Mac के लिए Excel में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे करें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Excel एक शक्तिशाली उपकरण है जिसे कई लोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए उपयोग करते हैं, जैसे कि घर का बजट प्रबंधन करना या काम पर जटिल डेटा सेट का विश्लेषण करना। Excel की सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक है कंडीशनल फॉर्मेटिंग। यह उपयोगकर्ताओं को उनकी कोशिकाओं में मौजूद मूल्यों के आधार पर स्वचालित रूप से फॉर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देती है, जो महत्वपूर्ण जानकारी, प्रवृत्तियों, या पैटर्न को तुरंत उजागर करने में मदद कर सकती है।

इस व्यापक गाइड में, हम मैक के लिए Excel में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे करें, इसके विभिन्न पहलुओं और उपलब्ध विकल्पों का पता लगाएंगे, जिसमें उदाहरण और चरण-दर-चरण निर्देश शामिल होंगे ताकि प्रक्रिया सहज और सरल हो सके।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ शुरुआत करना

कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक ऐसी विशेषता है जो आपके स्प्रेडशीट को किसी विशेष मानदंड या नियम के आधार पर फॉर्मेट बदलने में मदद करती है। मैक के लिए Excel में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ शुरुआत करने के लिए, उन कोशिकाओं का चयन करना शामिल है जिन पर आप नियम लागू करना चाहते हैं, फॉर्मेट चुनना और नियम या शर्त परिभाषित करना।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग तक पहुंचना

मैक के लिए Excel में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. अपनी Excel वर्कबुक खोलें और वर्कशीट का चयन करें जहाँ आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं।
2. उन कोशिकाओं या श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप फॉर्मेट करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप पूरी शीट भी चुन सकते हैं।
3. शीर्ष मेनू से "फॉर्मेट" पर जाएं, और फिर "कंडीशनल फॉर्मेटिंग..." को ड्रॉपडाउन मेनू से चुनें।

बुनियादी कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम बनाना

एक बार जब आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्पों तक पहुंच जाते हैं, तो आप अपना पहला नियम बना सकते हैं। यहाँ बताया गया है कैसे:

1. "कंडीशनल फॉर्मेटिंग..." को चुनने के बाद, एक नया संवाद बॉक्स खुलेगा। यह बॉक्स आपको अपने नियमों को सेट करने की अनुमति देता है।
2. "नया नियम" पर क्लिक करें ताकि एक नई शर्त बनाई जा सके।
3. आपको कई विकल्प दिखाई देंगे, जैसे:
   • "सेल मान है": यह आपको वास्तविक मूल्यों के आधार पर कोशिकाओं को फॉर्मेट करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप उन कोशिकाओं को फॉर्मेट कर सकते हैं जो को मूल्य से अधिक, समान या कम हैं।
   • "सूत्र है": यह विकल्प आपको एक कस्टम सूत्र लिखने की अनुमति देता है, और फॉर्मेटिंग इस सूत्र के परिणाम के आधार पर लागू होगी।
4. "सेल मान है" विकल्प का चयन करें। यहाँ, आप एक शर्त निर्दिष्ट करेंगे, जैसे कि "ज्यादा है", "कम है", या "समान है" किसी निश्चित मूल्य से। तुलना के लिए आप जो मूल्य चाहते हैं उसे दर्ज करें।
5. अगला, अपनी पसंद की फॉर्मेटिंग शैली चुनें। आप फोंट का रंग, भरण का रंग, बॉर्डर शैली, आदि बदलना चाहते हैं।
6. नियम लागू करने के लिए "OK" दबाएं।

पूर्व-परिभाषित कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्पों का उपयोग करना

Excel, कोशिकाओं को तेजी से फॉर्मेट करने के लिए पूर्व-परिभाषित नियम प्रदान करता है। ये नीचे सूचीबद्ध हैं:

• सेल हाइलाइटिंग नियम: इसमें उन कोशिकाओं के फॉर्मेटिंग के विकल्प हैं जो दो मूल्यों से बड़े या छोटे हैं, दो मूल्यों के बीच, एक विशेष मान के बराबर, विशिष्ट पाठ शामिल करते हैं, या दोहराए गए मान हैं।
• टॉप/बॉटम नियम: उन कोशिकाओं को फॉर्मेट करता है जो शीर्ष 10 आइटम, शीर्ष 10 प्रतिशत, नीचे 10 आइटम, नीचे 10 प्रतिशत, औसत से ऊपर, या औसत से कम हैं।
• डेटा बार्स: कोशिकाओं के अंदर बार जोड़ता है जिससे मूल्य की तुलना की जा सके। बार की लंबाई अन्य कोशिकाओं के सापेक्ष सेल मान पर निर्भर करती है।
• रंग स्केल: सेल मानों में अंतर को दिखाने के लिए रंगों का ग्रेडिएंट उपयोग करता है, अक्सर विभिन्न रंग उच्च, मध्य, और निम्न मानों को प्रदर्शित करते हैं।
• आइकन सेट: पूर्व-निर्धारित या कस्टम मानदंड के आधार पर आइकन या प्रतीक का उपयोग करके डेटा को लेबल या वर्गीकृत करता है।

