एक्सेल 2021 में डेटा वैलिडेशन का उपयोग कैसे करें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसएक्सेलडेटा सत्यापनइनपुट नियंत्रणस्प्रेडशीटविंडोमैकउत्पादकतापेशेवर

डेटा वैलिडेशन का परिचय

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपके वर्कशीट में डाले जाने वाले डेटा की सटीकता और गुणवत्ता सुनिश्चित करता है। नियम और प्रतिबंध सेट करके, उपयोगकर्ता उन डेटा के प्रकार या रेंज को सीमित कर सकते हैं जिन्हें किसी सेल में डाला जा सकता है। यह डेटा की संगति और सहीता सुनिश्चित करता है, जो विश्वसनीय विश्लेषणात्मक परिणाम उत्पन्न करने के लिए महत्वपूर्ण है। यह गाइड आपको एक्सेल 2021 में डेटा वैलिडेशन का उपयोग करने के चरणों के माध्यम से ले जाएगा, जिसमें टेक्स्ट, संख्या, तिथि, और कस्टम वैलिडेशन की सेटिंग करना शामिल है, साथ ही डेटा एंट्री का मार्गदर्शन करने के लिए अर्थपूर्ण फीडबैक संदेश प्रदान करना भी शामिल है।

डेटा वैलिडेशन का उपयोग क्यों करें?

डेटा वैलिडेशन सुनिश्चित करता है कि केवल सही प्रकार का डेटा डाला गया है, जिससे त्रुटियों में कमी आती है और डेटा की अखंडता बनी रहती है। डेटा वैलिडेशन का उपयोग करने के कुछ कारण यहां दिए गए हैं:

• सेल इनपुट को प्रतिबंधित करके गलत डेटा एंट्री को रोकता है।
• डेटा शामिल करने वाले सूत्रों में गणना त्रुटियों के जोखिम को कम करता है।
• उपयोगकर्ताओं के लिए डेटा एंट्री को सरल बनाता है, जिससे शीट्स अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल बन जाते हैं।
• व्यापारिक नियमों को लागू करता है जो डेटा प्रसंस्करण और विश्लेषण को सरल बनाते हैं।

डेटा वैलिडेशन प्राप्त करें

डेटा वैलिडेशन का उपयोग शुरू करने के लिए, एक्सेल 2021 खोलें और इन चरणों का अनुसरण करें:

1. उन कोशिकाओं का चयन करें जहां आप वैलिडेशन लागू करना चाहते हैं। आप संपूर्ण स्तंभ या पंक्ति भी चुन सकते हैं।
2. शीर्ष मेनू पर जाएं और "डेटा" टैब पर क्लिक करें।
3. "डेटा उपकरण" समूह में, "डेटा वैलिडेशन" पर क्लिक करें। एक संवाद बॉक्स प्रकट होगा जो आपकी सेटिंग्स को अनुकूलित करने के लिए विकल्प प्रदान करेगा।

डेटा वैलिडेशन के प्रकार

एक्सेल 2021 आपको अपनी आवश्यकताओं के अनुसार विभिन्न प्रकार के डेटा वैलिडेशन लागू करने की अनुमति देता है। नीचे मुख्य प्रकार दिए गए हैं:

1. पूर्ण संख्या सत्यापन

यह प्रकार उपयोगकर्ताओं को केवल पूर्ण संख्याएँ डालने तक सीमित करता है। आप सीमा को और परिष्कृत करने के लिए न्यूनतम और अधिकतम मान सेट कर सकते हैं।

उदाहरण: केवल 1 से 10 के बीच संख्याओं की अनुमति दें।

1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप वैलिडेशन पर लागू करना चाहते हैं।
2. डेटा वैलिडेशन संवाद बॉक्स खोलें।
3. "अनुमति दें" ड्रॉप-डाउन मेनू में, "पूर्णांक" चुनें।
4. "डेटा" सेट करें और न्यूनतम और अधिकतम मान दर्ज करें (उदाहरण के लिए, 1 और 10 के बीच)।
5. ओके पर क्लिक करें।

2. दशमलव सत्यापन

यह विकल्प दशमलव मानों को मान्य करने के लिए है। पूर्ण संख्याओं की तरह, आप स्वीकार्य एंट्री के लिए एक रेंज निर्दिष्ट कर सकते हैं।

