Como usar formatação condicional no Excel

Editado 4 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Excel é uma ferramenta poderosa de planilha que permite organizar, formatar e calcular dados com fórmulas. Um dos recursos que tornam o Excel particularmente útil para visualização e análise de dados é a formatação condicional. Esse recurso permite que você formate automaticamente células com base no conteúdo das células ou nos resultados de uma fórmula. Ao destacar partes dos seus dados, você pode fazer comparações, identificar tendências de dados e encontrar rapidamente outliers ou informações importantes. Este guia explicará como você pode usar a formatação condicional no Excel para facilitar suas tarefas de gestão de dados.

Entendendo a formatação condicional

A formatação condicional no Excel é um recurso que permite aplicar uma formatação específica a células que atendem a determinados critérios. É um tipo de formatação dinâmica que atualiza automaticamente quando seus dados mudam. Esta ferramenta ajuda você a visualizar dados em um formato mais atraente e fácil de entender. Com a formatação condicional, você pode formatar células com base no seu valor, bem como nos valores de outras células.

Como acessar a formatação condicional

Para acessar a formatação condicional, siga estes passos:

1. Abra o seu documento do Excel.
2. Selecione o intervalo de células ao qual deseja aplicar a formatação condicional.
3. Vá para a guia “Início” na faixa de opções.
4. Encontre o botão “Formatação Condicional” no grupo “Estilos”.
5. Clique no botão para visualizar o menu suspenso.

Tipos de regras de formatação condicional

O Excel oferece vários tipos de regras de formatação condicional que você pode aplicar:

• Regras de destaque de células: Este tipo permite destacar células que contêm determinados dados, como texto específico, números maiores que um determinado valor, datas, etc.
• Regra de Melhor/Pior: Esta regra permite enfatizar células com os maiores ou menores valores em um intervalo.
• Barras de dados: Estas são barras visuais que ajudam a comparar facilmente dados em uma categoria com base no comprimento da barra.
• Escala de cores: Esta opção aplica um gradiente de duas ou três cores para indicar onde o valor de uma célula se encontra dentro de um intervalo.
• Conjunto de ícones: Este conjunto aplica ícones aos dados para representar níveis de preço de acordo com critérios específicos.

Criar uma nova regra de formatação condicional

Para criar uma nova regra de formatação condicional:

1. Selecione as células que deseja formatar.
2. Na guia Início, clique em Formatação Condicional.
3. Selecione “Nova regra…”.
4. A caixa de diálogo “Nova Regra de Formatação” aparecerá.
5. Escolha um tipo de regra, como Regras de valor da célula, Fórmula ou outros critérios específicos.
6. Defina os parâmetros e formate conforme desejado.
7. Clique em “OK” para aplicar a regra.

Exemplo de destaque de células por valores: maior que

Suponha que você tenha uma lista de valores de vendas e queira destacar quaisquer valores que estejam acima de um limite específico. Você pode usar a formatação condicional para fazer isso:

1. Selecione o intervalo de células que contém os dados de vendas.
2. Vá para a guia “Início” e clique em “Formatação Condicional”.
3. Selecione “Regras de Destaque de Células” e depois “Maior Que…”.
4. Insira o número limite, por exemplo, “1000”.
5. Selecione um estilo de formatação, como cor de preenchimento vermelho claro com texto vermelho escuro.
6. Clique em “OK” para aplicar a formatação.

Isso revelará os números de vendas acima de 1000 na categoria selecionada.

Exemplo de uso de barras de dados

As barras de dados são úteis para comparar quantidades. Aqui está como você pode aplicá-las:

1. Selecione o intervalo de dados que lhe interessa.
2. Na guia “Início”, clique em “Formatação Condicional”.
3. Selecione “Barras de Dados” no menu suspenso.
4. Escolha um estilo em “Preenchimento em Gradiente” ou “Preenchimento Sólido”.

O comprimento das barras corresponderá aos valores nas células, proporcionando uma comparação visual rápida.

Usando fórmulas personalizadas na formatação condicional

Além das regras predefinidas, você pode usar sua fórmula personalizada para criar regras de formatação condicional. Isso é útil para critérios mais complexos. Veja como fazer isso:

1. Selecione as células nas quais deseja aplicar a formatação.
2. Abrir “Formatação Condicional” na guia “Início”.
3. Selecione “Nova Regra”.
4. Selecione “Usar uma fórmula para determinar quais células formatar”.
5. Insira sua fórmula personalizada. Por exemplo, para destacar células contendo o texto "Aprovado", você poderia usar uma fórmula assim: =ISNUMBER(SEARCH("Aprovado", A1)), assumindo que você esteja começando na célula A1.
6. Selecione o formato desejado e clique em “OK”.

As células que atenderem à condição especificada pela sua fórmula serão formatadas de acordo com suas configurações.

Editar ou excluir regras de formatação condicional

Às vezes, pode ser necessário editar ou excluir uma regra de formatação condicional. Veja como você pode fazer isso:

Para editar uma regra:

1. Vá para a guia “Início” e clique em “Formatação Condicional”.
2. Selecione “Gerenciar Regras…”
3. Na caixa de diálogo “Gerenciador de Regras de Formatação Condicional”, selecione a regra que deseja editar.
4. Clique em “Editar Regra…” e faça as alterações necessárias.
5. Clique em OK para salvar suas alterações.

Para excluir uma regra:

1. Vá para a guia “Início” e clique em “Formatação Condicional”.
2. Selecione “Gerenciar Regras…”
3. Encontre e selecione a regra que deseja excluir.
4. Clique no botão “Excluir Regra”.
5. Clique em “OK” para confirmar e fechar a caixa de diálogo.

Opções avançadas e dicas

Embora tenhamos coberto o essencial, também existem opções avançadas adicionais e dicas para usar a formatação condicional de forma eficaz:

• Parar se verdadeiro: Você pode definir uma condição para impedir que outras regras sejam aplicadas. Esta opção é encontrada na caixa de diálogo “Gerenciar Regras”.
• Priorizar regras: Se as células atenderem a vários critérios, elas podem estar sujeitas a várias regras de formatação. Você pode reordenar essas regras na caixa de diálogo Gerenciar Regras para priorizar qual formatação tem prioridade.
• Usar com Tabelas Dinâmicas: Você pode aplicar formatação condicional às Tabelas Dinâmicas da mesma forma que faz com intervalos de dados regulares.
• Usar o intervalo “Aplica-se a”: Na caixa de diálogo “Gerenciar Regras”, você pode ajustar o intervalo de células a que uma regra se aplica alterando o intervalo “Aplica-se a”, o que permite expandir ou reduzir o intervalo.

Conclusão

A formatação condicional é uma ferramenta altamente eficaz no Excel para tornar seus dados mais compreensíveis e visualmente atraentes. Definindo regras e utilizando as várias opções fornecidas pelo Excel, você pode destacar padrões e tendências de dados importantes, tornando a análise de dados mais intuitiva. Com este guia, você tem um entendimento completo de como aplicar, editar e personalizar regras de formatação condicional para atender às suas necessidades específicas. Seja usando tipos de regras simples, como a regra de Destaque de Células ou fórmulas mais avançadas, a formatação condicional é um recurso que aumenta sua produtividade e eficiência no manuseio de planilhas.

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