Cómo usar la validación de datos en Excel 2021

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Introducción a la validación de datos

La validación de datos en Excel es una herramienta poderosa que ayuda a garantizar la precisión y calidad de los datos ingresados en su hoja de cálculo. Al establecer reglas y restricciones, los usuarios pueden limitar el tipo o rango de datos que se pueden ingresar en una celda. Esto asegura la consistencia y corrección de los datos, lo cual es crítico para generar resultados analíticos confiables. Esta guía le llevará a través de los pasos para utilizar la validación de datos en Excel 2021, incluyendo la configuración de validación de texto, números, fechas y personalizados, así como brindar mensajes de retroalimentación significativos para guiar la entrada de datos.

¿Por qué usar la validación de datos?

La validación de datos asegura que solo se ingrese el tipo correcto de datos, reduciendo así errores y manteniendo la integridad de los datos. Aquí hay algunas razones para usar la validación de datos:

• Previene la entrada incorrecta de datos al restringir el ingreso en las celdas.
• Reduce el riesgo de errores de cálculo en fórmulas que involucran datos.
• Simplifica la entrada de datos para los usuarios, haciendo que las hojas sean más fáciles de usar.
• Implementa reglas de negocio que agilizan el procesamiento y análisis de datos.

Acceso a la validación de datos

Para comenzar a usar la validación de datos, abra Excel 2021 y siga estos pasos:

1. Seleccione las celdas en las que desea aplicar la validación. También puede seleccionar una columna o fila completa.
2. Vaya al menú superior y haga clic en la pestaña “Datos”.
3. En el grupo "Herramientas de datos", haga clic en "Validación de datos". Aparecerá un cuadro de diálogo que brinda opciones para personalizar sus configuraciones.

Tipos de validación de datos

Excel 2021 le permite aplicar diferentes tipos de validación de datos según sus necesidades. A continuación se presentan los tipos principales:

1. Verificación de números enteros

Este tipo limita a los usuarios a ingresar solo números enteros. Puede establecer valores mínimos y máximos para refinar aún más el rango.

Ejemplo: Permitir solo números entre 1 y 10.

1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar la validación.
2. Abra el cuadro de diálogo de Validación de Datos.
3. En el menú desplegable "Permitir", seleccione "Entero".
4. Establezca "Datos" e ingrese un valor mínimo y máximo (por ejemplo, entre 1 y 10).
5. Haga clic en Aceptar.

2. Validación de decimales

Esta opción es para validar valores decimales. Al igual que con los números enteros, puede especificar un rango para las entradas aceptables.

Ejemplo: Permitir valores decimales entre 0.50 y 2.50.

1. Seleccione las celdas que desea.
2. Abra el cuadro de diálogo de Validación de Datos.
3. Seleccione "Decimal" del menú desplegable "Permitir".
4. Establezca el rango (por ejemplo, entre 0.50 y 2.50) usando el menú desplegable "Datos".
5. Aplique haciendo clic en “Aceptar”.

3. Verificación de lista

Utilice la validación de lista para restringir las entradas basadas en una lista predefinida. Esto es útil para elementos como nombres de estados, títulos de trabajo o cualquier lista predefinida de opciones.

Ejemplo: Permitir selección solo de una lista de departamentos: RRHH, IT, Ventas.

1. Haga clic en las celdas para verificación.
2. Abra el cuadro de diálogo de Validación de Datos y seleccione "Lista" del menú desplegable "Permitir".
3. En el cuadro "Origen", escriba los elementos de lista separados por comas (por ejemplo, RRHH, IT, Ventas) o haga referencia al rango de celdas donde se enumeran estos elementos.
4. Presione Aceptar.

4. Verificación de fecha

Restrinja las entradas de fecha a un rango particular o a una lista específica de fechas aceptables.

Ejemplo: Permitir fechas posteriores al 1 de enero de 2021.

1. Seleccione las celdas apropiadas.
2. Acceda a la configuración de Validación de Datos y seleccione “Fecha” del menú “Permitir”.
3. Establezca criterios como "mayor que" e ingrese la fecha (por ejemplo, 01/01/2021).
4. Finalice haciendo clic en “Aceptar”.

5. Verificación de tiempo

Similar a la validación de fechas, esto asegura que solo se realicen entradas de tiempo válidas.