उदाहरण: 0.50 और 2.50 के बीच दशमलव मानों की अनुमति दें।

1. वे कोशिकाएँ चुनें जो आप चाहते हैं।
2. डेटा वैलिडेशन संवाद खोलें।
3. "अनुमति दें" ड्रॉप-डाउन मेनू से "दशमलव" चुनें।
4. "डेटा" ड्रॉप-डाउन का उपयोग करके रेंज सेट करें (उदाहरण के लिए, 0.50 और 2.50 के बीच)।
5. “ओके” पर क्लिक करके लागू करें।

3. सूची सत्यापन

पूर्वनिर्धारित सूची के आधार पर एंट्री को प्रतिबंधित करने के लिए सूची सत्यापन का उपयोग करें। यह राज्य के नाम, नौकरी के शीर्षक, या किसी भी पूर्वनिर्धारित विकल्पों की सूची के लिए उपयोगी है।

उदाहरण: विभागों की सूची से केवल चयन की अनुमति दें: एचआर, आईटी, बिक्री।

1. सत्यापन के लिए कोशिकाएं क्लिक करें।
2. डेटा वैलिडेशन संवाद खोलें और "अनुमति दें" ड्रॉप-डाउन से "सूची" चुनें।
3. "स्त्रोत" बॉक्स में, अर्धविराम जमीन में सूची आइटम (उदाहरण के लिए, एचआर, आईटी, बिक्री) टाइप करें या उन कोशिकाओं की श्रेणी का संदर्भ दें जहां ये आइटम सूचीबद्ध हैं।
4. ओके दबाएं।

4. तिथि सत्यापन

तिथि एंट्री को किसी विशेष रेंज तक या स्वीकार्य तिथियों की विशिष्ट सूची तक सीमित करें।

उदाहरण: 1 जनवरी, 2021 के बाद की तिथियों की अनुमति दें।

1. उपयुक्त कोशिकाओं का चयन करें।
2. डेटा वैलिडेशन सेटिंग्स तक पहुंचें और “अनुमति दें” मेनू से “तिथि” चुनें।
3. मापदंड सेट करें जैसे "से अधिक" और तिथि दर्ज करें (उदाहरण के लिए, 01/01/2021)।
4. ओके क्लिक करके अंतिम रूप दें।

5. समय सत्यापन

तिथि के सत्यापन के समान, यह सुनिश्चित करता है कि केवल मान्य समय प्रविष्टियाँ की जाएँ।

उदाहरण: केवल 09:00 AM और 05:00 PM के बीच ही समय प्रविष्टियाँ की अनुमति दें।

1. सत्यापित करने के लिए कोशिकाओं की श्रेणी चुनें।
2. डेटा वैलिडेशन संवाद खोलें, "अनुमति दें" विकल्पों से "समय" चुनें।
3. समय सीमा निर्दिष्ट करें (उदाहरण के लिए, 09:00 और 17:00 के बीच)।
4. ओके पर क्लिक करें।

6. टेक्स्ट लंबाई का सत्यापन

कोशिकाओं में दर्ज टेक्स्ट की लंबाई पर प्रतिबंध लागू करें, आईडी या लाइसेंस संख्या जैसी फ़ील्ड के लिए आदर्श।

उदाहरण: इनपुट को केवल 6 अक्षरों तक सीमित करें।

1. लक्ष्य कोशिकाएँ चुनें और डेटा वैलिडेशन खोलें।
2. "अनुमति दें" मेनू से "टेक्स्ट लंबाई" चुनें।
3. मापदंड को परिभाषित करें (उदाहरण के लिए, "बराबर" 6)।
4. “ओके” पर क्लिक करके लागू करें।

7. कस्टम वैलिडेशन

जटिल आवश्यकताओं के लिए, डेटा प्रविष्टि के लिए शर्तों को निर्दिष्ट करने वाले सूत्रों के साथ कस्टम वैलिडेशन का उपयोग करें।

उदाहरण: केवल सम संख्याओं की अनुमति दें।

1. सत्यापित करने के लिए कोशिकाएं चुनें।
2. डेटा वैलिडेशन खोलें, "अनुमति दें" से "कस्टम" चुनें।
3. फॉर्मूला दर्ज करें जो आपकी स्थिति को दर्शाता है, जैसे =MOD(A1,2)=0 (सेल A1 के लिए)।
4. खत्म करने के लिए "ओके" क्लिक करें।