पूर्व-परिभाषित नियम का उदाहरण

मान लीजिए आपके पास छात्रों के अंक सूची है और आप कंडीशनल नियम का उपयोग करके शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं को जल्दी से देखना चाहते हैं:

1. छात्रों के अंक वाली श्रेणी का चयन करें।
2. "फॉर्मेट" > "कंडीशनल फॉर्मेटिंग..." पर जाएं, "सेल्स हाइलाइटिंग नियम" चुनें।
3. फिर "ज्यादा है" का चयन करें।
4. इनपुट बॉक्स में, "80" लिखें (मान लेते हुए अंक 100 में से हैं)।
5. एक फिल रंग चुनें, जैसे हल्का हरा, इन नंबरों को प्रतिनिधित्व करने के लिए।
6. "OK" पर क्लिक करें। अब, कोई भी अंक जो 80 से अधिक है, हल्के हरे में हाइलाइट हो जाएगा।

उन्नत कंडीशनल फॉर्मेटिंग तकनीकें

उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए, Excel की कंडीशनल फॉर्मेटिंग को सूत्रों के उपयोग के साथ एक कदम और आगे बढ़ाया जा सकता है। यह बुनियादी "सेल मान है" नियम से परे कस्टम लॉजिक सक्षम करता है।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग में सूत्रों का उपयोग करना

कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए सूत्र का उपयोग करने का एक उदाहरण यहाँ है:

1. "फॉर्मेट" पर जाएं, "कंडीशनल फॉर्मेटिंग..." चुनें, और "नया नियम" पर क्लिक करें।
2. "उन कोशिकाओं को फॉर्मेट करने के लिए सूत्र का उपयोग करें जिन्हें फॉर्मेट करना है" का चयन करें।
3. मान लीजिए आप उन पंक्तियों को हाइलाइट करना चाहते हैं जब किसी छात्र ने किसी विषय में 50 अंक से कम अंक प्राप्त किए हों। आप इस तरह का सूत्र लिख सकते हैं:
   =MIN(B2:D2)<50
4. यह सूत्र जाँचता है कि किसी भी पंक्ति के लिए B से D तक के कॉलम में न्यूनतम अंक 50 से कम हैं।
5. वांछित फॉर्मेटिंग लागू करें, उदाहरण के लिए, खराब अंकों को हाइलाइट करने के लिए हल्के लाल रंग का फॉर्मेट लागू करें।
6. "OK" पर क्लिक करें, और जो पंक्तियाँ शर्त से मेल खाती हैं, वे फॉर्मेट की जाएँगी।

सूत्रों का उपयोग करते समय, सेल संदर्भों को आसानी से समायोजित करना याद रखें, यदि आवश्यक हो तो सापेक्ष संदर्भ (आब्सोल्यूट रेफरेंस) का उपयोग करें।

जटिल कंडीशनल फॉर्मेट बनाना

आप जटिल फॉर्मेट प्राप्त करने के लिए AND(), OR() जैसे तार्किक फ़ंक्शन के साथ कई शर्तों को जोड़ सकते हैं। यहाँ बताया गया है कैसे:

1. "फॉर्मेट" पर जाएं, "कंडीशनल फॉर्मेटिंग..." पर क्लिक करें, और "नया नियम" पर क्लिक करें।
2. "उन कोशिकाओं को फॉर्मेट करने के लिए सूत्र का उपयोग करें जिन्हें फॉर्मेट करना है" का चयन करें।
3. उदाहरण के लिए, आप उन कोशिकाओं को फॉर्मेट करना चाहते हैं जहां छात्र का अंक 70 और 85 के बीच है। आप इस तरह का उपयोग कर सकते हैं:
   =AND(B2>=70, B2<=85)
4. यह सूत्र मूल्यांकन करता है कि B2 का मान 70 से 85 के बीच है।
5. अपनी फॉर्मेट सेटिंग्स चुनें, शायद इस मामले में पीले फिल का उपयोग करें।
6. "OK" पर क्लिक करें, और इस बैंड से मेल खाने वाली कोशिकाएँ हाइलाइट की जाएंगी।

कंडीशनल फॉर्मेट्स का प्रबंधन और संपादन करना

जैसा कि आप और अधिक कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम जोड़ते हैं, आपको उन्हें संपादित या हटाना पड़ सकता है। Excel आपके कंडीशनल फॉर्मेट्स को प्रबंधित करने के आसान तरीके प्रदान करता है:

सभी कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम देखें

Excel आपको किसी वर्कशीट या चयन पर लागू सभी नियम देखने की अनुमति देता है। इन चरणों का पालन करें:

1. "फॉर्मेट" पर जाएं, और "कंडीशनल फॉर्मेटिंग..." पर क्लिक करें।
2. जो संवाद दिखाई देता है उसमें "नियम प्रबंधित करें" पर क्लिक करें।
3. आप वर्तमान चयन या पूरी शीट पर लागू सभी नियमों की सूची देखेंगे, यह आपकी वरीयता पर निर्भर करता है।

संपादन और 삭제 नियम

किसी नियम को संपादित या हटाने के लिए:

1. ऊपर दिए गए निर्देशों का पालन करके "नियम प्रबंधित करें" विंडो खोलें।
2. जिस नियम को आप बदलना या हटाना चाहते हैं उसे चुनें।
3. नियम को संशोधित करने के लिए, "नियम संपादित करें..." पर क्लिक करें। अपने परिवर्तनों के करें और "OK" पर क्लिक करें।
4. किसी नियम को हटाने के लिए, "नियम हटाएं" पर क्लिक करें। अपने चुनाव की पुष्टि करें।
5. रूल्स मैनेजर में "OK" पर क्लिक करें ताकि बदलाव लागू हो सकें।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग के सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

हालांकि कंडीशनल फॉर्मेटिंग आपके वर्कशीट की पठनीयता को काफी बढ़ा सकती है, इसे संतुलित रूप से उपयोग करना महत्वपूर्ण है। यहाँ कुछ सर्वश्रेष्ठ अभ्यास हैं:

• इसे सरल रखें: एक साथ बहुत अधिक विभिन्न फॉर्मेट का उपयोग करने से बचें, क्योंकि इससे पाठक भ्रमित हो सकता है और डेटा को समझना मुश्किल हो सकता है।
• स्पष्ट रंग और शैलियों का उपयोग करें: सुनिश्चित करें कि आपके फॉर्मेट पहचानने में आसान हों। अपने वर्कशीट पृष्ठभूमि के साथ पर्याप्त कंट्रास्ट वाले रंग चुनें।
• उन्नत स्थितियों के लिए कस्टम सूत्रों का उपयोग करें: यदि आवश्यक हो, तो कई डेटा बिंदुओं को शामिल करते हुए जटिल स्थितियों को पूरा करने के लिए कस्टम सूत्र लिखें।
• संगत अनुप्रयोग: लागू किए गए फॉर्मेट का अर्थ पूरे वर्कशीट में संगत होना चाहिए।
• अपने नियमों का परीक्षण करें: कंडीशनल फॉर्मेटिंग सेट करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपके नियम सही ढंग से कोशिकाओं की पहचान और फॉर्मेट करते हैं, इसके लिए अलग-अलग परिदृश्यों की समीक्षा करें।

समस्या निवारण

यदि आपको कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ समस्याओं का सामना करना पड़ता है, तो इन समस्या निवारण चरणों पर विचार करें:

• सेल संदर्भों की जांच करें: सुनिश्चित करें कि नियमों में उपयोग किए गए सूत्र सही हैं और यदि आवश्यक हो तो सापेक्ष संदर्भ का उपयोग करें।
• नियम संघर्ष: कभी-कभी नियम ओवरलैप हो सकते हैं। नियमों की प्राथमिकता "नियम प्रबंधित करें" विंडो में प्रबंधित की जा सकती है, और आप निर्धारित कर सकते हैं कि पहले कौन सा नियम लागू होना चाहिए।
• फॉर्मेटिंग ओवरलैप: सुनिश्चित करें कि कई नियमों से फॉर्मेटिंग दृश्य संघर्ष का कारण नहीं बने।
• सॉफ़्टवेयर अपडेट: सुनिश्चित करें कि आपका Excel संस्करण अद्यतित है क्योंकि बग कार्यक्षमता को प्रभावित कर सकते हैं।

निष्कर्ष

कंडीशनल फॉर्मेटिंग Excel for Mac में एक गतिशील और प्रभावशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को डेटा का दृष्टिगत रूप से विश्लेषण करने और रुझान या अपवादों की तेजी से पहचान करने की अनुमति देता है। न केवल इसके बुनियादी बल्कि उन्नत विशेषताओं में महारत हासिल करके, Excel उपयोगकर्ता प्रभावी ढंग से अपने डेटा को हाइलाइट और प्रस्तुत कर सकते हैं जैसा वे चाहते हैं। याद रखें कि सरल से शुरुआत करें, धीरे-धीरे उन्नत सूत्र-आधारित नियमों का पता लगाएं, और प्रभावी ढंग से ओवरलैपिंग स्थितियों को निष्पादित करने के लिए नियम पदानुक्रम को हमेशा संरेखित करें। ये कदम Excel में आपके काम करने और डेटा प्रस्तुत करने के तरीके को सुधारेंगे।

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