Ejemplo: Permitir entradas de tiempo solo entre las 09:00 AM y las 05:00 PM.

1. Seleccione el rango de celdas a verificar.
2. Abra el cuadro de diálogo de Validación de Datos, seleccione "Hora" de las opciones "Permitir".
3. Especifique el rango de tiempo (por ejemplo, entre 09:00 y 17:00).
4. Haga clic en Aceptar.

6. Verificación de longitud de texto

Imponga restricciones sobre la longitud del texto ingresado en las celdas, ideal para campos como números de identificación o licencias.

Ejemplo: Limitar la entrada a solo 6 caracteres.

1. Seleccione las celdas objetivo y abra Validación de Datos.
2. Seleccione "Longitud de texto" del menú "Permitir".
3. Defina la condición (por ejemplo, "igual" a 6).
4. Aplique haciendo clic en “Aceptar”.

7. Validación personalizada

Para requisitos más complejos, use la validación personalizada con fórmulas para especificar condiciones que deben cumplirse para el ingreso de datos.

Ejemplo: Permitir solo números pares.

1. Seleccione las celdas para verificar.
2. Abra Validación de Datos, seleccione "Personalizado" de "Permitir".
3. Ingrese una fórmula que refleje su condición, como =MOD(A1,2)=0 (para la celda A1).
4. Haga clic en "Aceptar" para finalizar.

Mensaje de entrada para la guía de datos

Excel le permite configurar un mensaje que aparece cuando el usuario selecciona una celda. Esto es útil para brindar instrucciones o detalles sobre la entrada de datos.

1. En el cuadro de diálogo de Validación de Datos, cambie a la pestaña "Mensaje de entrada".
2. Marque "Mostrar mensaje de entrada cuando la celda esté seleccionada".
3. Opcional: Ingrese un título y mensaje detallado de entrada.
4. Haga clic en "Aceptar" para guardar.

Mensaje de advertencia de error

Cuando los datos ingresados no cumplen con los criterios de validación, aparece una alerta de error. Configure diferentes estilos de alerta para indicar la gravedad: Detener, Advertencia o Información.

1. Abra el cuadro de diálogo de Validación de Datos y cambie a la pestaña "Alerta de error".
2. Marque "Mostrar advertencia de error después de ingresar datos no válidos".
3. Seleccione el tipo de alerta: Detener (previene el acceso), Advertencia (advierte pero permite el acceso) o Información (informa sobre el error pero no impide el acceso).
4. Ingrese el título y mensaje para la alerta.
5. Haga clic en Aceptar.

Gestión de la validación de datos

A veces, puede necesitar cambiar o eliminar reglas de validación. Siga estos pasos para gestionar sus reglas de validación:

1. Para revisar o modificar la validación, seleccione las celdas relevantes y vuelva a abrir el cuadro de diálogo de Validación de Datos.
2. Realice los ajustes necesarios y haga clic en "Aceptar" para aplicar las nuevas reglas.
3. Para eliminar la validación, abra el cuadro de diálogo de Validación de Datos y haga clic en "Borrar todo".
4. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación de las reglas de validación.

Cosas a considerar al usar la validación de datos

• La validación de datos puede mejorar en gran medida la calidad de sus datos, pero no se aplica de forma retroactiva. Asegúrese de aplicar las reglas de validación antes de comenzar la entrada de datos.
• Tenga cuidado al copiar y pegar datos en celdas validadas, ya que puede anular sus reglas existentes. Excel no notifica cuando se omite la validación de esta manera.
• Si utiliza listas desplegables dependientes, asegúrese de que las referencias de celdas y los elementos de lista estén vinculados con precisión para evitar la entrada incorrecta de datos.
• Asegúrese de guardar su libro de trabajo después de configurar reglas de validación complejas para evitar la pérdida de datos.

Conclusión

La validación de datos en Excel 2021 es una herramienta esencial que ayuda a mantener la precisión y consistencia de sus conjuntos de datos. Desde establecer reglas básicas como rangos numéricos hasta fórmulas personalizadas complejas, entender y usar la validación de datos fortalece la base de su proceso de gestión de datos. Al implementar la validación, puede prevenir errores, guiar a los usuarios y asegurar que sus datos permanezcan confiables para todo tipo de necesidades comerciales y analíticas.

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