डेटा मार्गदर्शन के लिए इनपुट संदेश

एक्सेल आपको एक संदेश सेट करने की अनुमति देता है जो उपयोगकर्ता के सेल का चयन करने पर प्रकट होता है। यह डेटा प्रविष्टि के बारे में निर्देश या विवरण प्रदान करने के लिए उपयोगी है।

1. डेटा वैलिडेशन संवाद बॉक्स में, "इनपुट संदेश" टैब पर स्विच करें।
2. "सेल चयनित होने पर इनपुट संदेश दिखाएं" चेक करें।
3. वैकल्पिक: एक शीर्षक और विस्तृत इनपुट संदेश दर्ज करें।
4. "ओके" क्लिक करके सुरक्षित करें।

त्रुटि चेतावनी संदेश

जब डाला गया डेटा वैलिडेशन मापदंड को नहीं मानता, तो एक त्रुटि अलर्ट प्रकट होता है। गंभीरता को इंगित करने के लिए अलग-अलग अलर्ट शैलियाँ सेट करें - रोकें, चेतावनी, या जानकारी।

1. डेटा वैलिडेशन संवाद बॉक्स खोलें और "त्रुटि चेतावनी" टैब पर स्विच करें।
2. "अवैध डेटा दर्ज करने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं" चेक करें।
3. अलर्ट के प्रकार का चयन करें: रोकें (प्रवेश को रोकता है), चेतावनी (चेतावनी देता, परंतु प्रवेश की अनुमति देता), या जानकारी (त्रुटि के बारे में सूचित करता, परंतु प्रवेश को नहीं रोकता)।
4. अलर्ट के लिए शीर्षक और संदेश दर्ज करें।
5. ओके क्लिक करें।

डेटा वैलिडेशन का प्रबंधन

कभी-कभी, आपको वैलिडेशन नियम बदलने या हटाने की आवश्यकता हो सकती है। अपने वैलिडेशन नियमों को प्रबंधित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. वैलिडेशन की समीक्षा या परिवर्तन करने के लिए, प्रासंगिक कोशिकाएँ चुनें और डेटा वैलिडेशन संवाद को पुनः खोलें।
2. आवश्यक समायोजन करें और नए नियमों को लागू करने के लिए "ओके" क्लिक करें।
3. वैलिडेशन हटाने के लिए, डेटा वैलिडेशन संवाद खोलें और "सभी साफ करें" क्लिक करें।
4. वैलिडेशन नियमों के हटाने की पुष्टि करने के लिए "ओके" क्लिक करें।

डेटा वैलिडेशन का उपयोग करते समय विचार करने योग्य बातें

• डेटा वैलिडेशन आपके डेटा की गुणवत्ता में काफी सुधार कर सकता है, परंतु यह प्रतिरोधी रूप से लागू नहीं किया जाता। डेटा एंट्री शुरू होने से पहले वैलिडेशन नियम लागू करना सुनिश्चित करें।
• जांचित कोशिकाओं में डेटा की प्रतिलिपि और चिपकाने समय सावधान रहें क्योंकि यह आपके मौजूदा नियमों को ओवरराइड कर सकता है। जब इस तरह से वैलिडेशन बाईपास किया जाता है, तो एक्सेल नोटिफाई नहीं करता।
• यदि आप डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि सेल संदर्भ और सूची आइटम सही रूप से जुड़े हैं ताकि गलत डेटा प्रविष्टि को रोक सकें।
• जटिल वैलिडेशन नियम सेट करने के बाद अपनी वर्कबुक सहेजने में सुनिश्चित करें ताकि डेटा नुकसान न हो।

निष्कर्ष

एक्सेल 2021 में डेटा वैलिडेशन आपके डेटा सेट्स की सटीकता और संगति बनाए रखने के लिए एक आवश्यक उपकरण है। संख्यात्मक सीमा जैसी मूलभूत नियमों को सेट करने से लेकर जटिल कस्टम सूत्रों तक, डेटा वैलिडेशन का समझना और उपयोग करना आपके डेटा प्रबंधन प्रक्रिया की नींव को मजबूत करता है। वैलिडेशन लागू करके, आप त्रुटियों को रोक सकते हैं, उपयोगकर्ताओं का मार्गदर्शन कर सकते हैं, और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका डेटा सभी प्रकार की व्यावसायिक और विश्लेषणात्मक आवश्यकताओं के लिए विश्वसनीय बना रहे।

  इस लेख को साझा करें

यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं अपडेट का अनुरोध करें