみを入力するように制限します。最小値および最大値を設定して範囲をさらに細かく調整できます。
例: 1から10までの数字のみを許可する。
- 検証を適用したいセルを選択します。
- データ検証ダイアログボックスを開きます。
- 「許可」ドロップダウンメニューで「整数」を選択します。
- 「データ」を設定し、最小値および最大値を入力します（例: 1から10まで）。
- 「OK」をクリックします。
2. 小数の検証
このオプションは、小数値の検証に使用します。整数のように、許容される入力範囲を指定できます。
例: 0.50から2.50までの小数値を許可する。
- 検証を適用したいセルを選択します。
- データ検証ダイアログボックスを開きます。
- 「許可」ドロップダウンメニューから「小数」を選択します。
- 「データ」ドロップダウンを使用して範囲を設定します（例: 0.50から2.50まで）。
- 「OK」をクリックして適用します。
3. リストの検証
リスト検証を使用して、定義済みのリストに基づいて入力を制限します。これは、州名、職名、またはあらかじめ定義されたオプションのリストに便利です。
例: 部門のリストからのみ選択を許可する: HR、IT、営業。
- 検証するセルをクリックします。
- データ検証ダイアログを開き、「許可」ドロップダウンから「リスト」を選択します。
- 「ソース」ボックスに、カンマで区切ったリストの項目（例: HR, IT, 営業）を入力するか、これらの項目がリストされているセル範囲を参照します。
- 「OK」を押してください。
4. 日付の検証
特定の範囲内または受け入れ可能な日付リストに日付入力を制限します。
例: 2021年1月1日以降の日付を許可する。
- 適切なセルを選択します。
- データ検証設定にアクセスし、「許可」メニューから「日付」を選択します。
- 条件を設定（例:「より大きい」）し、日付を入力します（例: 01/01/2021）。
- 「OK」をクリックして完了します。
5. 時間の検証
日付検証と同様に、有効な時間入力のみが行われることを保証します。
例: 09:00から17:00の間のみ時間入力を許可する。
- 検証するセルの範囲を選択します。
- データ検証ダイアログを開き、「許可」オプションから「時間」を選択します。
- 時間範囲を指定します（例: 09:00から17:00の間）。
- 「OK」をクリックします。
6. 文字列の長さの検証
セルに入力される文字列の長さに制約を課します。IDやライセンス番号などのフィールドに最適です。
例: 6文字のみの入力を制限する。
- ターゲットセルを選択し、データ検証を開きます。
- 「許可」メニューから「文字列の長さ」を選択します。
- 条件を定義します（例: 「等しい」6）。
- 「OK」をクリックして適用します。
7. カスタム検証
より複雑な要件には、条件を指定するためのカスタム検証を使用して、データ入力で満たす必要のある条件を指定します。
例: 偶数のみを許可する。
- 検証するセルを選択します。
- データ検証を開き、「許可」から「カスタム」を選択します。
- 条件を反映する式を入力します、例:
=MOD(A1,2)=0（セルA1用）。 - 「OK」をクリックして終了します。
データガイダンスのための入力メッセージ
Excelでは、セルを選択した際に表示されるメッセージを設定できます。これは、データ入力に関する指示や詳細を提供するのに役立ちます。
- データ検証ダイアログボックス内の「入力メッセージ」タブに切り替えます。
- 「セルが選択されたときに入力メッセージを表示する」をチェックします。
- オプションで、タイトルと詳細な入力メッセージを入力します。
- 「OK」をクリックして保存します。
エラー警告メッセージ
入力されたデータが検証基準を満たしていない場合、エラーアラートが表示されます。停止、警告、情報の3つのスタイルでアラートの重大度を設定します。
- データ検証ダイアログボックスを開き、「エラーアラート」タブに切り替えます。
- 「不正データを入力した後にエラーメッセージを表示する」をチェックします。
- アラートの種類を選択します：防止（アクセスを防止）、警告（警告しつつアクセスを許可）、情報（エラーを知らせるがアクセスは防止しない）。
- アラートのタイトルとメッセージを入力します。
- 「OK」をクリックします。
データ検証の管理
時には、検証ルールを変更または削除する必要があります。検証ルールを管理する手順は次の通りです:
- 検証を確認または修正するには、関連するセルを選択し、データ検証ダイアログを再度開きます。
- 必要な調整を行い、「OK」をクリックして新しいルールを適用します。
- 検証を削除するには、データ検証ダイアログを開き、「すべてクリア」をクリックします。
- 検証ルールの削除を確認するには「OK」をクリックします。
データ検証を使用する際の考慮事項
- データ検証はデータの品質を大幅に向上させることができますが、遡及的には適用されません。データ入力を開始する前に検証ルールを適用することを忘れないでください。
- 検証済みセルにデータをコピーして貼り付ける際は注意が必要です。既存のルールを上書きする可能性があります。Excelはこの方法で検証がバイパスされた場合に通知しません。
- 依存ドロップダウンリストを使用する場合は、セル参照とリスト項目が正確にリンクされていることを確認して、誤ったデータ入力を防ぎます。
- 複雑な検証ルールを設定した後は、データ損失を避けるためにワークブックを保存することを忘れないでください。
結論
Excel 2021のデータ検証は、データセットの精度と一貫性を維持するための重要なツールです。数値範囲のような基本的なルール設定から複雑なカスタム式まで、データ検証を理解し活用することで、データ管理プロセスの基盤が強化されます。検証を実施することで、エラーを防止し、ユーザーを案内し、ビジネスおよび分析のあらゆるニーズにおいてデータが信頼できる状態を確保できます。
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